会计事务所的管理建议书
会计师事务所关于ABC 投资股份有限公司的 管理建议书 中国 ABC 投资股份有限公司董事会: 我们接受委托,审计了 贵公司一九九八年度合并会计报表,并出具了 财审报字(1999)第号《审计报告》.在审计过程中,我们发现 贵公司及 附属、联营公司内部会计控制制度在某些方面不尽完善,在此我们提请 司管理当局予以关注.我们提供的该份管理建议书,不在审计业务约定书约定项目之内,而是我们基于为 贵公司服务的目的而提出的.由于我们从事的是 贵公司年度会计报表的审计,所实施的审计范围有限,不可能全面了解贵公司及附属、联营公司的所有内部会计控制制度.所以,管理建议书中所述 的内部会计控制制度的某些缺陷,仅是我们注意到的,不应被视为对内部会计 控制制度发表的鉴证意见,所提建议仅供 贵公司管理当局参考. 一、贵公司本部 1．委托银行放款及投资期货业务的遗留问题 贵公司以前年度以定期存款方式委托银行放款，截至一九九八年十二月 三十一日止，上述已到期尚未收回本息的定期存款列示如下： 开户银行 存款期限 1998.12.31 余额 大众信用社 1995.3.31～1996.3.31 RMB 5,000,000.00 人民信用社 1995.5.31～1996.5.31 6,700,000.00 RMB 11,700,000.00 一九九五年， 贵公司拟与期货投资公司合作建组的经营期货经纪 公司,未获成立.截至一九九八年十二月三十一日止， 贵公司仍未收回已投 资的款项计25,000,000.00 人民币元, 贵公司与期货投资公司协议收取的高 额利润也因违反国家有关法律、法规而被法院判决无效。针对以上问题，我们就资金的投资和管理提出如下建议： 1．成立专门小组，负责上述款项的追回. 2．严格依法经营，避免再度发生上述类似的投资业务. 二、云澜公司 关于在建工程和固定资产核算问题该公司属能源基础重点行业,其特点为投资规模大,建设周期长,经济效 益较为稳定,其一期工程从一九九一年开始动工,一、二号发电机组分别于一 九九三年、一九九四年投入商业运行,由于整体工程尚未通过竣工结算, 公司在会计核算时按工程大类暂估入帐,预转固定资产.贵公司在建工程、 固定资产的核算存在下列问题: 由于历史原因,在建工程未按工程明细项目分类核算,导致会计帐面记录和实物无法一一对应;单项工程竣工结算时,竣工结算价值和帐面金额无 法一一对应; 财务部门对于工程项目进度和工程合同执行情况不够全面,无法更好控制工程合同金额、实际付款及费用发生情况、工程开工与竣工验收时间,造 成会计上结转固定资产与工程实际情况不相符合;部分工程已完工使用而仍 未结转固定资产. 针对上述存在的问题,我们就在建工程及固定资产的管理提出如下建议: 设置工程项目及工程合同登记簿,分别由财务部门和工程部门保管登记,详细记录每一工程项目的名称、合同编号、开工与竣工验收时间、承建单 位、工程预算成本或合同金额、实际付款及费用发生情况等. 财务部门应根据工程项目设置明细帐,逐笔登记每一工程项目发生的费用及支付的工程价款等.将在建工程中已完工并交付使用的工程结转固定 资产并补提折旧. 鉴于一期工程已全面投入使用,应尽快办理工程整体竣工决算或单项工程竣工验收手续,并按照竣工决算价值设置固定资产登记簿或固定资产登 记卡片,详细记录各项资产的编号、名称、规格、所属类别、保管(使用)部门、 资产价值、累计折旧等,并及时调整其暂估入帐价值. 关于燃煤发票滞后到达的问题该公司的燃煤由ABC 总公司代为采购,发票帐单先由售煤方交给ABC 司,然后由ABC 总公司交给该公司入帐.燃煤的发票帐单到达时间一般比到货 时间滞后三个月以上,有些甚至长达两年.