摘要:综合部正逐步取代办公室在许多企业悄然兴起，与传统的办公室相比，综合部面临的新情况更多、工作体系更加庞大、任务更加繁重和复杂，挑战更加艰巨。其工作质量、水平直接关系到整个企业信息流通、信息交流的快慢，影响着企业的运转效率。因此，如何提高新时期综合部的工作效能，已然成为一个值得关注和探讨的问题。
关键词:综合部工作质量思考
Abstract: the general department is gradually replace office in many enterprise sadly arisen, compared with the traditional office, integrated department faced new more, work system more massive, task more heavy and complicated, more difficult challenge. The work quality and level of the whole enterprise directly related to information circulation, the speed of the information exchange, impact on the enterprise operation efficiency. Therefore, how to improve the new period of the general department work efficiency, has become a concern and explored.
Key words: the general department work quality thinking
中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：
综合部，就是传统意义上的办公室，但其对办公室综合职能的概括更加贴切、准确。因此，近年来，“综合部”这个新的职能部门名词正逐步取代“办公室”在许多企业悄然兴起。因其“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，又被称之为“不管部”。随着社会的发展、企业的扩张，综合部面临的新情况更多、工作体系更加庞大、任务更加繁重和复杂，挑战更加艰巨。其工作质量、水平直接影响着整个企业的运转效率。因此，如何做好综合部工作，提高其工作效能，充分发挥其职能，使其更好地满足和服务于新时期国有企业发展要求，已然成为一个值得关注和探讨的问题。
综合部的基本职能
目前，许多企业的综合部担负着政务管理、事务管理、法人治理、人力资源和党建群团、企业文化建设等诸多职能。但不论职能再多，简而言之，其基本职能都可概括为“辅助政务、掌管事务、综合服务”，也就是“三办”（办文、办会、办事）。具体工作就是文字撰写、公文管理、档案管理、事务管理、信息调研、会议工作、接待工作、保密信访、服务领导、综合协调等。具体到每个企业，可视情况予以增减。
当前综合部工作中存在的主要问题和面临的新情况
（一）存在的主要问题
1.部门职能界定不够清晰
很多综合部管理者没有对部门内部各项职能作出清晰、明确的界定，往往凭工作经验和临时决策办事，当一大堆的事儿同时搅在一起的时候，就会出现顾此失彼，疲于应付的现象，导致工作效果不甚理想，劳而无功。
2.部门机构设置人员配置不尽合理
从目前企业综合部人员配置来看，很多企业都没有根据企业规模大小和综合部所担负的具体职能进行合理的科室设置或人员配置，不是过于精简、严重不足，就是配置过多、人浮于事。
3.人员素质与工作需求不相适应
以文辅政是综合部不可或缺的一项重要职能。随着企业的不断发展，业务的不断延伸，规格高、规模大的大型商务活动及会议越来越多，在一些国有企业，党建群团、宣传报道各项工作要求也不断提高，同时，为满足法人治理需要，企业文字工作量越来越大。在这种形势下，综合部要切实发挥好参谋助手作用，就必须切实加强以文辅政职能。而在当前，许多企业综合部“笔杆子”普遍缺乏，导致部分人长期体力脑力透支，而材料质量却不高。
产生这种状况的主要原因是人们头脑中还存在着根深蒂固的传统思想，认为综合部工作简单，人员素质要求不高，只要没法对口到其它部门的都可以安排到综合部，导致综合部人员专业素质较低，加之一些人学习主动性不高，责任心不强，得过且过，大多愿意从事事务性工作，造成部门臃肿，人浮于事，导致工作人员的素质不能满足工作需要。
（二）面临的新情况
1.服务对象要求更高。当今企业，领导干部队伍年轻化、知识化、专业化程度越来越高，社会公众文化水平、认知水平也在不断提高，服务对象的素质提高对综合部工作质量提出了更高的要求。
