摘要:生产资料的采购是企业生产经营活动的第一个环节,是企业实现生产经营的基础。在众多的生产资料供货商中,企业应当本着加强对采购成本的控制,通过科学的采购及对供货商的选择、管理来合理使用采购资金,避免资金积压并使资金加速周转等理念来进行企业必需的生产资料采购。本文就企业生产资料采购中对供货商的选择与管理中一些方法、原则进行分析,试图为企业在采购中节约成本等提供可以参考的信息。
关键词:企业 采购 供货商 管理
■一、生产资料采购成本的控制
企业正常生产和经营的首要环节是对原材料的采购,这是企业实现生产经营活动的基础。在众多的生产资料供货商中,由于材料成本占生产成本的比例往往高达50%以上,因此,控制好采购成本并使之不断下降是一个企业不断降低产品成本,从而增加利润的重要手段之一。
1.建立和完善采购制度,做好采购预算工作
建立严格完善的采购制度,不仅能够做到清楚的采购预算,而且可以防止采购人员的不良行为。采购制度应当规定采购的申请、授权人的批准权限、采购的流程、相关部分的责任和关系等等。
2.建立供应商准入制度和评价体系
对企业的正式供应商要留底或者建立档案,每一个供应商的档案应当经过严格的审核才可准入,企业的采购应在已经归档的供货商中进行,档案由专人管理,负责向采购人员提供可参考信息。某些供货商须经过材料、质检、财务等部门联合核准后才可归档。对于重点供货商材料的价格,应当建立评价体系,由企业有关部门组成价格评价小组,收集和整理供货商的信息并且进行分析、评价,最终确定优秀的供货商。
3.建立原材料的标准采购价格,对采购人员定期培训
要定期对采购人员进行培训,促进采购人员积极寻找优秀的供货商,进行实地查看,货比三家,以期确定标准的采购价格和不断降低采购价格。标准的采购价格给采购人员提供参考,可以对完成降低采购成本的采购员进行奖励,以鼓励采购人员为提高利润而努力。
综上几点,在对完善采购管理、控制采购成本和提高采购效率上,能够起到一定积极的作用。
■二、对供货商进行选择
供货商是企业采购管理中的一个重要组成部分,采购时应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的供货商提供机会,这样既可以体现市场经济运行的规则,也能对采购成本有所控制,提高采购的质量。而且,一种生产资料的供货商往往有很多, 如何选择一个比较理想的、令人满意的供货商, 是非常重要的问题。因此,在供货商的选择方面要考虑一下几个方面:
1.供货商选择的数量
供货商数量的选择问题,即供货商之间份额的分担。从采购方来说,单一货源增加了企业资源供应的风险,不利于对供货商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供货商来说,批量供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。因此,企业在选择供货商的时候既要避免单一货源,寻求多家供应,又要保证所选供货商承担的供应份额充足,以获取供货商的优惠,降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量,又能有力的控制采购支出。一般来说,供应商的数量以不超过四家为宜。
2.选择供货商的步骤及方式
选择供货商应从信息的收集入手,信息包括技术信息和商务信息。技术信息包括产品的相关参数、机械参数、产品结构、保存使用的注意事项等。商务信息包括产品的价格、供货能力、交货周期、最小定货批量、价格折扣以及供货商的资信情况等。
在选择的方式上则主要包括公开招标、有限竞争招标、询价采购和直接签订合同四种不同的采购方式。这四种不同的采购方式按其特点来说又可分为招标采购和非招标采购。在企业采购中采用公开招标的方式可以利用多家供货商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以低价取得符合要求的物资,从而使企业得利。采用多由招标方式进行选择,也有助于提高生产资料采购的效率和质量,也有利于控制采购成本。
3.对原材料质量有效控制,选择优秀的供货商