该公司在收到燃煤时,以暂估价入 帐,发出时以本月进煤的暂估价发出,待发票帐单到达时,再对存货和成本进 行调整.如果本年度燃煤的发票帐单在下年度到达,那么本年度的存货和成本, 就要在下年度调整,这对本年度及下年度成本及存货均会产生影响.现将截至 一九九八年十二月三十一日止发票帐单尚未到达的燃煤列示如下: 年度 数量(吨) 1996258,561.56 船,船的序号为9513、9516、9523、9526、9528、9529、95301997 72,194.00 船,船的序号为9602、96381998 707,918.00 由于计划煤不按船结算,无法统计出船序号 为此,我们建议该公司与 ABC 总公司就发票管理制定专门的制度,减少发 票流转的中间环节. 关于暂估价的制定问题若上述发票滞后问题不能圆满解决,则对燃煤价格的暂估就无可避免.这 样暂估价制定的合理与否,对成本及存货数据的真实性就有很巨大影响. 我们提供如下建议. 总公司管理费、合理损耗等,扣除进项税额,应能得到一个较接近实际单位成本的暂估价. 若前述办法不能实现,可考虑对发票已到的燃煤的价格,分别其价格组成项目,如买价、运费、港建费、ABC 总公司管理费,进行统计分析,运用加 权平均等方法,推断出一个较为合理的暂估价;也可分别煤的种类,制定暂估 价.如可将煤分为计划内煤、计划外煤及进口煤.它们的价格水平不同,分别制 定暂估价,可提高准确性. 三、abc 公司 在现金报销业务方面,该公司出纳员直接根据原始凭证付款,而有时会计员则未根据原始凭证编制记帐凭证,导致入帐的现金支出数与实际的现 金支出数不一致,产生库存现金长款或短款的现象.这种情况在该公司向职工 发放奖金、补贴时较易出现.该公司为实行工资、奖金发放的保密制度,出纳 员实际发放奖金等的签领单一般不作为现金付款凭证的附件,会计员往往根据领导的审批单编制付款凭证,这时由于职工出差、辞职等原因都会使现金的 实际发放数与现金的发放审批数不一致,且现金发放的签领单未作为现金付 款凭证的附件,会计员对出纳员的现金支付情况难以控制,发生现金长款或短 款的情况也难以找出原因. 未能定期及不定期对库存现金进行盘点,对已发现的库存现金长款未组织有关人员清理追查,而将其长期列入“现金”帐项中. 现金核算未能做到日清月结.我们建议该公司应严格现金核算制度,会计员应根据原始凭证编制付款 凭证,出纳员应根据付款凭证支付现金,由领款人在付款凭证上签字,并序时 登记现金日记帐.出纳员应每日结出现金日记帐余额,并与库存现金进行核对, 发现差异,及时查找.该公司财务部门应建立定期及不定期对库存现金进行盘 点的制度,对出纳员的现金管理情况进行监督. 固定资产核算方面,该公司未按规定设置固定资产的分类明细帐,不利于分类管理固定资产及分类计提折旧,也未设置固定资产卡片及固定资产 登记簿,不利于掌握固定资产的现状及进行实物管理. 固定资产管理方面,固定资产购建的审批手续不完善,固定资产保管未建立责任制,固定资产的验收、调拨、报废、清理缺乏完善的交接审批手续, 出借固定资产缺乏必要的出租(出借)合同,未建立固定资产的定期盘点制度, 财务人员不能及时掌握固定资产现状,甚至出现帐、实不符的现象. 该公司应按国家有关财务管理制度的规定设置固定资产财务明细帐和固 定资产实物卡片,建立健全固定资产管理制度,定期对固定资产进行盘点.鉴 于该公司在固定资产核算及管理方面存在的问题,建议该公司有必要组织一 次全面的固定资产盘点与清理工作,对固定资产盘盈、盘亏、毁损情况要及时 查明原因,分清责任,并作出相应处理. 