摘要：伴随着高校教学管理体制的不断变革,各所高等院校对教务管理工作提出了更高的要求,传统的手工操作和落后的管理水平已经不能满足新时代高校发展的需求。传统的教学管理手段必将被高度信息化的教务管理软件所取代。在教务管理系统的使用过程中,它的高效性、准确性、规范性等优势已经逐步体现出来。
关键词：教务管理系统；高校；应用
随着网络信息技术的飞速发展及高校学分制的推广,原有的高校教学管理模式面临着新的挑战,高等教育改革也对教务管理工作提出了更高更新的要求。为适应新形势的需要,高校教学管理必须走“规范化、信息化、网络化”之路,运用信息技术,改变传统的教学管理模式,建立教学管理信息系统。所谓教学管理信息系统,就是以计算机技术为基础,对教学管理信息进行收集、传递、储存、加工、维护和使用,实现教学管理事务处理自动化,使教育教学领导决策日趋科学化的人机系统。
一、教学管理信息化建设的必要性和紧迫性
随着高等教育大众化的普及,国家高等教育逐渐由“精英教育”向“大众教育”转变,大多数高校的在校生人数都达到万人以上,甚至达到了数万规模,学校所设学科专业类别达到几十个,因此,教学管理工作的事务繁多,任务越来越重。在新的形势下,高校教学管理如果还采用过去规模较小时那种机械式的手工作业方式,将很难满足学校扩招后教学管理工作的需要。另外,学校规模的扩大,使得原本有限的高校教育资源更加稀缺,学校只有建立更加有效的教学管理运营机制,统一合理地调配现有教学资源,科学安排教室、机房、语音室、实验室等,提高资源的利用率,才能满足学校扩招后的基本需要。在新形势下如何将管理者从繁重的日常事务中解放出来,使其有更多的时间思考、研究教学管理规律,进一步提高工作效率,提升管理水平,推进教学管理信息系统建设的进程,就显得尤为重要了。
教学管理信息系统建设的目的在于突出研究、服务的工作主题,提升管理能力,加强各项工作,进行管理质量的全程监控,提高工作水平,提高工作效率。随着学分制的全面实行,加快基于网络的教学管理系统信息化的建设更是势在必行。教务管理系统中信息的特点是其本身的复杂性和特殊性。由于教务管理的内容较广,几乎涉及教与学的所有方面,其信息的来源是多方面的,有教师信息、学生信息、课程信息、教学质量信息、教学资源信息等,信息量庞大,信息在运行的过程中,数据变更渗透到各个环节且贯穿始终,延续性要求高。因此,研制一套适用的管理功能较为齐全并具有扩展能力的、运行安全可靠的教务管理系统势在必行。高校教学管理信息系统的建立和正常运作是学校管理水平的重要标志,是教学管理现代化的具体体现。随着教育地位的提高,教育责任的加大,教育内涵和规模的扩大,建设和实施高校教学管理信息系统,辅助日常事务处理,辅助教学的管理和调控,保证重大教育决策的准确性已成为一种趋势。
二、教务管理系统的组成
教务管理系统主要的功能模块包括学籍管理、教学资源管理、教学计划管理、选课管理、排课管理、成绩管理、评教管理等。
（1）学籍管理：新生入学后,教务人员通过信息采集将学生信息录入到教务管理系统中,建立学生个人档案,并对学生进行编排学号、班级,建立学籍。之后学生就可以凭借学号登录web端查看自己的学籍信息，以及相关的学习信息，包括后续进行的注册、选课、成绩查询、评教等操作。每学期初教务管理人员通过学生注册情况便可以了解学生的到校情况。二级学院的教学管理人员也可以及时了解本系部新生的报道情况及基本信息。并且及时了解老生未报到情况，查明学生去向。毕业审核是学籍管理模块中的另一重要功能，毕业审核是一项工作量很大的工作，以往的手工审核方式耗费大量的人力、物力。利用系统中的毕业审核功能教务管理员可以根据事先设定的审核条件来自动审查毕业生是否具备毕业资格，生成相应的名单，将教务管理人员从繁复的劳动中解放出来。
（2）教学资源管理：教学资源是高校运行的基本保障，包括校区信息、教室信息、实验室信息、教师教辅人员信息、教学场地、信息等等信息。教学资源信息是系统中的基础信息，是后续的教学安排、排课等功能实现的基础，所以必须保证教学资源库的全面性和准确性。
（3）教学计划管理：教学计划管理是教学和教学管理工作的具体化,它包括:专业计划管理、教学任务管理。该功能模块是其他功能模块运行的必要前提。工作人员先对基础数据(学院代码、专业代码、课程代码等)进行维护,再根据学校人才培养方案创建学期教学任务。
