摘 要：本文基于对于如何加强企业办公室系统的建设问题进行了分析，在分析了办公室系统相关知识的基础之上，阐述了自己对于加强企业办公室系统建设方面的几点思考。 关键词：办公室；办公室系统；自身建设
中图分类号：F238 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2012）02-0057-02
企业的办公室是企业的一个核心部门，是企业信息的集散地，是企业的指挥司令部，是对外进行联系与交流、对内进行传递信息，处理日常事务的一个重要枢纽。随着社会的进步、市场经济的发展，面对这样的形势，有必要对企业的办公室系统进行不断的自我建设，以便更好的进行企业管理，提高工作效率。
一、办公室系统概述
（一）办公室的界定
办公是人类处理集体事务的一类活动，是信息处理的一个重要的组成部分。办公室最初的含义就是有关办理公务的处所，随着社会的发展，为了满足更多的需要及对办公室功能的细化又出现了很多的类似性质的办公场所，使得办公室的工作范围不断被扩大化，涉及企业的方方面面。办公室主要是以脑力劳动为主的工作场所，主要对对企业的办公信息进行处理、查找、抄写、打字、收发、印刷、复制等；对会议的安排、组织等；对对外信息的联系及企业正常运转等日常工作的处理的机构。
（二）办公系统的组成要素
办公活动的主要目的就是为了实现科学管理，能否达到该理想化的管理程度往往取决于办公室系统各个组成部分的功能的发挥及它们之间的协调作用。办公系统的组成部分主要包括办公人员。办公制度、办公信息、办公机构、技术设施及办公的环境几个方面。办公系统的自身建设问题也主要是不断的完善对该几个部门的构建和优化，以实现企业对其进行建设的目的。
（三）加强企业办公室系统自身建设的必要性
加强企业办公室系统的自身建设，主要是对办公室系统中的人、财、物等各要素进行不断的优化，发挥其之间的协调效应，更好的实现对企业的管理工作。不管是在信息的通信方面、信息的管理、分析、传递还是企业活动的综合管理，优化办公室系统有利于对信息有效进行控制管理、对各部门事务进行有效处理及作出正确的决策。一个企业拥有完善的、高效率的办公系统不仅仅可以优化办公人员的工作，提高办公人员的工作效率，还可以提高信息的及时性、加快企业信息的周转，从整体上提高办公效率及生产能力水平；为企业节约大量的人力、物质资源、减少相关费用的开支。同时，在竞争非常激烈的市场中，信息是非常重要的，把握信息就能为企业获得机遇，为企业更好的战胜竞争对手、稳定市场地位都具有非常重要的作用。而这一切的发展受企业办公室系统水平影响之大是不可估计的，一个良好的办公系统所带来的优势关乎着一个企业的命运，因而加强办公系统的建设是具有非常之必要的。
二、加强企业办公室系统自身建设的几点思考
加强企业办公室系统自身的建设应该是全方面的建设，在加强自我建设的过程中，笔者认为应该多注重以下几个方面，必会为完善办公系统有所帮助。
（一）在处理业务方面的建议
1、综合协调高效严谨规范
所谓高效就是注重效率问题，在企业办公过程中要注重提高工作效率，防止办公人员“磨洋工”，提高效率需要在保证实效的前提下进行，减少工作中一些多余的环节，对于比较急的事情就必须在规定的时间内完成，并且还要办好。只有每个员工都注重效率的问题，才能不断的创新，并逐步提高工作效率，实现整个办公系统的优化。严谨就是要求工作必须认真，任何事情的处理都需要认真对待，要有 “举轻若重”的办事意识，认真的负责，防止错误的发生。规范就是按规章办事，每一项工作的开展都是有相应的制度给以规定的，只有按照规范化的程序办事，才能保证每个环节不会出现差错，从而保证办公效率。
2、办公系统中出现问题的除了非人为因素还有人为因素，人为因素的影响起着关键的作用。加强办公系统的自身建设，对于办公人员而言，必要的监督工作是必不可少的。通常在一些企业中，办公人员不脚踏实地的工作，报喜不报忧，发现问题不及时，责任心不强，工作效率低下等状况严重影响了整个办公系统的工作状况及效率。加强对办公过程中的监督，可以有效的避免这些情况的发生，对于提高办公效率是级有帮助的。通过必要的监督，使得办公人员能够提高工作的积极性，避免过多的懒散；通过监督可以发现工作中的问题，及时得以解决；通过监督可以增强工作的严肃性，对于出现问题的人员给予相应的处罚，同时也可以起到警示的作用。整个办公系统的自身建设，监督工作是必不可少的，也是建设过程中的一项重点工作项目。只能靠监督及其他的一些奖励、惩罚措施来妥善解决办公中人为因素所造成的不利影响。
3、重视调查研究工作
调查研究工作是企业进行决策的前提，没有调查研究就没有发言权，也就无法做出合理工作计划。调查研究是办公室发挥参谋作用的一个关键方式，只有通过调研把握一定的信息，才能为领导解决后顾之忧，帮助其做出正确的决策，并由针对性的开展工作。