工程设备、材料的会计核算及实物管理该公司工程设备、材料均由其关联公司---x 能公司代为采购、收发及保 管.鹏能公司在工程设备及材料采购并验收入库后,对采购过程中所发生的费 用进行归集和分配到每种工程设备及材料中.月份终了,鹏能公司根据工程设 备及材料的采购和领用情况编制采购及发出工程设备及材料的汇总表,该公 司财务部根据汇总表进行工程设备、工程材料的收发核算. 能公司对该公司工程设备、材料的实物收发与该公司财务的记录不尽相符.主要表现在: 部分工程设备、材料采购后,未及时办 理入库验收手续,甚至部分工程设备、材料已被施工单位领用,却仍未补办验 收入库手续,最终导致工程设备材料帐实不符,不利于财务的正确核算及对实 物的监管. 针对上述问题,我们建议该公司督促x 能公司严格执行工程设备及材料收 发的内部控制制度,及时对已购回的工程设备、材料办理验收入库及领用发出 手续,并与该公司及时进行结算;定期与 能公司一起对工程设备及材料进行盘点,对盘盈、盘亏情况要及时查明原因并进行帐务处理,并保持帐实相符. 投资问题本处所指投资泛指为获取收益而发生的资金运用行为.包括股权投资、债 权投资及其他投资.投资活动需先投入资金才能产生收益,具有很大的风险, 因此,对已有的投资业务加强管理. 该公司除了电厂的基本建设投资外,还包括一些其他投资,我们认为其中 的三类投资尤其值得关注: 对澳大利亚新南威尔斯州COMNOCK 公司的投资 该公司委托 ABC 总公司认购了澳大利亚新南威尔斯州 COMNOCK 公司的股 3,344,390.00美元,但该项投资仍欠缺许多必要的法律手续.由于该项投 资金额较大,且境外投资所涉及的法律程序繁琐,建议该公司向法律顾问咨询, 完善有关投资的法律程序.据我们所知,该项投资至少还应补办以下手续: 将以ABC 总公司名义认购的 COMNOCK 公司股权的股权证书更名为该 公司; 取得COMNOCK 公司其他股东关于认可由该公司替代 ABC 总公司认购 COMNOCK 公司股权的书面文件; 取得COMNOCK 公司关于利润分配的决议及向 ABC 总公司了解历次利 润分配款的处置情况; 对ggg公司的债权投资 截至一九九八年十二月三十一日止,该公司借予 ggg 公司的款项计 10,000,000.00 人民币元及 1,500,000.00 美元,年利率分别为 18%及 2%.按照 该公司与ggg 公司签订的《协议书》规定, ggg 公司应在一九九九年六月二十 七日前将本金归还,惟迄今为止,宇楠公司仍未归还本金,亦未支付利息. 该项债权投资属企业间资金拆借,与有关法律法规相违背,该公司与宇楠 公司签订的《协议书》是无效合同,按该协议应收取的高于同期银行贷款利率 的利息部分在法律上不受保护.该公司应高度重视该项债权的可收回性,并注 意避免再度发生类似的债权投资. 房地产项目投资该公司房地产项目投资主要包括: 向明日集团购买大兴大厦部分房产计 7,000,000.00 人民币元;向大电公司购买大电大厦部分房产计 18,871,418.80 人民币元;与劳动局共同兴建劳动职工培训大厦,投资额计 17,373,172.00 对于该等投资,我们认为该公司应抓紧完善有关购房手续,办理房产证;并采取积极方法,促使购房资金早日发挥效益,避免资金沉淀. 投资活动的审批非制度化、非程序化,未对投资项目进行系统的可行性研究,投资较为盲目; 对外投资业务的会计处理不及时.我们建议该公司制定投资活动的审批制度,由专门的部门或不同的投资 项目由不同部门先制定可行性研究报告,报各级部门领导审批;确定专门的人 员对投资项目进行跟踪管理,明确责任,并制定相应的制度考核其管理工作. 以上仅根据我们在审计中所了解的 贵公司及其附属、联营公司内部会 计控制制度的不足提出建议,若该公司对本函尚有疑问,我们诚愿作进一步的 诠释. 专此,并颂 时祺! 会计师事务所 00四年三月三十日 中国 xx会计事务所的管理建议书
