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外贸函电英语电子邮件的写作技巧

时间:2017-04-06 来源:东星资源网 本文已影响 手机版

篇一:Email英语电子邮件写作资料整理

英语电子邮件写作资料整理

a1 内容

从问候开始:

用问候语开始邮件内容非常重要,例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否,你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名,例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话,你就可以说,"Hi Kelly,"如果你和公司联系,而不是个人,你就可以写"To Whom It May Concern:"

感谢收件人如果你在回复客户的询问,你应该以感谢开头。例如,如果有客户想了解你的公司,你就可以说, "Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了,那就一定要说, "Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服,而且显得更礼貌。

表明你的意图:

然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如,"I am writing to enquire about?"或是"I am writing in reference to ?"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法,拼写和标点符号,保持句子简短明了并句意前后一致。 结束语:

在你结束邮件之前,再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以 "Thank you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."开始接着写, "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know."及"I look forward to hearing from you."

结束:

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后,在你发送邮件之前,最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误,这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件!

a2结构

地址栏的写法:

地址栏(To)电子邮件的地址,包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送

收信人地址,这四部分无需填写繁杂的邮政地址,只需填入相应的电子邮件地址即可,而且并非每一项都要填,若收信人只有一个,就不需填写其他收信人的电子邮件地址,处理比一般信件要简单得多。 主题摘要的写法:

主题摘要栏(Subject)邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容的浓缩,是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用,便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此,为了确保收信人能及时阅读邮件,邮件的标题不仅要引人注目,而且应该言简意赅。另外,标题应该用名词短语或动名词短语,如:“Your Meeting in California”,“Your Order”,“Mrs. Jones”, “weekly Sales Meeting”,“广告”等标题都信息明确、一目了然。

称呼(salutation )

商务英文电子邮件通常用较正式的称呼,如:Dear+对方的姓氏,有时可以省去 Dear,直呼对方的名或姓,或者用随意的称呼,如:“Hi,Johnson”,“Hi,Davis”等。若不能确定收件人是哪一位,可用这样的表达,如:“Dear Sirs”,“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。 正文部分的写法:

正文部分(body)涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始,这种格式便于打字和节省时间,提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分,大多把话题分成几个小主题,每个小主题一段,每段一般只有一两句话,正文由两三个或三四个简短的段落构成。

敬意结尾(complimentary closing)

结尾常用敬语,表示客套和礼节,措辞应恰当。通常用“Best Regards”,“Best Wishes”,或使用 “Good day to you!”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾,使得电子邮件更趋向随意体(casual style)。

签名(signature)

通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的,所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。

附件(Enclosure)

电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件,可用 word、excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等,并在邮件中说明具体文件的名称及份数等,以便对方确认。

附言(Postscript)

打好邮件后,若发现需要补充某些内容,可在签名下方注明 P.S.再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多,常常是一两句话。若补充的内容很多,则需另写一封邮件,以免喧宾夺主。

B常用词汇

b1. Know your email terms

英语电子邮件发送程序有很多的缩写,如果你不知道意思的话,你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室!

"Reply to all"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。

在邮件的地址栏内,"cc" (carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人,而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b的意思是"blind"(掩藏的)。

如果有人要你"forward"一封邮件,他们意思是要你通过转发的功能发送邮件,有时侯简写成 "fw." 比较常见的缩写如下:

AOB Any other business 其他事

ASAP As soon as possible 尽快

BCC blind carbon copy 密送

BTW By the way 顺便提一下

CCCarbon copy 抄送

Conf.Confidential 机密

IOW In other words 换句话说

Pls. Please 请

PSPostscript 附言

WRT With regard to 关于

b2. 其它缩写:跟老外邮件交流中常会见到的英语缩写词汇

2 = to/too

2B or not2B = To be or not to be

4 = for

4ever = forever

ASL = Age/Sex/Location

AFAIC = As Far As I’m Concerned

AFAIK = As Far As I Know

AFK = Away From Keyboard

AIAMU = And I’m A Monkey’s Uncle

AISI = As I See It

AKA = Also Known As

AMBW =All My Best Wishes

ANFAWFOWS = And Now For A Word From Our Web Sponsor

AOTS = All Of The Sudden

ASAFP = As Soon As "Frigg in" Possible

ASAP = As Soon As Possible

ATST = At The Same Time

AWGTHTGTTA = Are We Going To Have To Go Through This Again

AYSOS = Are You Stupid Or Something

B4 = Before

B4N = Bye For Now

BBFBBM = Body By Fisher, Brains by Mattel

BBIAB = Be Back In A Bit

BBIAF = Be Back In A Few

BBL = Be Back Later

BBN = Bye Bye Now

BFN = Bye For Now

BHOF = Bald Headed Old Fart

BIF = Basis In Fact

BITD = Back In The Day

Biz = Business

BM = Byte Me

BMOTA = Byte Me On The Ass

BNF = Big Name Fan

BOHICA = Bend Over Here It Comes Again

BR = Bathroom

BRB = Be Right Back

BRT = Be Right There

BS =Big Smile

BT = Byte This

BTDT = Been There Done That

BTW = By The Way

BTWBO = Be There With Bells On

BWDIK = But What Do I Know?

