关键词：书本；计算机；载体 档案工作离不开载体，本文试论书本和计算机作为载体的渊源、特性和功能及档案一般载体和一些特殊载体的保护。 一、书本是传统的知识载体
人类何以能够从刀耕火种发展到今天掌握如此发达的科学技术？无庸置疑，书本在人类知识的积累、传播和发展的过程中起了至关重要的作用。人们最初将从实践中学习到的知识用文字的形式记载下来，流传于世，从而使更多的人掌握这些知识，掌握了这些知识的人又通过进一步的实践和反复深入的思考，掌握了更进一步、更深入的知识，再次将这些知识记载下来，如此反复积累，使人类所掌握的知识呈指数规律增长，以至于今天达到知识急剧膨胀的状态。考察在这种知识积累的过程中，书本作为知识载体记载和传播知识的方法，对于研究计算机在这方面的应用将是很有启发意义的。
书本用文字记载人类的所见所知，记载人类的思想。文字有最小的单位，汉字是"字"，英文是"字母"，汉字的常用字有数千个，英文只有26个字母，无论如何，这些最小单位的任意组合都是天文数字，都超出了人类大脑的记忆极限。于是从所有可能的组合中筛选出一部分组成有意义的词汇（当然这种筛选是无意识的、自然形成的），词汇的数量大约在数万个的数量级，可以认为是组成有意义的语句的基本单位，由这种基本单位组合成各种各样的语句，表达出人类的各种思想。词汇的含义是相对固定的（至少在不太长的历史时期内是固定的），人们通过自小的学习掌握这些词汇的含义，形成一种固定的理解。而词汇的组合虽然也有一些规律（例如语法），但对于这些组合所表达的含义却是要经过人类大脑的思考来领会的。一本专业技术书籍，其中的大多数词汇大家都认识，但只有受过专业训练的人才能读得懂，就是因为专业人员经过专业学习，懂得如何去理解每个句子的含义。所以，人类通过书本用大家都懂的基本单位-词汇，构造出各种有意义的组合，这种组合需要经过人类大脑的思考才能表达出其含义。
随着人类知识的积累，所要表达的思想越来越深奥，有些思想光靠文字已经很难表达甚至无法表达。数学就是一个明显的例子，为了表达复杂的抽象概念和运算，引入了一些非文字的符号，这些符号可以认为是词汇的扩充，所以我们说数学是科学的语言。
但是并非人类所有的思想、感知都可以用文字或其扩充符号来表达，即使这些思想、感知有时是很简单的。例如，一个人对于从未到过的地方，无论别人如何向他描述，总是无法在头脑中形成清晰的印象，但只要让他去一次，他就会有一个清晰的印象。这说明有些感知是语言文字无法描述的，即使借助地图、照片等辅助信息也难以表达清楚。
二、计算机是新型的现代载体
就象机械可以代替人类繁重的体力劳动、并且可以完成人类体力无法胜任的工作一样，计算机可以代替人类繁重的脑力劳动，并且可以完成人类脑力无法胜任的工作。在知识的积聚和传播这个方面，计算机理应发挥更大的作用。二十世纪初电影刚刚问世的时候，人们只是将舞台演出的过程或者实际生活中的现场拍摄下来，后来终于发现，原来电影拍摄是可以跨越时间、空间限制的，完全没有必要将镜头始终对着一个地方，于是才有了今天的电影技术。我们今天在计算机上的知识表达方式，是不是也有点类似于电影之初？书本对知识的表达方式，是依赖于文字的表达能力的，受词汇的限制，受人类对文字领会能力的限制，当表达复杂抽象的思维过程时，显得晦涩艰深，令人望而生畏。如果我们利用计算机表达知识，则完全可以不受文字表达的限制，我们可以让计算机帮助我们思维，也可以让计算机表达出书本无法表达的思想。
计算机作为知识载体的功能可达到什么程度，与计算机技术的发展有关，也与计算机应用的普及有关。知识的表达方式需要公众的认可，知识的积累需要公众的参与，新型知识载体的形成将会是一个长期的过程。在现阶段，从目前可应用或已接近实用的计算机技术状况看来，计算机作为知识载体似应具有如下的功能和特征：
具有自我阐释的能力。利用人工智能的知识表示方法，建立机器可识别的内部知识表示，让计算机自动进行推演，从不同角度阐述知识，或者通过人机交互，用机器推演的结果验证读者对知识的理解是否正确，这就是一种自我阐释的方法。在机器上演示思考时的心象，也是一种自我阐释的方法。再如对机械部件的描述，传统的方法是采用三维空间中分别在三个坐标平面的投影来精确地描述一个部件的形状和尺寸，这是因为书本和纸张是平面的，只能用这种方式描述，但是在计算机上，却完全可以在三维空间中用自由转动的方式显示一个部件的形状和尺寸，让观察者从不同的方向检视。