1 * 机密 * 业函字(1999)第 号 会计师事务所 关于 ABC 投资股份有限公司的 管理建议书 中国 ABC 投资股份有限公司董事会: 我们接受委托,审计了 贵公司一九九八年度合并会计报表,并出具了 财审报字(1999)第 号 《审计报告》 .在审计过程中,我们发现 贵公司及附属、联营公司内部会计控制制度在某些方面不尽完善,在此我们提请 贵公司管理当局予以关注.我们提供
针对以上问题我们就资金的投资和管理提出如下建议 1成立专门小组负责上述款项的追回. 2严格依法经营避免再度发生上述类似的投资业务. 二、云澜公司 (一) 关于在建工程和固定资产核算问题 该公司属能源基础重点行业,其特点为投资规模大,建设周期长,经济效益较为稳定,其一期工程从一九九一年开始动工,一、二号发电机组分别于一九九三年、一九九四年投入商业运行,由于整体工程尚未通过竣工结算, 贵公司在会计核算时按工程大类暂估入帐,预转固定资产. 贵公司在建工程、固定资产的核算存在下列问题: 1. 由于历史原因,在建工程未按工程明细项目分类核算,导致会计帐面记录和实物无法一一对应;单项工程竣工结算时,竣工结算价值和帐面金额无法一一对应; 2. 财务部门对于工程项目进度和工程合同执行情况不够全面,无法更好控制工程合同金额、实际付款及费用发生情况、工程开工与竣工验收时间,造成会计上结转固定资产与工程实际情况不相符合;部分工程已完工使用而仍未结转固定资产. 针对上述存在的问题,我们就在建工程及固定资产的管理提出如下建议: 1. 设置工程项目及工程合同登记簿,分别由财务部门和工程部门保管登记,详细记录每一工程项目的名称、合同编号、开工与竣工验收时间、承建单位、工程预算成本或合同金额、实际付款及费用发生情况等. 2. 财务部门应根据工程项目设置明细帐,逐笔登记每一工程项目发生的费用及支付的工程价款等.将在建工程中已完工并交付使用的工程结转固定资产并补提折旧. 3. 鉴于一期工程已全面投入使用,应尽快办理工程整体竣工决算或单项工程竣工验收手续,并按照竣工决算价值设置固定资产登记簿或固定资产登记卡片,详细记录各项资产的编号、名称、规格、所属类别、保管(使用)部门、资产价值、累计折旧等,并及时调整其暂估入帐价值. (二) 有关燃煤采购的问题 3 1. 关于燃煤发票滞后到达的问题 该公司的燃煤由 ABC 总公司代为采购,发票帐单先由售煤方交给 ABC 总公司,然后由 ABC 总公司交给该公司入帐.燃煤的发票帐单到达时间一般比到货时间滞后三个月以上,有些甚至长达两年.该公司在收到燃煤时,以暂估价入帐,发出时以本月进煤的暂估价发出,待发票帐单到达时,再对存货和成本进行调整.如果本年度燃煤的发票帐单在下年度到达,那么本年度的存货和成本,就要在下年度调整,这对本年度及下年度成本及存货均会产生影响.现将截至一九九八年十二月三十一日止发票帐单尚未到达的燃煤列示如下: 年度 数量(吨) 备 注 1996 258,561.56 共 8 船,船的序号为 9513、9516、9523、9526、9528、9529、9530 1997 72,194.00 共 2 船,船的序号为 9602、9638 1998 707,918.00 由于计划煤不按船结算,无法统计出船序号 为此,我们建议该公司与 ABC 总公司就发票管理制定专门的制度,减少发票流转的中间环节. 2. 