摘 要：本文针对当前高校学籍档案利用率高居其他档案前列，结合工作实践，对学籍档案的利用现状与开发利用进行了分析。 关键词：高校；学籍档案；利用现状；开发利用
学籍档案是高校档案的重要组成部分，是学生经过考试合格、招生部门正规录取、并办理入学手续后取得正式学籍的学生，从入学到毕业离校期间形成的大量具有查考利用价值的原始材料。具体来说，高校学籍档案主要有招生录取、学籍管理、学位授予和毕业等方面的材料，包含招生录取名册、入学登记表、学籍成绩记载表、学业成绩表、各种奖惩材料、毕业论文（设计）、毕业生登记册、学位评定授予材料、验印名册等。
一、当前高校学籍档案的利用现状
近年来，学籍档案的案卷利用率一直高居高校其他档案前列，笔者结合工作实践对当前高校学籍档案的利用现状进行了调查与分析，发现学籍档案的利用日趋多元化，其利用目的多样，利用对象多，涉及范围广，利用频率高，且呈日益增加的趋势。以我校档案馆学籍档案利用情况为例，主要有如下利用需求：
1、学历学位认证
目前学历查询系统可查询 2001年以来的研究生、普通本专科、成人本专科、网络教育以及自学考试等国家承认的全国高等教育学历证书的信息。但之前的毕业证书、学位证书都不能上网验证真伪，只能到各高校档案部门进行认证。
此类认证方主要由下述三方面组成：一是教育部学位与研究生教育发展中心等官方机构，
一般是以公函的方式提供毕业证书、学位证书、成绩单复印件要求书面认证回函。二是一些用人单位在录用毕业生时会来人、来函要求认证其学历学位的真伪。三是一些中间机构如专门提供认证服务的咨询公司、公证处等，也会因各种需要为客户核实员工的学历，以协助其聘请诚实可靠的员工。
2、补办学历证明书、毕业证明书
学生因个人保管不当，遭窃、搬家等原因导致毕业证、学位证遗失后需要补办相关证明书，必须先到学校档案馆复印本人当年的高考录取名册、学籍成绩记载表并加盖公章，方能到教务部门办理。
3、出国留学、移民
教育部日前公布出国留学人员统计数字，2010年，我国出国留学人数比上一年增加5.54万人，达28.47万人。出国留学已成为当前利用学籍档案的热点，毕业生必须到档案部门复印学籍成绩记载表并加盖公章，再到教务部门办理。少数申请移民的毕业生也需要办理上述手续。
有条件的高校档案馆已经开展了出国手续一条龙服务，提供课程中英文翻译、出国成绩单审核及办理等。既大大方便了学生，也提高了学校办事效率。
4、考研
近年来，随着就业竞争压力的加大，考研持续升温，统计数据显示，报名参加2011年考研的全国考生达到151万人，比2010年增加了11万人，特别是往届考生越来越多。毕业生参加研究生、MBA复试等升学需要，都需要到学校档案部门复印学业成绩表。
此类对学籍档案的利用需求呈逐年增加的趋势。
5、学生参加英语专业四、八级考试报名
该项考试需要对考生的报名资格进行认证，必须是英语专业的学生才能参加，所以每年考试报名前，外国语学院教科办会统一到学校档案馆复印所有报名学生的高考录取名册。
建议外国语学院可自行保留一套学院所有学生的高考录取名册，提高工作效率。
6、就业、职称评审、职务晋升、提干
一些单位在录用员工、职称评审、职务晋升时，一些部队在提干时，会来档案馆认证其学历学位的真伪，并查阅学籍档案，考察其奖惩情况等现实表现。
当前，随着名人学历造假等事件，用人单位在录用与提拔员工时更加谨慎，我馆就曾受理某大型公司对拟提拔的财务总监进行学历学位认证。
7、专升本、退学后继续教育
如果是2001年之前就读专科，需要专升本的，网上无法验证，必须到学校档案馆复印高考录取名册和毕业生名册。专升本衔接课程申请免考，需要复印学籍成绩记载表作为证明。退学后参加继续教育，部分已学课程申请免考，也需要到学校档案馆复印在读期间学籍成绩记载表。
8、大运会等各类省级以上大学生体育赛事的报名
为了确认参赛资格，杜绝造假，现在大运会等各类省级以上体育赛事都会要求参赛运动员提供高考录取名册，方能报名。
由于此类赛事种类繁多，且团体项目参赛人数众多，档案利用率也有提高趋势。
9、落实政策
随着国家、地方政府各类新政策的不断出台，一些毕业生为落实政策，也会到档案馆复印学籍材料。如杭州市2009年开始实施的一项新政策：对原杭州市区户籍、服从组织决定支援外地建设，按照国家规定在杭州市区以外企业退休（职）、按外地规定享受基本养老保险待遇，经市公安机关批准户籍迁回杭州市区的人员，可享受养老金补助、节日慰问费、健康体检、医疗保险等待遇。办理程序中就要求提供支援外地建设有关材料，我馆已受理多名原支边老校友来复印当年记载有支边情况的学籍档案，并成功落实了政策。
