摘 要：在高校办学过程中，每年都会产生大量的学生学籍材料，认真进行这些学籍档案的思考和分析，能够有效的提高高校的教学质量，维护高校教学秩序。因此做好高校学籍档案的管理和开发利用就有着重要的意义。本文简要的叙述了高校学籍档案的特点，以及高校学籍档案的管理和开发利用。
关键词：高校；学籍档案；管理；开发利用
高校的学籍档案包含了学生从入校开始到学生毕业离校过程中，具有保存价值的档案材料，学籍档案管理工作是高校档案管理工作的一个重要组成部分。完善高校学籍档案管理，加强学籍档案的开发利用，对维护高校教学秩序，提高高校的教学质量，形成高校良好的教学风气，实现人才培养目标都有着重要的意义。因此我们要从实际情况进行思考，按照相关的文件规定，以科学的管理手段，促进高校学籍档案管理，加强高校学籍档案管理的开发利用。
一、高校学籍档案的特点
（一）分散性和私密性。高校学籍档案材料来源于高校的多个部门，涉及的部门多、范围广，造成了一定的分散性，同时在档案中存在一些不宜公开的信息，如考试成绩、学籍变更等。
（二）原始性和真实性。高校学籍档案，是自然形成的历史记录，如历年成绩、奖惩处材料、学籍表更等，都必须是原始的记录，只有原始记录才能反映出学籍档案的真实情况。
（三）多样性和特殊性。因为学生在校期间各种活动的不同，就产生了各种形式和类型的材料。在其中有带文号的正式文件，以及各种文字材料、表册、各种相关的卡片，规格大小、标准都有着差别，这就使得学籍档案具有多样性和特殊性。
二、高校学籍档案的管理
（一）加强领导重视，强化学籍档案管理人员的管理意识
高校的学籍档案管理工作，材料量大，涉及面广，要想做好学籍档案管理工作，必须要有领导的重视以及各相关部门的鼎力支持。首先高校的党政领导人要把学籍档案的管理放在一个重点的位置，不断强调学籍管理的重要性，让学籍管理人员知道学籍档案工作是高校教学改革以及高校发展的需要，是学校科学化管理的需要，也是培养高素质人才的需要，强化学籍管理人员的管理意识。同时，分管学籍档案管理的高校领导要自觉的进行监督、部署，保证学籍管理的规范性和科学性。
（二）把常规管理和重点突出结合起来
高校的档案管理部门在进行学籍档案的管理工作中，要发动兼职档案员、各部门的行政秘书以及各院系的教务秘书等一些相关的人员，进行各种学籍管理方面的材料的收集和整理，把责任分配到具体的人员岗位，谁兼职就谁负责。同时要通过学籍管理相关的部门以及渠道，把学籍管理方面的重点材料收集起来，还要根据学校工作的时间性以及学校管理的阶段性，比如学校的招生阶段，考试阶段，三好学生和奖学金的评定等等，收集学籍管理方面的材料。
（三）做好高校电子档案和实物档案的优势互补。在高校的学籍管理中，电子化的学籍档案管理已经成为了一种普遍现象，但这并不是就意味着实物档案就失去效用。与电子档案相比，实物档案同样有着自己的优势。实物档案和纸质档案的表现形式直观，能够给人更加深刻的印象，同时实物档案的保存时间相对较长，保存的安全性也较高。因此，在高校学籍管理中，要把电子档案管理和实物档案管理的优势结合起来，达到优势互补的目的，更好的发挥出高校学籍档案的作用。具体的说，可以从几个方面来进行结合。一是保存好现有的实物档案，特别是其中的一些珍贵材料，还要做好档案的编研工作。二是及时的进行电子档案文件版本的升级。三是把分类代码进行完善，让实物档案号和电子档案号相互统一。四是让实物档案和电子档案的信息库相互关联，让查阅速度得以提高。
三、高校学籍档案的开发利用
（一）高校学籍档案开发利用的重要性和局限性
1. 高校学籍档案资源开发利用的重要性。对于高校学籍档案来说，管理只是为了更好的开发利用，当然如果没有学籍档案的管理，也谈不上学籍档案的开发利用，如果不利用，那么学籍档案就只是一堆废纸或是一堆没有用的数据。因此要积极进行学籍档案信息资源的开发，不断提高服务质量和学籍档案的利用层次。事实上，目前学籍档案已经体现出了一部分的功能和效用。比如在学籍档案中的成绩记载，各种奖惩情况，还有为毕业生将来的职称评定，工作调动，出国留学，干部选拔等等提供了真实的凭证。
2. 高校学籍档案开发利用的局限性。因为高校学籍档案自身的属性，决定了学籍档案的开发利用存在着一定的局限性，其价值限定在了一个较为狭小的范围内。而和自己无关学籍档案的查阅也并不是谁都可以进行的，有着指定的对象，有着必要的的手续。这些都让学籍档案不能够在更大范围中得到利用
（二）如何做好高校学籍档案的开发利用
1. 维护学籍档案的原始性和真实性
高校学籍档案反映学生在校期间各种真实信息，是学生在校期间各种信息的凭证，这些信息，如成绩、各种荣誉等，很可能直接关系到学生今后的工作或是继续深造，从而影响到学生未来的整个人生历程。在进行学籍档案的开发利用时，一定要保证学籍档案材料的原始性和真实性。有的学生在开具成绩单和毕业证明时，会做出要求，让工作人员进行修改，或是出具对工作或是继续深造有利的证明，在这种情况下，高校的学籍档案管理人员一定要严格按照规章制度办事，既热情的为这些学生服务，又要坚持原则，让档案材料的原始性和真实性得到保证。
2. 及时更新学籍档案的标准格式，和国际标准接轨
有的学生在毕业以后会选择移民或是出国留学，因此更新学籍档案的标准格式，和国际标准接轨有着重要的意义。在进行学籍档案格式的更新时，可以参照美国、英国、加拿大以及中国香港等国家和地区的英文证明资料，结合本校学籍档案管理的实际情况，和国际标准相接轨，不断改进和更新。
3. 开发非保密信息
要想扩大学籍档案的利用范围，发挥出学籍档案的作用，根本的问题还是在于学籍档案的划控,正确掌握住划控的标准，进行合理、定期的学籍档案鉴定，把保密的学籍档案材料和非保密的学籍档案材料区分开，进行非保密学籍档案材料的开放，让学籍档案得到充分的利用。对于依然处于保密原则的学籍档案，要在规定的范围内做好查询、咨询等服务工作，让高校学籍档案能够从多种渠道为需要的人利用。
4. 做好档案的编研工作。就目前来讲，历史档案的开发的形式中，档案编研是最有效的形式，通过对学籍档案的编研，可以让档案室从以前那种被动的服务模式转变成主动的服务形式，从零散的资料提供变为系统的资料提供。并且通过对学籍档案的编研工作，能够调整高校的教学计划，招生计划，以及为高校制定各种目标规划提供有力的信息支持。
四、结语
高校学籍档案的管理和开发利用是现代化高校建设的一项重要工作，要想做好高校学籍档案的管理和开发利用，就要针对高校学籍档案的特点，立足现状，进一步解放高校学籍档案工作的思想，以科学发展观为指导，树立创新的管理理念，实现国际化、信息化的档案管理工作。
参考文献
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作者简介：
梅琼（1972-），女，湖北竹溪籍贯，本科，湖北医药学院教务处，主要研究方向教学档案管理。