关于暂估价的制定问题 若上述发票滞后问题不能圆满解决,则对燃煤价格的暂估就无可避免.这样暂估价制定的合理与否,对成本及存货数据的真实性就有很巨大影响. 我们提供如下建议. (1) 根据合同规定的单位买价与单位运费,加上其他一些相对固定的费用,如港建费、ABC 总公司管理费、合理损耗等,扣除进项税额,应能得到一个较接近实际单位成本的暂估价. (2) 若前述办法不能实现,可考虑对发票已到的燃煤的价格,分别其价格组成项目,如买价、运费、港建费、ABC 总公司管理费,进行统计分析,运用加权平均等方法,推断出一个较为合理的暂估价;也可分别煤的种类,制定暂估价.如可将煤分为计划内煤、计划外煤及进口煤.它们的价格水平不同,分别制定暂估价,可提高准确性. 三、abc 公司 (一) 库存现金核算的财务制度尚需健全 1. 在现金报销业务方面,该公司出纳员直接根据原始凭证付款,而有时会计员则未根据原始凭证编制记帐凭证,导致入帐的现金支出数与实际的现金支出数不一致,产生库存现金长款或短款的现象.这种情况在该公司向职工发放奖金、补贴时较易出现.该公司为实行工资、奖金发放的保密制度,出纳 4 员实际发放奖金等的签领单一般不作为现金付款凭证的附件,会计员往往根据领导的审批单编制付款凭证,这时由于职工出差、辞职等原因都会使现金的实际发放数与现金的发放审批数不一致,且现金发放的签领单未作为现金付款凭证的附件,会计员对出纳员的现金支付情况难以控制,发生现金长款或短款的情况也难以找出原因. 2. 未能定期及不定期对库存现金进行盘点,对已发现的库存现金长款未组织有关人员清理追查,而将其长期列入 现金 帐项中. 3. 现金核算未能做到日清月结. 我们建议该公司应严格现金核算制度,会计员应根据原始凭证编制付款凭证,出纳员应根据付款凭证支付现金,由领款人在付款凭证上签字,并序时登记现金日记帐.出纳员应每日结出现金日记帐余额,并与库存现金进行核对,发现差异,及时查找.该公司财务部门应建立定期及不定期对库存现金进行盘点的制度,对出纳员的现金管理情况进行监督. (二) 固定资产核算及管理问题 1. 固定资产核算方面,该公司未按规定设置固定资产的分类明细帐,不利于分类管理固定资产及分类计提折旧,也未设置固定资产卡片及固定资产登记簿,不利于掌握固定资产的现状及进行实物管理. 2. 固定资产管理方面,固定资产购建的审批手续不完善,固定资产保管未建立责任制,固定资产的验收、调拨、报废、清理缺乏完善的交接审批手续,出借固定资产缺乏必要的出租(出借)合同,未建立固定资产的定期盘点制度,财务人员不能及时掌握固定资产现状,甚至出现帐、实不符的现象. 该公司应按国家有关财务管理制度的规定设置固定资产财务明细帐和固定资产实物卡片,建立健全固定资产管理制度,定期对固定资产进行盘点.鉴于该公司在固定资产核算及管理方面存在的问题,建议该公司有必要组织一次全面的固定资产盘点与清理工作,对固定资产盘盈、盘亏、毁损情况要及时查明原因,分清责任,并作出相应处理. (三) 工程设备、材料的会计核算及实物管理 该公司工程设备、材料均由其关联公司---x 能公司代为采购、收发及保管.鹏能公司在工程设备及材料采购并验收入库后,对采购过程中所发生的费用进行归集和分配到每种工程设备及材料中.月份终了,鹏能公司根据工程设备及材料的采购和领用情况编制采购及发出工程设备及材料的汇总表,该公司财务部根据汇总表进行工程设备、工程材料的收发核算. 5 在审计中,我们发现 x 能公司对该公司工程设备、材料的实物收发与该公司财务的记录不尽相符.主要表现在: 部分工程设备、材料采购后,未及时办理入库验收手续,甚至部分工程设备、材料已被施工单位领用,却仍未补办验收入库手续,最终导致工程设备材料帐实不符,不利于财务的正确核算及对实物的监管. 