10、政审
主要是招聘飞行员、消防等对录用条件比较严格的单位，会来档案馆查阅高考录取名册，确认是否是第一、二批次录取并复印。现在偶有一些用人单位也会要求应聘者提供当年的高考录取名册。
11、户口迁移、落户
一些学生退学后未及时办理户口迁移手续，若干年后再来办理，派出所会要求提供退学文件等材料。户口迁移证遗失、过期需要补办的，派出所要求提供当年高考录取名册、学籍卡等证明材料。
12、催还贷款
这是学籍档案的一个新用途。某些在校期间办理助学贷款的学生，工作后未及时还款，银行会向学校要求协助催还贷款。但学生毕业后因联系方式变更、分管辅导员工作调动等原因，学校难以获得有效线索联系学生本人。由于学籍档案中详细记载有学生的家庭详细地址及邮编、家长和家庭成员的工作单位、电话等信息，各学院与学生处分管贷款的老师通过学籍档案提供的这些重要信息，能快速、高效地联系上学生。
13、举办同学会、校友会
毕业生十几年甚至几十年后举办同学会、校友会，往往出现某些同学失去音信，联系不上的情况，此时负责联络的校友往往就会求助学校档案部门，要求查阅当年的学籍档案，从中获取学生的家庭地址、家人联系方式等信息，为同学会、校友会的顺利举行提供重要帮助。
二、学籍档案的开发利用
1、加强编研与信息开发
只有对原始的高校学籍档案进行整理、编目、提炼，才能形成具有利用价值的档案材料。可通过对历年来保存的学籍档案进行有序的加工、整合，编研出综述、汇编、文摘统计等专题信息资料。
加强学籍档案蕴含的各类信息的开发，如出国成绩的信息开发，历年毕业生学业成绩信息的开发，历年毕业生奖惩助贷信息的开发，知名校友信息的开发等，可为毕业生在出国留学、职称晋升、就业提干、工作调动、调资晋级等方面提供真实可靠的数据信息。
通过对学籍档案的开发利用, 可将静态的分散信息变为动态的集中信息，由被动管理变成主动开发，利用学籍档案信息为需求方提供准确、及时的服务，最大限度满足利用者的需求，充分发挥其社会和经济效益。
2、提供一站式服务
2008年8月公布的《高等学校档案管理办法》中明确指出：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构是集中保存学籍档案的部门，承担着提供学籍档案利用的职能。但是目前很多高校，以办理本科生出国成绩为例，先由档案馆出具本科生的中文成绩单，再由教务部门负责办理对照的英文成绩单，办理学籍证明的流程也是如此，使得利用者往返奔波，降低效率。
应由高校档案馆对社会、用人单位或学生就业、留学统一提供所需学历或学业成绩证明，提供统一的中文和外文翻译件，做到一站式服务。这样做既维护档案的原真性, 又提高其利用水平,用高效、优质的服务体现学籍档案的价值和社会效益。
3、加强研究
学籍档案不能只满足于整理、保存, 要积极开展对档案的研究, 从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料, 为学校教学和管理体制改革服务, 为领导决策服务。如通过对不同学科考试成绩分布情况的统计, 可以发现文理科教学管理中存在的问题, 并有针对性地采取措施；通过对受学籍处分学生档案的研究, 可总结学生思想教育中应注意的问题等。
4、加快信息化建设
随着现代信息技术的发展, 计算机技术、高速扫描、缩微技术运用于档案信息的管理开发和利用, 逐步实现学籍档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档, 使学籍档案管理工作规范化、科学化、现代化。目前, 许多高校档案馆己通过校园网、互联网上传学籍档案信息, 使授权用户能够超越地域、时空, 在较短的时间内获取档案信息, 极大地提高了利用效率。有条件的高校，可以建立专门的学籍档案信息管理系统，既能独立地检索每个学生的任一方面的学籍档案信息，也能批量地检索若干学生某一方面的学籍档案信息，提高学籍档案的利用效率。
参考文献
[1]陈慧萍.新时期高校学籍档案的开发利用[J].经营管理者，2009（21）
[2]梁守英.论新形势下高校学籍档案的管理与利用[J].牡丹江教育学院学校，2008（5）
[3]王军宁，俞志华.高校学籍档案的开发利用[J].机电兵船档案，2001（6）
[4]卞龙云.高校学籍档案的管理和利用[J].盐城师范学院学报（人文社会科学版），2003（4）
[5]袁丽玲，徐莉.高校学籍档案的利用模式创新初探[J].湖北档案，2009（4）