摘要:会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。因此需加强会计档案管理，制定会计档案管理制度，以便更好的发挥会计档案的作用。
关键词:会计档案 规范 管理
一、会计档案的概念及特点
会计档案就是会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。会计档案具体指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。具体包括：
(1)会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
(2)会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。
(3)财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。
(4)其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
二、会计档案的特点
(一)产生与使用的普遍性
从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会产生会计档案。
(二)内容与程序的连续性
会计档案从内容和程序来看，它是先有会计凭证，然后依据会计凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿，编制会计报表。环环相扣，紧密相连。
(三)所含成分的稳定性
不论是工业会计、商业会计、还是银行会计，其会计档案均分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其它四大类。
三、会计档案的作用
(一)为经济管理提供数据
国家各级领导层通过会计部门提供的数字，可从宏观上了解经济业务活动的情况，分析预算执行情况，进而发现问题，总结经验，以获得科学决策的可靠依据。
(二)是打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具
会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务、明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度、计划和预算的规定，有无铺张浪费行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪的现象发生。还有一些单位的贪污犯罪活动，正是通过查证会计凭证、账目等会计档案发现的，从而维护了财经纪律，保护了国家财产，沉重地打击了经济领域中的严重犯罪活动。
(三)史料研究作用
通过会计档案的积累，可以为企业编写大事记、开展历史研究等，提供经济活动方面的素材和原始记录。
四、会计档案的规范管理
(一)规范会计档案的立卷
各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计人员负责会计档案的积累、整理、编目和移交及相关工作，其中出纳人员不得整理、保管会计档案。
1、会计凭证的整理方法和要求
(1)会计人员应每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作。
(2)原始凭证粘贴、折叠的长度与宽度，应与省财政厅规定的会计凭证封面相同，每本凭证装订的厚度一般保持在2厘米以内，特殊情况不超过2.5厘米。
(3)会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。
(4)会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号。
(5)所有的会计凭证编好案卷目录后，应装盒入柜保管，一般不能跨月或跨年装盒。必须认真逐项填写档案盒面上的内容。要购置专门的会计凭证柜保管会计凭证，做到既整齐美观，又查阅方便。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠，要坚决避免一些单位会计凭证或成包成捆，或层层垒叠，存取困难的不良现象。
(6)整理好的会计凭证须达到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。
2、会计账簿的整理方法和要求
(1)一本账簿无论厚薄大小，均视为一个整理保管单位，也就是一卷，各种账簿厚度一般不超过2厘米，以便于整理保管和查阅复制。
(2)每本账簿都要从“1”开始，统一用铅笔编写页号（计算机生产的账簿要有自动编制的连续页号，否则仍需人工编写）。正面有数据记载的编写在右上角，背面有数据记载的编写在左上角，每册账簿单独编一个流水号。活页式账簿在整理时将正反两面都无数据记载的空白页抽去，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；现金和银行存款日记账必须保存原状，不得拆散或抽去空白页。每本账簿都要在账页之前放置“账簿启用表”，并认真填写。计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。
(3)每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。
(4)凡整理好的账簿，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。每盒装几本，以帐本厚薄确定，装满为止，但不同年度的账簿一般不能混装在同一盒内。
(5)整理好的会计账簿应达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。
3、财务报表的整理方法和要求
分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。
4、其他会计核算资料
属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
(二)规范会计档案的归档时间
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。在实际工作中，一些财务会计部门觉得保管一年时间太短，不便于频繁查阅，可适当延长移交时间，但最长不超过三年。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
(三)规范会计档案的借阅制度
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
(四)规范会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限为25年；年度财务报告决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
(五)规范会计档案的鉴定、销毁
财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。保管期满的会计档案，应该按照以下程序销毁：
(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
参考文献:
[1]李和平.企业档案工作规范,实施指南,2010
[2]赵海林.档案人员培训系列讲座,2010
[3]邓绍兴,和宝荣.档案管理学,1988