按照严格的程序和方法挑选出合格的供货商后,还要对供货商提供的原材料加强质量控制。尽管原材料是供货商是按照严格的程序和方法挑选的,但也不能保证其绝对没有问题,任何产品都有改进和提高的余地。在使用的过程中,肯定会出现各种各样的质量问题,这就需要加强对原材料质量的控制。认真的检验原材料,可把发现的质量问题及时地反馈给供货商,促进质量的改进。
企业应从以下几点考虑如何选择及确定优秀的供货商:
①供货商供应物料是否顺畅,以使生产或施工不会因为待料而停工。
②进料品质是否稳定,以保障产品品质的稳定。
③交货数量是否符合要求,以使与公司所需材料数量准确。
④交期是否准确及各项工作是否协调进行,以保障公司准确的出货日期,良好的配合也可使企业与供货商的工作顺利进行。
供货商优秀与否,直接影响企业的产品质量,因此,选择优秀的供货商是至关重要。一个好的供货商,应该包括优秀的企业领导人:优秀的领导人可以为企业出谋划策,企业能健康稳定地发展;高素质的管理干部:高素质、能力高的管理干部,能够保证工作效率;稳定的员工群体:企业员工具有稳定性,才能保证产品品质的稳定。流动性较大的员工群体,其产品品质会受到一定的影响;良好的机器设备与良好的技术:良好的机器设备,其产品品质更能加以保证。企业不仅要有素质高的管理干部和良好管理,还应有经验丰富有创新精神的技术人员,只有技术不断改善创新,才能使产品品质更加有保障,材料成本不断下降;良好的管理制度:激励机制的建立,管理渠道的畅通,以及各种管理制度的健全,可以充分发挥员工的积极性,从而保证供货商的整体是优秀的,其产品质量是可信的,其服务是一流的。
■三、对供货商进行管理
供货商管理是管理供应链中的上游环节,做好供货商管理对确保供应链健康运行和产品品质具有很重要的作用。
1.建立与供货商的战略合作伙伴关系
对于企业来说,一旦确定了可以长期合作的供货商,应该与供货商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“共享利益、共担风险”的原则,建立一种双赢的合作关系,使企业在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供货商拥有长期稳定的大客户,以保证其产品规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给企业带来长期而有效的成本控制利益。
2.监督供货商的供应链及对供货商实行分级管理
企业为了降低交付风险,应对重要的供货商的供应链实施监督和检查,了解供货商上游原材料的来源及构成、下游供货商,生产资料采购周期和库存等情况,应当不定期的到供货商的下级供货商处进行监督检查。要根据采购物资的重要程度、品种和数量、市场状况等方面对供货商实行分级管理,加强对重点供货商的管理。根据企业不同的发展阶段及市场变化,有计划的选择供货商。
这种分级管理体系,能有效地对供货商进行综合评价,促进供货商合作的积极性和主动性。供货商评定不仅仅是生产资料采购部门的事情,还要和生产部门、品质部门、财务部门等一起对供货商进行综合评价,对于不同的供应商利用统一的指标和评分标准进行评定。
3.做好对供货商档案的管理,开展绩效管理
对所有供货商的档案进行管理,提炼有利于企业发展的信息,实现信息共享,避免不必要的重复劳动,以节约管理成本,提高工作效率。开展对供货商的绩效管理,在与供货商的合作过程中应该对供货商的行为进行绩效管理,以评价供货商在合作过程中供货行为的优劣。从而精选优秀的供货商,为企业采购谋利益。
■四、结论
随着我国市场经济的不断发展,越来越多的企业更加注重在采购生产资料的同时对供货商进行选择和管理,一种新的采购模式应运而生,即采购方与供货商的合作关系。在这种新的采购模式中要充分发展与供货商之间的合作关系,创导合作双赢思想,特别是对那些对企业效益有重要帮助作用的供货商更要注重建立长期的合作伙伴关系。
双赢是企业与供货商建立良好关系的前提,供货商的选择是供货商管理的基础,合理有效的供货商管理体系是供应商管理的保障。
在共创双赢的过程中,选择与管理至关重要,只有有了对供货商合理的选择、评价和管理,建立有效的或作伙伴关系,才能够使企业的采购工作有序进行,从而为其在市场竞争中免除后顾之忧。
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(责任编辑:梁天梅)