摘 要： 照片档案是高校档案的一个重要组成部分，但高校照片档案工作起步较晚，加之目前各高校的照片档案工作程序、制度等尚未完善，在某种程度上影响了人们对照片档案的收集和利用。作者结合本职工作，明确了高校照片档案收集的必要性，分析了该项管理的工作现状，围绕高校照片档案管理存在的问题，提出了几点设想。
关键词： 高等学校 照片档案 收集管理工作
当今社会已经进入了“读图时代”，人们不知不觉中已形成这样一种阅读习惯，看新闻喜欢有照片的新闻，看书刊喜欢有图片的书刊，看展览已经不再习惯单调冗长烦闷的文字，可见，无论是报刊、杂志还是展览，最能吸引人眼球的始终是照片。从此可以看出，照片的作用在现今社会日益显著［２］。在高校，照片档案是高等院校在从事教学、科研、管理及其他社会实践活动直接形成的静止摄影影像资料，是一种具有保存价值的历史记录。它通过照片这一特殊的载体，客观还原学校在各个历史时期、重大历史变革中的真实记录，我们也可通过它来展示学校办学成果，或者研究办学规律与特色。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，高校档案部门要特别重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。
一、开展高校照片档案收集的必要性
照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点。随着改革开放的深入发展，高校已把培养人才与为经济建设和改革开放服务结合起来，单一封闭的课堂教学已被多种教学形式所代替，学生积极参加各种社会实践，参加显示自身智力与能力的各种竞赛；老师们也纷纷走出校门、国门进行各类学术交流，参加各项科研活动。在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案［3］。照片档案作为一种信息记录，形式简单直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，在档案利用中发挥了重要的作用，如我院举办18周年校史展，琳琅满目的照片档案展现了学院的发展历程和校园文化，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，并为学校的发展、招生、扩大知名度作出了极大贡献。
二、高校照片档案管理工作现状
照片档案的收集与整理仍是许多单位档案管理的薄弱环节，还没有引起大家的重视，或者仅仅完成了部分照片档案的收集库存工作，没有对其进行充分的整理，更谈不上充分利用了。要做好照片档案的工作，对于普通高校来说，必须具备三个前提，一是学校办学的历史要有一定的年限，只有办学历史悠久，才会有多姿多彩的照片档案为这所学校的办学历程来佐证；二是学校的档案管理工作发展到一定的高度，其他各类的档案管理工作规范到位后，照片档案的收集整理才能提上工作议事日程；三是需要学校财力的支持，在开展照片档案收集工作之前，就要考虑到照片档案的特殊性，要添置必要的设备来改善存放照片档案的库房条件。
1.照片档案收集难度较大，照片档案太少，质量不高。
我院档案室成立于2003年，档案室库藏档案包括党群、行政、教学、学生、后勤、财会、基建、董事会、声像实物等不同门类不同载体形式的档案，但照片档案收集制度并不健全。档案室只是接受学院办公室转来的一些照片。照片都集中摆放到普通相册中存放，没有对照片档案进行整理与规范保管。为筹建校史馆，几位老师多次到档案馆查找、筛选照片，效果不佳。档案室库存照片数量少，质量不高，同一类事件照片重复太多，且没有及时加工整理。时间一久，有的照片已损坏，有的照片无法分辨。个别校内人员利用过去工作职务便利把大量学校重大活动、校园风景等照片归为己有。
2.照片档案整理难度更大，标示残缺或无标示。
在筹建校史陈列馆过程中，好不容易找到一张反映学校某个特定历史时期的办学或上级领导视察指导的珍贵照片，由于年代久远，我们后人无法辨别照片中的场景与人物，就像考古一样，确定照片拍摄的年代都成了难题，到最后只好忍痛割爱。各部门移交给档案室的照片没有按顺序整理归档，档案室工作人员又不清楚照片的相关信息，没有及时整理，使目前整理工作难度过大，难于整理，久而久之，馆藏照片无标识或标识不全。
三、做好高校照片档案工作的设想
1.建立规章制度。
按照国家《档案法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等有关规定，制定切实可行的学校照片档案管理制度，明确归档范围、归档时间及归档照片质量要求等。
2.普及档案知识。
要在全校范围内普及宣传照片档案知识、照片档案价值，提高全校师生员工的照片档案意识和档案法制观念。
3.主动收集归档。
档案工作人员要善于抓住学校重大事件、重点部门与院系主动上门收集，并随时关注校园网上的各部门各教研室的新闻。一般在校园网上发布新闻报道都配有图片，可以直接从网上下载保存。
4.准确鉴定。
纸质照片归档的原则必须少而精，选择能反映学校发展的典型照片归档，如反映学校教育教学活动、科研成果与管理创新的照片、上级领导视察、学校重大事件照片、学校校园风光、历届毕业生合影、典型校友照片等，每次事件主题照片选择1―3张有代表性的照片归档即可，特别重大活动照片最多也不超过4张。数码照片相对占用物理空间小，方便收集、储存，数量和范围可略多于纸质照片。
5.及时整理。
照片档案整理应遵循有利于保管、便于提供利用的原则，及时整理归档。认真填写照片说明六要素：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者。主题文字说明编写要简洁明了，每一次事件有总说明，每一张照片再配分说明，重大事件照片中关键人物必须标示姓名、职务、照片中所处位置。
6.添置必要的存放设备。
由于照片档案的制成材料是银盐和磁性介质，在保管的时候一旦损坏或发霉都是不可弥补，因此在保管的时候对库房的环境、设备有着非常高的要求，必要的话尽可能使用质量优良的档案装具，磁性的要使用防磁柜。
7.定期检查，及时备份。
每隔1―2年应对照片底片进行一次检查，若发现问题应及时采取补救措施。如数码照片刻录在光盘上磁性很难长期保存，须在5年内对其进行转录，为防电脑中毒或系统崩溃，而导致数据丢失，所有的照片都必须刻录到光盘等备份三份，并异地保存。
8.建立照片档案信息库。
利用网络资源将所有整理好的信息库照片上传到学校网络平台，以电子文件的形式在学校网上传阅，实现照片档案的资源共享，也方便师生随时随地进行浏览。
综上所述，高校照片档案是高校档案的重要内容，做好高校照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前高校照片档案工作在这两方面都应加强和完善，规范管理，从而有效地推动高校照片档案工作沿着正确、健康的方向发展，使之在高校教育教学、科研活动和各项管理工作中发挥更大的作用，充分体现照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。
参考文献：
［1］陆建香，吕炎.浅谈高校照片档案工作现状与策略［J］.学校档案，2006，（2）：45-46.
［2］资蕙.高校照片档案服务工作的现状、问题与对策.兰台世界，2009，（2），（下半月）.
［3］周永久，陈文庆.浅谈高校照片档案的收集、保管与利用［J］.学校档案，2005，（2）：47-48.