2.工作环境更为复杂。当前，我国正处于建设小康、和谐、民主社会的关键时期，国有企业遗留及新生问题较多，企业内部矛盾及社会问题错综复杂，各类上访事件时有发生，综合部协调工作难度较前有所加大。
3.办公工具更为先进。电子办公工具的不断更新换代，电子政务的实施，提高了企业管理工作的质量和效率，但也对综合部工作提出了更高要求，要求综合部人员与时俱进，不断学习，不断提高。
4.人员变动更加频繁。在许多国有企业，特别是工程建设领域企业，随着科技手段的不断进步和充分运用，项目周期越来越短，单位人员的流动性随之增加，综合部人员的稳定周期变得越来越短。综合部人员必须不断适应新变化，及时掌握新情况。
二、做好新时期综合部工作的对策
（一）准确定位，科学配置，合理分工，明晰权责，各司其职
要提高效率，做好各项工作，必须对综合部的工作职能有一个准确的定位，并在此基础上科学地进行部门人员配置，对部门人员给予合理的分工，明确其工作职责权限，只有权责明确，才能各司其职，才能忙而不乱。
1.综合部职能界定及现状分析
（1）辅助政务。在综合部诸多基本职能中，辅助政务应该是工作重点。只有把以文辅政、信息调研、办文办会作为工作重点，才能有效地发挥参谋助手作用。而且，随着国有企业的不断发展壮大，业务的不断扩展延伸，以及新时期国有企业党建群团、宣传报道等各项工作要求的不断提高，规格高、规模大的大型商务活动及会议越来越多，需要完成的文字材料在传统文、电、稿及计划、总结、报告的基础上激剧增加。同时，为满足法人治理需要，法人治理规章制度及“三会”（股东会、董事会、监事会）预案、披露信息需要起草，综合部文字工作量越来越大。在这种形势下，综合部要切实发挥好参谋助手作用，就必须切实加强以文辅政职能。
而当前综合部的现状是文字能力较强的“笔杆子”普遍缺乏，一般一个单位就一、两个或几乎没有，他们必须夜以继日笔耕不辍才能勉强应付，导致个别员工长期体力脑力透支，处于严重亚健康状态，而材料质量却不高。
（2）服务协调。与其他只具有业务性的职能部门相比，综合部是企业的中枢部门，其工作涉及到企业各个部门、各个环节，因此，沟通协调是综合部的一项重要职能，只有建立良好而有效的沟通渠道，才能确保公司决策和领导意图不走样。同时，综合部还要为单位领导、各部门、广大员工和基层单位服好务，承担起日常办公用品采购，车辆、会议安排，来宾来访接待，组织各类学习娱乐活动等各项行政事务，可谓千头万绪，纷繁复杂.从主观上讲，综合部非常想把各项服务协调工作做得尽善尽美，但经常却是整天忙得晕头转向，却不知到底忙了些啥，工作效果不甚理想。
2.综合部机构设置、人员配置及分工原则
（1）机构设置原则。应根据企业规模及综合部的性质任务、工作量进行综合部层级设置。规模较小的企业可只设部长――（副部长）――职员；较大的可设部长――副部长――科室――职员，并实行层级负责、分级管理。
（2）人员配置原则。要使综合部人员配置更为科学合理，必须以“办文、办会、办事”这一基本职能为基础，以满足工作需要为原则，根据企业规模大小，进行合理配置。首先应确保进入综合部工作的每个工作人员都具有良好的素质和能力，这是保证综合部整体素质的前提。其次要确保综合部工作人员知识结构和智能结构能够互补，既要有以写作见长的人员，又要有以办事能力见长的管理型人才，还要有提供技术服务为主的技能型人才。
比如“办文”人员配置可分为两类，一类为负责公文处理的文书人员，一类为负责文字撰写的文秘人员。文书人员应当非常熟悉公文的种类、结构、特点和公文处理的原则、要求及行文制度，并且具有一定的保密性、较高的工作热情和政治觉悟。文秘人员必须有较强的文字能力、政策把控能力和一定的思想深度、站位高度。
“办会”人员则应当熟悉会务工作和接待工作礼仪、规范、流程，具备较强的统筹协调能力，同时还能熟练掌握视频、PPT制作、音响话筒调试等专业技能。配合企业宣传报道和会议需要，还应配备具有一定照相与摄影技能的人员，以便在工作中及时、完整、清晰地记录下有关影像。“办事”人员要有较强有日常事务处理能力和较高的服务热情。
（3）分工原则。分工是为了明确权责分配，做到事事有人管，人人有事干，分工时要对部门人员作全面分析，尽量做到扬长避短，各尽所能，适才适用，实现人与事的最佳结合。在分工的基础上，必须强调协作精神和补位意识，做到分工不分家，有事大家帮，使整个部门始终处于一种完美无缝的工作状态。分工后，部门负责人应对部门予以充分信任，适当放权，减少请求汇报程序，提高工作效率。
（二）提高制度化、标准化、流程化、自动化管理能力
1.实施制度化管理