具有智能检索的能力。当学习者遇到困难时，可通过人机对话判断学习者缺乏哪些方面的相关知识，从本机或与其联网的计算机上检索到相关的资料提供给学习者。在目前计算机可理解的语言与人类自然语言仍有相当大距离的情况下，可能需要一种类似于关系数据库检索语言的知识检索语言，用来描述读者的检索要求和反馈信息。当然要检索首先就要有知识数据库，也许可以借助目前已经很成熟的关系数据库技术，但所存储的数据必须有可供检索的信息。目前这方面已经有了一些可供借鉴的标准，如IEEE的LTSC(Learning Technology Standards Committee)所制定的标准LOM(Learning Object Metadata)，这个标准规定了学习对象所应具有的属性描述，以及每种属性的编码。目前国家远程教育资源建设工程的技术规范，就是参照这个标准的。
没有空间限制。书本必须装订成册，每一本书的内容自成体系，计算机不必受此限制，特别是联网的计算机，所有的知识也许就集中存储在一部中心主机上，从而可避免重复性的劳动。
以知识点为基本单位，而不是以章节为基本单位。每个知识点的描述将是尽量独立的，即除了必要的基础知识，尽量不依赖其它知识，对于必须引用的知识，可自动通过网络查询提供给读者。
书本和计算机是我们现代档案工作中重要的载体，我们要掌握它们的特性，很好地利用和保护起来。
三、档案载体的保护
1、一般载体的保护。档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全。而不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中各种不同载体的存贮应配备专门柜架例如影片通常使用金属柜架录音和录像材料应使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进行其他保护性处理。
2、特殊载体的保护。下面介绍几种特殊载体档案的一般保护技术供大家参考。
1、照相底片
底片是一种化学感光材料极易引起化学变化和自毁它又属于胶质材料极易起火熔化和变质其保护条件要求较高。通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施，如放置中性吸湿剂。
2、照片
照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长，可调节库内环境的pH值添加必要的防霉剂。
3、缩微片
保管环境需有适宜的温湿度且不含有害气体。缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境温度不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。另外要选择适当的保管器具和存放位置。为减少其与外界空气的接触常选用密封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封。存放缩微品的柜架要求距地面15米以上以免潮湿和浸水。不常用的胶片最好立站以免挤压变形或磨损。使用中避免污染和刮伤图象表面，拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶卷的上下边缘。缩微片连续阅读不能超过规定时间，以免设备过热胶片受热易发脆变形。保存中胶卷不应卷得过紧不能加橡皮筋缠绕，不同种类的胶片应分开保管以避免产生化学反应等。
4、磁带
磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀，要远离磁性物体，防止磁带消磁。对于长期存放不用的磁带，要定期绕动，防止磁带粘连与生霉。录制孔应打开，以防误操作抹掉信息。
5、软磁盘
软磁盘需防磁、防折、防潮。不能直接用硬笔在磁盘上写标签，不能触摸数据读写区，磁盘保存中要立放防止挤压变形，写保护口置于写保护状态。
6、光盘
光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。其信号稳定性方面比磁盘好得多，但由于其数据密度比磁盘也大许多倍，要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出。光盘在使用中不能用手直接触摸数据面，放置时数据面朝上平放以免弄脏或划伤。用完后及时放回保护套或盒中保存中要放在保护套或盒中立放。光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。
由于新型载体档案的自身特点，为安全的保护和利用它们，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度，并严格审批手续。磁性载体文件应一式两份归档应将其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应另制做复制件利用中使用复制件，妥善保存原件。录像片也应另归档一套，可供借阅的用备份片。