近年来，随着我国医疗卫生体制和医疗保险制度的不断健全，以及现代医学信息科技的飞速发展，在医院各项管理工作中产生的信息量日益增多，而档案作为医院信息资源的重要组成部分，不仅涉及医院经营管理、医疗服务评价、疾病预防控制、社会医疗保障、保险理赔、医疗纠纷和法律案件等领域，可以为医院的医疗、教学、科研、经济活动提供基础信息，同时也是评估和衡量医院管理，技术水平和医疗质量的重要依据。
在现代医务工作中，各种先进仪器、设备广泛应用，随之也产生了诸如X线片CT、MRI图像等新型档案，种类越来越多、越来越复杂。同时，由于医院信息化程度已覆盖全院，在各个办公及业务系统中产生了大量的电子文件，这些电子档案长期无序地存放在独立的计算机中，很难进行跟踪管理和共享查阅。为了管理日益增长的海量档案数据，中山市人民医院在2007年正式启用了数字化档案网上管理系统。该系统充分利用信息化基础设施，与第三方办公系统、业务系统等实现无缝对接，使其数据直接归档，也可以通过扫描、录入等方式把纸质档案内容著录到数据库中，并采用传统纸质档案和电子文件“双套制”的管理方法，有效实现了全宗管理、目录管理、案卷级档案管理、卷内文件管理、自动归档处理、档案编研管理、全文录入、原件扫描、智能模糊检索等功能，大大提高了工作效率，使档案管理逐步进入信息化发展阶段。
数字档案室的应用很好地解决了电子档案存储、管理的问题，并对纸质档案实现了目录管理，给人们查询利用提供了很大的便利。然而，文书档案、基建档案等实体档案的利用仍需要到综合档案室才能查阅，这在一定程度上限制了数字档案室的效率和效果。为了实现档案利用全过程的网络管理，使之转换为可以在线阅读的电子全文，2010年该院全面推行档案数字化加工。迄今为止，数字档案室已收录文书档案11496件、基建档案3670件、设备档案20471件、科研档案档案2117件、声像档案3285件、实物档案474件，并完成了73978张文书档案、50151张设备档案、28056张科研档案、33613张基建档案、3963张照片档案、467张实物档案的数字化加工，生成电子数据总量666GB。在对各类文件进行扫描处理的同时，利用系统的电子文件加载功能可以让档案记录与电子文件自动对应，使电子文档从形成到归档全过程快速完成。在检索利用时，可以通过关键词、年份等对归档文件进行快速查询，且可以直接查看文件的全文信息，从而实现了档案在线全文查阅功能，大大提升了文档信息的时效性，拓宽了服务范围，并显著提高了档案的利用水平。从此，档案工作人员彻底从传统的档案整理、归档、库房人工查阅、复印、利用等一系列繁琐程序中解放出来，可以将更多的精力投入到档案的统筹编研等工作中，更全面地掌握档案利用的需求和趋势，并有针对性地做好档案利用服务工作。
随着档案信息化的不断推进，人们对档案利用的需求也越来越高，档案工作也必须深入到各个业务过程中，加强档案信息利用渠道的开发。为此，该院还创新应用了档案门户利用系统，其形式上类似于内部网站，是以档案信息数据库为后台支撑，可以为各门类的数字档案资源提供一个方便的、统一的档案信息展示、检索和服务平台，具备查看电子档案、检索利用、电子阅览室、档案订阅、在线借阅等功能。该系统不仅可以根据档案的门类分栏目展示，如文书档案、照片档案、音像档案、实物档案等，以便对各类档案进行有针对性的查询和利用；也可以根据档案数据库的更新情况，展示最新的档案数据，支持照片滚动播放、照片缩略图、原图展示、音频及视频档案在线点播。同时，系统以图形化的界面提供检索入口，支持基于元数据的综合条件检索、基于门类的分类检索、基于档案全文的内容检索，且支持多界面打开，可以更好地导引利用者快速找到自己需要的数据。
通过一系列档案信息化系统的开发应用，以及档案信息资源的规划建设，档案工作成功突破了传统、封闭的档案管理模式，实现了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。同时，在提供档案查询利用服务的过程中，诸多有益的探索也付诸实践，尤其是档案门户利用系统的建设将档案工作推向一种全新的目标定位，变被动满足需求为主动提供服务，并使档案工作的各项编研成果得以及时展示，极大地拓宽了档案利用的信息渠道，促进了信息资源的共享和使用，为医院管理、档案管理构筑了高效的综合信息平台，也为医院其他业务的开展提供了很大的帮助。