集团电子化办公管理规定

集团电子化办公管理规定 集团建立了局域网和WebOA系统，实施电子办化公，这是企业实行新的先进的管理模式的标志之一。现就电子化办公相关事宜做出暂行规定。

一、 对外业务 1、 集团内部借助局域网和WebOA系统实施电子办公，对外业务交往中，如果对方条件许可，可互相使用电子化办公系统，如对方条件不许可，请统一使用金大陆集团公文纸。

2、 集团或子公司对政府部门上报请示、报告、统计报表等文件资料，一律按集团对外行文规定程序办理。

二、 集团内部业务 1、 集团总部对各部门或子公司发通知、文件、会议纪要等一律用局域网或WebOA系统行文传递。

三、 WEBOA系统工作流程 1、WebOA电子办公系统设有个人路径和工作路径流程，如有请示报告或批阅，加签等公文，分为一般，紧急或特急。根据事情紧急程度，'类别“中提供3种方式，请按照以下情况使用：
（1）'特急“：需要在6个小时内答复的请示。

（2）'紧急“：需要在12个小时内答复的请示。

（3）'一般“：工作汇报等需要在1天答复的请示。

2、员工接到传递来的公文须尽快处理答复，若因答复处理拖延贻误商机，造成公司损失，要根据考评规定给予处理。

3、附件中对于文档的规定：只能附加.doc（Word文档）和.xls（Excel文档）的文档，便于领导查阅，其他格式文件不准通过OA传阅。

4、子公司或集团部门业务往来，材料上报也须用电子办公系统传递。

四、 文档管理 1、政府部门来文通知或业务单位来函、合同、字据、技术资料、财会报表及原始凭证、帐册、以集团名义下发的文件等仍按原档案管理规定办理。

2、集团内部的业务上呈报告及批复（财务方面例外）通知、会议纪要、周计划、月度计划等一律在电子办公系统服务器上存档，重要的还须拷盘存档。

3、WebOA办公系统设有文档管理模块，各单位结合自身特点可将重要文件、资料，如集团文件、外部对口部门的文件合同，客户档案等资料及时存档，文档管理可分为行政文档、经济文档和客户信息文档。

（1）行政文档（文件、资料）存档要编写文件号的文件名、内容、摘要，贮存档案编号，发出时间、发送部门。

（2）经济、技术文档要写清技术文件名称、编号、工作图纸图号、工程编号；
已执行的合同文档要写清合同号、名称、合同的起始时间。

（3）客户资源档案要写明客户名...

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