BWO = Black, White or Other

Cam = Web Camera

CIAO = Goodbye (in Italian)

CID = Consider It Done

CIO = Check It Out

CMF = Count My Fingers

CSL = Can’t Stop Laughing

CU = See You

CUL/CYL/CUL8R = See You Later

CWYL = Chat With You Later

CYA = Cover Your Ass

DBEYR = Don’t Believe Everything You Read

DD = Due Diligence

DDD = Direct Distance Dial

DETI = Don’t Even Think It

DGT = Don’t Go There

DHYB = Don’t Hold Your Breath

DIIK = Damned If I Known

DL = Download

DLTM = Don’t Lie To Me

DQYDJ = Don’t Quit You’re Day Job

DRIB = Don’t Read If Busy

DS = Dunce Smiley

DYSTSOTT =Did You See The Size Of That Thing

EG = Evil Grin

EOM = End Of Message

ESO = Equipment Smarter than Operator

F2F/FTF = Face To Face

FAQ = Frequently Asked Question

FBKS = Failure Between Keyboard and Seat

FE = For Example/Fatal Error

FF&PN = Fresh Fields And Pastures New

FOAF = Friend Of A Friend

FTASB = Faster Than A Speeding Bullet

FT = Faint

FTL = Faster Than Light

FTTB = For The Time Being

FUBAR = Fed Up Beyond All Recognition

FUBB = Fed Up Beyond Belief

FUD = (Spreading)Fear, Uncertainty, and Dis information FWIW = For What It’s Worth

FYA = For Your Amusement

FYI = For Your Information

FYM = For Your Misinformation

G2G = Got To Go

G8T/GR8 = Great

GAL = Get A Life

GDGD = Good, Good

GG = Good Game/ Gotta Go

GIGO = Garbage In, Garbage Out

GIWIST = Gee, I Wish I’d Said That

GL = Good Luck

GLYASDI = God Loves You And So Do I

GMTA = Great Minds Think Alike

GNBLFY =Got Nothing But Love For You

GR&D = Grinning Running And Ducking

GRRRR = "Growling"

GSOAS = Go Sit On A Snake

GTG =Got To Go

GTGB = Got To Go, Bye

GTGP = Got To Go Pee

GTH = Go To Hell

GTSY = Glad To See You

GYPO = Get Your Pants Off BE A QUEEN.

HAGO = Have A Good One

HAK = Hugs And Kisses

HB = Hurry (本文来自:WwW.dXf5.coM 东星 资源网:外贸函电英语电子邮件的写作技巧)Back

HD = Hold

HHO1/2K = Ha Ha, Only Half Kidding

HHOK =HaHa, Only Kidding

HIOOC = Help! I’m Out Of Coffee

Howz = How is

HTH = Hope This(That) Helps

HUA = Heads Up Ace

篇二:浅谈外贸英语函电写作技巧

浅谈外贸英语函电写作技巧:我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。

随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大, 我国的对外贸易活动日益频繁。作为国际贸易的重要沟通手段, 外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件,是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景, 代表了双方各自的利益。外贸英语函电的撰写看似简单, 实则不易。它不同于私人信函, 具有更为正式的格式特点和要求, 且有英式和美式的差别。外贸英语函电的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象, 甚至影响到生意是否成功。

一、 外贸英语函电的特点

( 一) 语言规范化

随着对外贸易的日益频繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯,而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。

(二)内容简明化

外贸函电要写得生动、具体和明确, 特别是要求对方做出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

( 三) 态度礼貌化

写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗, 既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地谈问题, 尽量避免否定地谈问题。

(四)格式规范化

外贸在长期的发展中, 逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的

函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务, 用词用语约定俗成, 符合国际惯例, 规范化,为世界各国商务人员所公认与接受。

二、 外贸英语函电的写作技巧

众所周知, 写好外贸英语函电必须遵循4 项原则:简洁,准确,得体,礼貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来说:

(一) 把握简洁原则

在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界, 简洁在外贸函电写作中显得尤为重要, 要用尽量少的词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确, 语气礼貌。

(1) 句子结构应该简洁, 用单词替换词组和定语从句。如:A.We require TV which is of the new type.B.We require new type TV.第二句更加讲究简洁, 第一句显得烦冗累赘。

