近年来，随着电子文件管理实践的不断深入，我国电子文件管理制度建设不断得到发展和完善，逐步形成了一些适合我国国情的关于电子文件管理的制度性策略，为逐步构建有中国特色的电子文件管理体系奠定了良好的基础。
我国现阶段电子文件管理的基本策略主要有部际联席会议、文件中心、馆际互备、异质备份、馆室联动、统一平台等制度性要求，是我国各部门特别是各级国家档案馆管理电子文件的基本遵循。除了个别制度发端较早以外，我国现阶段电子文件管理制度基本上都是在“十一五”时期逐步建立起来的，这也从一个侧面反映了我国电子文件管理理论与实践在这一时期得到了长足发展，电子文件管理科学化、规范化、制度化建设取得了实质性进展。
部际联席会议制度
2009年12月，中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》颁布施行，标志着我国国家电子文件管理部际联席会议制度的正式确立。该《办法》第二章第四条规定：“建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。”国家电子文件管理部际联席会议的职责主要有五项，一是负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作，二是研究制定电子文件管理方针政策；三是审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；四是组织起草相关标准；五是研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。同时，根据《办法》的要求，县级以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理的部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。
国家电子文件管理部际联席会议制度的确立，标志着我国电子文件管理国家战略顶层设计的初步完成，为我国电子文件管理工作的统筹规划、组织协调、政策制定等提供了强有力的组织保障，为规范电子文件管理从而促进国家历史记忆传承、促进信息资源开发利用、推动国家信息化建设健康发展，奠定了坚实基础。部际联席会议制度的建立，是我国电子文件管理工作中一个具有划时代意义的事件，是我国电子文件管理工作的一项基本制度。
电子文件中心制度
2007年4月，“全国电子文件中心建设经验交流会”提出要求，在各级国家档案馆建立电子文件中心或者备份中心。2010年10月国家档案局在沈阳召开的“档案馆电子文件备份中心建设现场会”，将“电子文件中心”调整为“电子文件备份中心，进而将这一做法作为电子文件管理的一项基本制度确立下来。
在各级国家档案馆建立电子文件中心，可以消除现行档案移交年限规定的制度障碍，有利于各级国家档案馆提前介入从而发挥档案馆的综合优势和促进规范化管理，有利于各级国家档案馆更好地履行资源整台职能，有利于各级国家档案馆《政府信息公开条例》赋予的作为“政府公开信息公开场所”的任务的贯彻落实，是“大档案观”的一项具体体现。如果作为“电子文件备份中心”进行建设，则属于后面将要讨论的备份制度的一种实现形式。
安徽省电子文件中心建设较早。该中心2005年6月启动并列人“数字安徽”建设重点调度项目，同年10月举行启动仪式，12月省长办公会确定拨付建设经费300万元，同时决定纳入安徽省“十一五”信息化专项规划。
电子文件中心建设的另一典型样本，当属浙江省推行的电子文件登记备份制度。浙江省委省政府办公厅2009年12月28日发布《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》要求：在全省立即启动开展电子文件和数字档案登记备份工作，切实保障电子文件和数字档案信息安全，提高档案资源的开发利用水平，使档案工作更好地服务全省经济社会发展。该项电子文件管理工作的创举，于2011年被国家档案行政管理部门评为“全国档案管理与服务创新最佳案例”之一。
诚然，电子文件中心制度，强化了各级国家档案馆提前介入和整台档案资源的职能，但我们亦应同步推进对机关电子文件管理职能的重视和强化。电子文件的规范化、科学化管理，关键在各级机关档案部门。“只有好的输入，才能有好的输出。”因此，在继续落实好电子文件中心制度的同时，应当进一步加大力度，加快步伐，加强投入，建立和完善加强机关电子文件管理工作的相关制度性保障措施。
异地备份制度
2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”
电子文件异地备份制度的提出，是适应新形势发展而强调的新要求。1999年颁布的国家标准《电子文件归档与档案管理》曾要求对归档CAD电子文件“必要时，复制第三套，异地保存”。2003年国家档案局的6号令也提出对归档电子公文“一套异地保管”的要求。近年来，四川汶川地震、青海玉树地震，海南特大洪水、甘肃舟曲泥石流、云南盈江地震等特大自然灾害的密集爆发和对档案造成重大损毁的现实，是促使异地备份成为电子文件管理一项基本制度的催化剂。国内外电子文件丢失的惨痛教训，如阿波罗登月数据丢失案、莎士比亚手稿光盘数据丢失案等，也更加彰显了异地备份制度的厚重意义。与此同时，印证了箴言“不要把所有的鸡蛋放在一个篮子里”([西]塞万提斯：《堂吉诃德》)浅显但深厚的哲理。