针对上述问题,我们建议该公司督促 x 能公司严格执行工程设备及材料收发的内部控制制度,及时对已购回的工程设备、材料办理验收入库及领用发出手续,并与该公司及时进行结算;定期与 x 能公司一起对工程设备及材料进行盘点,对盘盈、盘亏情况要及时查明原因并进行帐务处理,并保持帐实相符. (四) 投资问题 本处所指投资泛指为获取收益而发生的资金运用行为.包括股权投资、债权投资及其他投资.投资活动需先投入资金才能产生收益,具有很大的风险,因此,对已有的投资业务加强管理. 该公司除了电厂的基本建设投资外,还包括一些其他投资,我们认为其中的三类投资尤其值得关注: 6 1. 对澳大利亚新南威尔斯州 COMNOCK 公司的投资 该公司委托 ABC 总公司认购了澳大利亚新南威尔斯州 COMNOCK 公司的股权计 3,344,390.00 美元,但该项投资仍欠缺许多必要的法律手续.由于该项投资金额较大,且境外投资所涉及的法律程序繁琐,建议该公司向法律顾问咨询,完善有关投资的法律程序.据我们所知,该项投资至少还应补办以下手续: (1) 将以 ABC 总公司名义认购的 COMNOCK 公司股权的股权证书更名为该公司; (2) 取得 COMNOCK 公司其他股东关于认可由该公司替代 ABC 总公司认购COMNOCK 公司股权的书面文件; (3) 取得对外贸易经济委员会同意该公司向境外投资的批复; (4) 取得该公司董事会同意该项投资的董事会文件; (5) 取得 COMNOCK 公司关于利润分配的决议及向 ABC 总公司了解历次利润分配款的处置情况; (6) 按有关部门规定应办理的其他手续. 2. 对 ggg 公司的债权投资 截至一九九八年十二月三十一日止,该公司借予 ggg 公司的款项计10,000,000.00 人民币元及 1,500,000.00 美元,年利率分别为 18%及 2%.按照该公司与 ggg 公司签订的《协议书》规定, ggg 公司应在一九九九年六月二十七日前将本金归还,惟迄今为止,宇楠公司仍未归还本金,亦未支付利息. 该项债权投资属企业间资金拆借,与有关法律法规相违背,该公司与宇楠公司签订的《协议书》是无效合同,按该协议应收取的高于同期银行贷款利率的利息部分在法律上不受保护.该公司应高度重视该项债权的可收回性,并注意避免再度发生类似的债权投资. 3. 房地产项目投资 该公司房地产项目投资主要包括: 向明日集团购买大兴大厦部分房产计7,000,000.00 人民币元;向大电公司购买大电大厦部分房产计 18,871,418.80人民币元;与劳动局共同兴建劳动职工培训大厦,投资额计 17,373,172.00 人民币元. 对于该等投资,我们认为该公司应抓紧完善有关购房手续,办理房产证;并采取积极方法,促使购房资金早日发挥效益,避免资金沉淀. 7 该公司的上述投资业务主要存在的以下问题应引起管理当局的重视: (1) 投资活动的审批非制度化、非程序化,未对投资项目进行系统的可行性研究,投资较为盲目; (2) 对已投资的项目缺乏管理及考核; (3) 对外投资业务的会计处理不及时. 我们建议该公司制定投资活动的审批制度,由专门的部门或不同的投资项目由不同部门先制定可行性研究报告,报各级部门领导审批;确定专门的人员对投资项目进行跟踪管理,明确责任,并制定相应的制度考核其管理工作. 以上仅根据我们在审计中所了解的 贵公司及其附属、联营公司内部会计控制制度的不足提出建议,若该公司对本函尚有疑问,我们诚愿作进一步的诠释. 专此,并颂 时祺! 会计师事务所 二 00 四年三月三十日 中国 xx