(2) 适当使用缩略语。在长期的发展中, 外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语, 准确使用缩略语可减少信件的篇幅, 节省读者的阅读时间。如:A. 国际经济贸易组织缩略语。如:WTO( 世界贸易组织),EEC(欧洲经济共同体), 等等。B. 常用外贸英语缩略语。如:D/P( 付款交单),F.O.B( 离岸价),L/C( 信用证), 等等。C. 常用信函缩略语。

如:CC( 抄送),PS( 附言), 等等。

(3) 内容简明化, 也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出, 无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如, 给国外客户去函抱怨货物短量, 这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的, 然后列举重要事实、数字证明, 最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

(二) 把握准确的原则

在经济贸易往来中, 交易各方处于不同的国家和地区, 由于语言文化的差异, 极易产生误解, 而根据国际贸易惯例和法规, 交易双方往来的函电是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文严谨, 措辞准确无误。书写外贸函电, 在词汇选择上, 要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。

(三) 把握得体的原则

外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具, 除了词汇、语法上需要准确无误外, 还要注意表达恰当、得体。

(1) 重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中, 由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同, 人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异, 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往, 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。

(2) 注意写作的对象。写外贸信函时, 除了注意对方的文化背景外, 还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户, 根据环境、对象, 选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围, 取得最佳的交际效果。

(四)把握礼貌原则

明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴, 会从对方的角度看问题, 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时, 获得对方的好感, 促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔, 在外贸函电中也要有礼貌, 为今后合作打下基础。

(1) 尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中, 尚有解释余地。但在写信时, 我们就必须逐字逐句, 认真对待。因此, 我们在写信过程中, 要尽量使语气积极肯定, 避免消极否定。

(2) 使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时, 常有三种选择: 即陈述句、带please 的祈使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用, 带please 的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉, 并给对方留有余地。因此, 在语气的使用上尽量使对方感受到尊重, 这样才能赢得对方的尊重, 营造良好的交际氛围。

结语

我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。

篇三:外贸函电写作技巧

外贸函电写作技巧

This is an english writing howto I copied from somewhere (name withheld) some time ago. hopefully you'll find it helpful too.

日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。

外贸函电写作技巧之一 A. 文法上

1. 切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.

3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance.

5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.

7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.

外贸函电写作技巧之二 B. 文体

1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单易明.

2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his

congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.

4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀????开头少用this, that, it, they, 或 which.

6.修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15.

7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: The figures show an increase of 19%.

8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了.

外贸函电写作技巧之三 C. 格调

1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.

2.弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.

3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.

外贸函电写作技巧之四 D. 写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.

同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

Howard E. Wyatt, D.D.SPhD.

Dr. Howard E. Hyatt

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:

Messrs. Smith, Wyatt, and Fury

女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子:

Mses. Farb, Lionel, and Gray

男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:

Dr. and Mrs. Harold Wright

Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright

Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.

Ms. Sarah Gray

4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President

Ken Green

Vice President of International Operations

但这个就显得有点。。。:

Ken Green

Vice President of Unicom China

正确应为:

Ken Green

Vice President, Unicom China

5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

Michael J. Smith, Jr.

Michael J. Smith Sr.

6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

外贸函电写作技巧之五 书信的结尾意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1. Very formal非常正规的(例如给政府大老爷的)

Respectfully yours,

Yours respectfully,

2. formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours,

Yours very truly,

Yours truly,

3. Less formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours,

Yours sincerely,

Sincerely,

Cordially yours,

Yours cordially,

Cordially,

4. Informal非正规的(例如猪朋狗友,同事之类)

Regards,

Warm regards,

With kindest regards,

With my best regards,

My best,

Give my best to Mary,

Fondly,

Thanks,

See you next week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--

如果是公司代表联络生意之类,可以用:

We will reimburse you for these legal expenses.

Sinopec will reimburse you for these legal expenses.

如果单纯说你自己,可以用:

I found the brochure very informative.

有时可以一起用啦...:

We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.

那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.

You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)

I'm pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you'll agree to serve. (这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

外贸函电写作技巧之六 开头致意

用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是好正规信的信件,可以考虑这些:

Dear Committee Membe:r:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues:

To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是公司呢?

Gentlemen or Ladies:

Ladies or Gentlemen:

什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢?

Dear Sirs:

Dear Ladies:

Dear Mesdames:

Gentlemen:

Ladies:

有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

Dear Mr. Jones: (非常正规)

Dear Joan:

Dear Jim,

Jim, (非正规)

外贸函电写作技巧之七 签名

用笔亲自签名会比较受落,免到过都不要电脑贴图或盖章啦....不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...

签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.

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