在异地备份制度实现路径的选择上，
“馆际互备”机制当属一项创新之举。我国档案部门早些年曾有过一段建设“后库”的经历。但是，现今如果要求各地普遍建立各自的备份基地，其建设成本和管理运行成本都将居高不下，所需要的各项投资估计将会是天文数字。因此，充分发挥我国社会主义制度的优越性，从降低异地备份成本和提高异地备份制度建，设效率的角度出发，国家档案行政管理部门提出实行各档案馆之间利用冗余空间互建备份基地的新思路，要求各省级档案馆先行先试，结对开展馆际互备，并提出了适当远距离和考虑地震带、江河流域、电网布局等因素的异地备份基地选址参考原则。之后，各省级档案馆纷纷结成对子，互为电子文件异地备份基地建设工作顺利推进。
值得特别指出的是，在整个电子文件馆际互备制度建设过程中，思路清晰，要求明确具体，各省级档案馆贯彻实施工作扎实，推行迅速，成效显著。目前，馆际互备工作也已经开始在一些地区基层档案部门和相关专业档案部门逐步推开，为在电子文件长久保存过程中应对各种突发事件、确保电子文件安全，提供坚强保障。接下来要做的工作，要进一步加强研究，对档案馆异地互备工作的业务流程、技术要求等加以规范，使之在制度的约束之下逐步走上科学化、规范化的 轨道。
异质备份制度
电子文件异质备份制度大概是从“归档双轨制”发展而来的。1998年年底召开的第三次“中央和国家机关档案工作会议”提出：“在国家正式颁布有关电子文件管理的规定以前，各单位对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。”2001年4月，“中央和国家机关档案工作座谈会”正式提出“电子文件与纸质文件并存的原则”，明确要求“凡是实现了办公自动化的中央、国家机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。”电子文件归档双轨制，成为我国电子文件管理工作开展初期的一项基本制度，对于保证电子文件安全发挥了积极作用。
在此制度规定下，我国大多单位长期以“归档双轨制”应对电子文件的挑战。然而，随着时间的推移和管理实践的深入，人们逐步发现“归档双轨制”在施行过程中存在一些障碍和困难，比如：有些类型的电子文件(如音频、视频、数据库、多媒体或超媒体文件等)是无法打印成纸质文件的，而且这些类型的电子文件数量越来越多；电子邮件、电子订单等类型的电子文件即使被打印成纸质文件，也会因为原来生成于计算机系统中背景信息的丢失而丧失证据效力。与此同时，随着科技进步和电子文件立法工作的不断推进，电子文件的法律地位和证据价值越来越广泛地得到确认。继《合同法》、《电子签名法》等对电子文件法律地位的有限认定之后，2011年12月26日全国人大常委会审议《刑事诉讼法修正案草案》在原有规定物证、书证、证人证言等七种证据以外，在证据种类中增加规定电子数据等。并且规定“行政机关在行政执法过程中收集的物证、书证、视听资料、电子数据等证据材料，在刑事诉讼中可以作为证据使用。”这一修正案获得通过，进一步增强了电子文件的法律效力。将来，我们还会看到越来越多的电子文件作为呈堂证据被采信的案例。这为我们适时调整既有的电子文件归档管理策略创造了良好的法律环境，奠定了坚实的基础。
2008年12月，令计划主任《在全国档案工作座谈会上的讲话》中要求：“要加强对电子文件的归档收集，确保应归尽归，同时注意规范电子文件格式与归档标准，对重要电子档案还要及时进行异质备份，确保电子档案长期保存、安全可靠、便于共享。”同期召开的全国档案局长馆长会议也就此提出了要求。2009年，杨冬权局长在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上发言，对此进行了深入阐述。2010年5月全国档案安全体系建设工作会议及后续的一些会议上，都一再重申和强调了上述要求。电子文件归档双轨制，发展成为重要档案异质备份制，成为我国电子文件管理中又一项至关重要的基本制度。
在具体做法上，全国档案安全体系建设工作会议要求：“凡未向电子文件中心移交电子文件的单位，要将本单位所有电子文件在异地备份一套，其中划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件安全。已建立电子文件中心的，由好文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。”
这―制度在国外也有类似的做法，比如英国和美国2000年和200i年的人口普查数据都储存在缩微胶片上，新加坡政府已经下令，所有政府之间的重要的电子邮件都要储存到缩微胶片上，这相当于所有电子邮件的5％；在美国超过20州要求所有的重要信息都要眼睛可读复制，这必须是纸张或者缩微胶卷。
在异质备份策略的选择上，缩微胶片等模拟介质适合作为长期、有效保存的介质。在电子文件生命周期中，数字信息的调用频率随时间递减，而数字信息的维护成本却随时间递增。因此，对于具有长期保存价值但使用频率不甚高的电子档案，采用缩微技术方式进行异质备份，既可以达到电子文件资源长久保存的目的，又有利于降低档案信息资源的维护成本。