（二）在加强办公室系统自身建设的保障措施方面的建议
1、加强学习和培训
办公室是企业的一个关键枢纽，办公室系统地位极其重要，其责任也重大。所以必须树立 “人争一流、事争先”的思想，严格要求自己的工作，并且做到态度认真、工作经得起考验。而这些要求的实现的前提还需要办公人员不断的进行学习和培训，树立终身学习的观念。对于一些办公过程中的一些日常事务、办公软件的使用、保养、维护、专业知识上的强化等都是需要通过学习和培训才能完成的。通过学习和培训掌握了雄厚的理论知识后，在将这些理论逐步运用到实践中去，才能更好的实现办公化的管理，提高办公效率，优化整个办公系统各要素。企业通过定期的组织学习和培训，用现代化知识来武装自己的员工，才能在办公过程中不断的提升自己的工作水平及技能，并且熟练的掌握对办公室设备的使用，提高办公的效率，实现较强建设办公室系统的目的。
2、改进办公人员的工作作风
正是由于办公室是一个企业的窗口，其工作作风的情况影响着整个企业的形象。如今企业在的发展，在社会上的形象问题也是非常重要的。因而提高企业形象就应该在关键部门――办公室进行着手。转变办公室人员的工作作风，要求办公人员在对外进行交流、洽谈、合作等过程中必须态度认真、诚恳。热情。牢固树立起企业全体人员尤其是办公室人员的责任意识，加快其办事的速度、保证办事质量。同时还应该培养其服务意识，工作勤勤恳恳、无私奉献的精神，杜绝享乐主义、个人主义、拜金主义。
3、完善制度方面的建设
一套合理的制度能够使得办公室工作奔着制度化、规范化、科学化的发展方向前进。所以需要不断的完善制度的建设，使得办公系统的有效运行有一套制度进行规范，辅助其功能的不断强化。对于制度的完善具体包括有关对于员工的工作制度、办公室的条例、人员管理制度等方面，只有提供一个制度保障，才能更好的实现办公系统的协调效应。
4、加强业务的交流
交流可以增加同事之间的感情，也可以推动工作的进度。而在现实中，每个人都在埋头忙于自己的工作任务，下班之后也就是各自回自己的家，缺乏一定的感情的互动和交流。加强业务的交流可以将每个人的工作经验与大家共享，实现资源的共享所产生的积极作用是很明显的。当一个办公人员在处理一件事情的时候遇到困难，通过寻求帮助得以解决了，在员工之间交流中将如何处理该种问题的步骤和技巧共享给大家，而当大家在遇到类似的情况的时候就会很轻而易举的搞定，很大程度上节约了办事的时间，提高了工作效率，同时还节约了成本。这正是业务交流所体现的积极效用。
（三）在对加强办公室系统自身建设上的认识上的建议
加强对办公室系统的建设就需要在认识上给予足够的重视，在以企业发展为中心的基础上，要更多的注重时效观念和质量观念。时效观念就是做到灵活高效的工作，有针对性的开展工作，提高工作的效率；质量观念就是需要不断的重视办公的质量水平。求，不断提高办文、办会、办事的质量和水平。同时还需要不断的进行创新，创新是发展的动力，也是进行办公室系统建设中不可缺少的一个重要因素，只有打破传统的观念思想，明确办公室在企业发展中的中枢系统的地位，才能使办公室成为企业的“大脑”、“军师”；另一方面还需要在机制上进行创新，进一步完善各项工作的工作程序、规范和标准，使每项工作都落到实处。此外还需要转变一下职能，办公室在实现其本职工作的同时，还需要为领导的决策提供服务，进行综合服务工作，其主要的转变就是从事务服务为主转为政务服务为主，从被动转为主动。这样的发展才是适合社会发展需要的。只有在认识上有所转变才能保证整个办公系统朝着理想化的方向发展。
结束语：办公系统的建设是一项系统工程，对其不断的完善是需要从方方面面给予重视并逐步改进的。本文对如何加强企业办公室系统的自身建设进行了分析，阐述了在自身建设过程中需要注意的一些问题或者建议。笔者认为从综合协调高效严谨规范、加强办公的监督工作、重视调查研究工作、加强学习和培训、改进办公人员的工作作风、完善制度方面的建设、加强业务的交流、加强对其自身建设上的认识等几个方面进行着手改进工作必能为办公系统的完善起到积极的促进作用。
作者单位：胜利石油管理局集体资产管理中心
作者简介：宫艳峰(1977- ),山东垦利人,胜利石油管理局集体资产管理中心（局属经济实体管理部）党政办副主任,经济师,主要研究方向:办公室管理。
参考文献：
[1]吴永刚，李峰，孔繁喜.浅谈如何加强企业办公室系统自身建设[期刊论文].办公室业务，2007
[2]吕凤利.浅谈对企业办公室管理的认识.[期刊论文].现代营销 2010(11)
[3]庄晋林,熊红梅,刘琴. 一个基于面向对象分析的中小企业办公室系统. 华北水利水电学院学报,2000.6