（4）选课管理：选课过程分为预选、正选。每学期有上千名学生通过互联网在任意场所登陆教务管理系统对公共选修课和专业选修课进行网上选课,通过一定的条件限制进行筛选,确定学生的选课信息。选课管理的主要设置包括：课程信息设置、选课名单设置、选课时间和进程设置等。教务管理人员在对选课系统进行相应的设置后通知各院系组织学生网上选课。目前大部分的院校都只实行了部分学分制，只允许学生自选选修课，而对必修课进行提前预置。经过选课操作后生成的学生―课程对应关系将作为成绩管理的基础数据被后续调用。
（5）排课管理：根据安排的教学任务生成相应的排课数据,系统可根据上课时间、地点等条件进行自动排课,并可以手动修改和调整,排课完成后教师和学生可以登陆到教务管理系统查询到相关的课表信息。课表编排模块能够根据各学期的教学任务调用学籍信息、教学资源、校历等信息生成科学合理的课表。课表生成以后各教研室人员可以通过教务管理系统的web端核对课程安排。如需要修正校级教务管理人员可以对生成的课表做出适当的调整。
（6）成绩管理：成绩管理是用于管理学生在校的所有成绩。在每学期考试结束后,各任课教师可以登陆教务系统录入学生成绩。成绩管理中保存着我校学生在校所修课程的所有成绩。教师和学生通过登陆教务管理系统,可以很方便地查询到相关成绩并输出报表。
（7）评教管理：教学考评是对教师教辅人员的工作质量进行统计评价工作。以往的手工评教不仅组织麻烦工作计算量大还容易出现数据缺失、数据失真等情况。利用教务管理系统的网上评教管理功能可以做学生评、教师自评、互评、专家评教等多层面，多种评教方法的设置，既保证了评教方式的多样性数据的全面性也更好的保证了评教数据的真实性。
三、关于进一步提高学校教务管理信息化的几点思考
通过不断的努力，学校教务管理信息化水平正逐步提高，在实现教务管理规范化、科学化方面发挥了重要的作用。但是与真正意义上的信息化管理还有一定的距离，为了进一步提高教务管理信息化水平，笔者结合实际工作中的体会，作了以下几点思考：
（1）教务管理涉及到全校教学工作的各个方面，应充分认识其重要性，教务管理系统需要各部门的合作与支持。各系部的积极支持、积极使用，才能发挥出系统管理的最大优势，否则信息化管理、资源共享就失去意义，教务系统在全校各部门和师生中的推广有待加强。
（2）进一步提高教学管理人员的计算机水平，在适当的时候组织教学管理人员，包括各系部教学干事的培训学习。
（3）目前系统主要使用到学籍管理、排课管理等功能模块，教师管理、考务管理、教材管理等模块尚未完全使用，需要进一步推广以提高整个教务管理工作的效率和水平。
（4）系统运行需要硬件设施的完善，网络的畅通。例如，本学期的选课由于学生没有相对集中的上网环境，无法指导学生操作，只能取消网上选课，改为先报名后录入的方式，工作量相当大而且数据不准确；教师由于没有条件上网，严重影响了成绩录入。
（5）系统数据的准确性、规范性有待加强，例如，课程名称的不规范，同一课程使用不同编号，造成数据的混乱。
（6）系统的安全必须得到重视，教务管理数据库是教务信息的枢纽，一旦遭到破坏会影响全校教务管理工作的正常运转，所以要重点防范来自网络上的对软件和数据库的破坏，防范网络“黑客”和“病毒”的攻击，同时管理员应做好日常维护和数据备份，及时解决发现的问题和存在的隐患。
（7）注意与传统管理方式的整和。教务管理信息化大大提高了我们的工作效率和质量，但并不能完全取代传统的人工管理方式。传统管理方式下，教务管理者与师生接触中的语气、手势、微笑等非语言符号有时往往能使复杂的事情变得简单易行，同时又能加深师生之间的情感交流，这些都是现代网络媒体所无法替代的。因此教务管理信息化和传统教务管理手段应该相互配合、互相补充，才能收到更好的整和效果。
教务管理系统对提高高校教务管理水平所起到的作用是显而易见的。信息化的工作方式使得教务管理工作更加系统规范也更加高效。随着高校办学的发展规模的扩大，我们逐渐意识到，教学管理信息化是提高教学管理水平的必经之路，实现教学管理信息化将提高教学管理工作的系统性，有助于提高工作效率，提高各职能部门之间的协调性，提高工作的规范性和工作职责的明确性。有助于增强各部门间的合作，减少矛盾。教务管理系统的建设在教学管理信息化建设的过程中具有核心地位，教学管理系统的良好应用将为学校管理信息化建设奠定基础。
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（作者简介：韩成春（1981-），男，广东廉江人，广东医学院教务处，从事教务管理。）