面对繁锁的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，要提高综合部工作效率，必须加强制度化建设，对公文处理、印信管理、档案管理、来宾接待、物品购置发放、车辆调度、信访处置等都要明确其操作程序和工作流程，以制度形式予以明确规范，使人人养成自觉遵章办事的习惯。在制订制度时应多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一些定性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。其次要提高制度执行和监督力度。有良好的规章制度还需要通过有效的监督将它执行到位，否则再完备的制度也只是一纸空文，所以综合部要用制度来约束人，绝不为不按制度办事的人开绿灯，只有这样才能把颁布的管理文件落实到位，才能做到有条不紊，忙而不乱。
2.实施标准化管理
（1）公文模板标准化。为确保常用公文撰写规范，减少格式套用程序，提高办文办事效率，综合部应制作常用公文（上行文、下行文、函、会议纪要）格式模板，将基本结构和撰写要求模式化，统一提供给企业内部相关单位、部门使用。
（2）会议组织标准化。会议的种类很多、规模各异，小型会议凭经验组织基本能够满足会议需求，但承办大中型会议一定要有一套系统的标准化筹备组织流程，按标准流程做好会前准备和会中控制工作，只有这样才能确保会议组织有序、忙而不乱。会前准备应做好四方面工作：一是提出会议建议方案，包括会议主题、时间、地点、议程日程安排、会议规模、参会人员、经费预算、筹备分工等；二是及时将建议方案报领导或上级单位审批，由多家单位联合主办的还需召开会议进行审定，以纪要形式确定相关内容；三是制发会议通知、邀请函（附回执）、有关票证（入场券、通行证、代表证、嘉宾证等），包括会议名称、内容、参会人员、时间、地点、相关要求和注意事项等。四是做好会议筹备工作。一般性会议可按照会议方案分工开展准备工作，大中型会议应成立专门的会议筹备工作机构，其下设若干工作组（如秘书组、协调联系组、现场组、宣传组、安全保卫组、后勤保障组等）开展工作，分别做好会议文件材料（主持词、领导讲话稿、经验材料、会议文件、会务手册等）准备（材料准备应分工合作，统筹安排），参会人员名单收集与分组，会场布置，会议必须品（签到簿、座牌、电脑、投影、录音笔、话筒）准备和与会人员住宿、膳食、交通、安全、医疗等后勤服务保障工作。会议召开前夕，筹备机构领导应带队对筹备事项进行逐一检查落实，会议期间，担当现场总指挥部，统一指挥协调督促各组负责人及相关工作人员认真履职尽责，确保会议每一环节都处于受控状态。将以上过程和内容制作成一套基本固定的会议组织流程模板，再根据每次会议内容、形式、规模作适当增减，既可基本确保会议组织有条不紊，不出大的纰漏，又能使会议组织者不至过于疲累，劳而无功。
3.实现自动化网络化办公，推行电子公文。
办公现代化是办公发展的必然趋势，实行电子公文网上交换是公文处理的必然发展方向，可为企业节省大量人力物力，推进综合部工作科学化，提高工作效率。现在网络使用已经非常普遍，大部分企业除可以上互联网外，一般都有自己的局域网，系统之间、部门之间都是联通的，可以充分运用网络信息储量大、各项功能齐全、运行速度快捷和操作简便的特点，建立电子政务内网，引进现代化办公软件，将日常办公、资料档案存储、文件收发、会议管理等都通过网络来进行，加快信息传递速度，提高办事效率。在推行电子公文的过程中，企业全员要自觉树立现代管理意识，努力适应现代化办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。
三、以人为本，创新管理，待遇激励，增强凝聚力，提高战斗力
人是生产力中不可或缺的因素，要做好综合部工作，必须创新管理思路，在强调综合部工作的服务性的同时，坚持以人为本，尽量创造一种轻松、和谐、温暖、健康的工作环境，切实关心综合部工作人员生活工作中的难题，帮助他们解决待遇、职级和职业发展规划问题，最大限度地调动综合部工作人员的积极性，最大限度地发挥综合部工作人员的整体合力，开创一种团结向上、积极奉献、努力作为的工作氛围，使综合部真正成为“一池活水”。
参考文献：1.《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）
2.《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）
3.关于印发《科学技术部会议管理办法》的通知（国科发办字[2007]749号）
4.《国家电子政务网络技术和运行管理规范》（GB/T21061―2007）
作者简介：张燕，性别女，籍贯四川隆昌，1973年6月22日出生，汉族，经济师，大学本科学历，现任中铁二局绵遂公司综合部部长，从事高速公路综合政务管理工作。1995年7月进入中铁二局工作，在国有大型企业从事综合政务及人力资源管理工作17余年，对企业综合政务管理有一定的了解和认识。