馆室联动制度
国家档案行政管理部门在地方层面推进电子文件中心建设的同时，在中央和国家机关层面，推行纸质档案及其相应的电子数据同步进馆的做法，或可称之为“同步进馆制度”或“馆室联动制度”。
该项制度的建立源于十年档案移交工作。在中央领导同志高度重视下，国家档案局中央档案馆于2001年启动了2001―2010年十年档案移交和接收活动，涉及单位100多个。十年间共有85个单位、143个全宗、62万多卷档案移交到了中央档案馆，其中，中央统战部、文化部、教育部、工商总局、旅游局、文物局、人力资源社会保障部、海关总署、气象局、中科院等36家单位移交了档案实体和数字化数据，占已移交单位总数的42％。通过档案数字化，各单位既可保留一套档案数字化数据供本单位日常利用，同时又可将档案原件移交进档案馆，减少了本单位库容和安全等方面的压力，形成了档案移交方和接收方双赢的局面，促进档案移交工作达到新水准。
2008年11月，在京召开的“中央和国家机关档案整理和数字化现场会”提出要求，各中央和国家机关在向中央档案馆移交档案时，要同步移交电子版档案数据。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。会议要求今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行，以保证档案数据与档案实体的一致性，保证移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，以便对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。
2011年3月，“中央和国家机关档案工作会议”进一步要求：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位档案的利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。档案数字化后，本单位留一套数据，并移交一套数据给中央档案馆作为备份而异地存放。会议强调：“各单位移交档案前首先要进行数字化，在移交档案时一并移交一套数字化数据，是今后档案移交工作的一项硬性指标。”同时要求：“档案数字化数据要符合《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》”。
通过馆室联动，方便了档案移交后本单位档案的利用，也极大地提高了中央档案馆接收进馆档案的质量和优化馆藏结构，有效地降低了重复劳动和档案信息化建设成本。
在推行这一制度的时候，应当注意的是：该项制度设计实际上是对档案管理机制的一项带有根本性质的调整。传 统管理机制下，档案实体的移交和接收是档案管理责任的分水岭；在现行制度设计下，尽管档案实体管理权限随着移交而转移，但事权并未完全转移，各机关仍然保存有完整的电子形态的档案信息，档案安全责任因而并没有随着档案实体的移交而完全让渡，馆、室双方今后都将是档案信息的长期保管者和守护者，在档案信息安全保障方面双方都负有同等重要的责任和义务。
统―支撑平台制度
为了减少重复开发，提高规范化程度，国家档案局近年启动了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目，组织力量研制开发统一的电子文件管理支撑平台，以形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、公开标准的、不断修改完善并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统，初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理，推动我国电子文件归档工作的标准化、国产化进程。
据了解，该项目目前已完成二期工程，重点推出了多媒体电子文件管理相关标准规范、关系型数据库长期保存整体解决方案、流式文档和版式文档的一体化解决方案等。
随着该项目的最终完成和试点示范工作的推进，有望为各地档案部门提供一个规范化的、可模块化选择使用的、完全开放的电子文件管理系统，促进我国各级档案部门电子文件管理水平的大幅度提升。
总之，我国电子文件管理制度建设在“十一五”期间得到较快发展，逐步形成了以联席会议、文件中心，馆际互备、异质备份，馆室联动等为主要内容的基本制度框架和管理策略，为逐步构建有中国特色的电子文件管理体系奠定了良好的基础。当然，实践无止境，创新无止境，电子文件管理制度建设也是如此。比如，我国现行电子文件管理基本制度的构建大多还主要着眼于面向各级国家档案馆进行设计，而对于电子文件创建、流转和归档的各机构而言，制度性建设仍需进一步加强等，以促进各级档案部门对电子文件的管理实现由“尾随”到“伴随”的转型。要认真研究借鉴世界各国电子文件管理特别是发达国家的做法和经验，结合我国各地区、各部门电子文件管理的具体实际和特点，坚持规范化、科学化的创新发展方向，加强电子文件管理体制机制创新，不断推进我国电子文件管理制度建设持续健康发展，努力构建有中国特色的电子文件管理体系。