摘要:为了加强资产管理,实现资产全寿命周期的可控、能控、在控,提高资产运营效率,降低资产全寿命周期成本,河北省送变电公司以资产的全过程管理为主线,以信息化系统为手段,从优化资产的流程管理入手,结合会计与税法等法规制度对资产管理的要求,建立了资产全寿命管理信息系统。该系统建立了报批方便、流程快捷、账目清晰、责任明确的资产全方位管理模式,对资产的计划申请、合同签订、采购分配、入库、领用、维修、消耗、调拨、转让、盘点、内部租赁、租赁结算、报废、处置等各项资产活动进行流程控制,实现了资产动态变化的实时监控与准确反映,为公司经营决策提供有效的依据,实现了资产全过程控制、全寿命周期的管理。
关键词:实物资产 全方位 全寿命周期管理 维修消耗 内部租赁
一、实物资产管理系统的建设背景及必要性
送变电公司是以野外工程施工为主的电力企业,并且资产数量多、类别多、使用部门多、资产分散。公司资产的价值管理由财务部负责,实物管理按照类别分别由物资分公司、综合服务分公司、信息中心负责,实物分别由各个使用单位或部门负责使用保管,以前三个实物管理部门分别使用三套软件,致使部门之间各行其是形成信息孤岛,存在诸多管理漏洞以及大量重复劳动、无效工作,管理效率低下而且容易出现差错。传统的资产管理侧重于价值管理,认为资产管理是财务部的职责,缺乏全方位资产管理理念,针对实物资产的管理不到位,尤其对资产的维修、消耗、调拨、处置等后期管理缺乏足够的认识。原有资产管理存在重视固定资产管理,忽视其他低价值资产管理;重视生产用资产管理,忽视非生产用资产管理;重视在用资产,忽视账销案存资产;各类低价值电子类办公资产无序购置等现象。由于缺乏统一、科学、实用的管理手段,人员素质参差不齐以及过去外延式粗放型的管理手段,致使各类别资产在各环节不同程度地存在管理控制风险。
二、实物资产管理系统的特点介绍
(一)实物资产管理系统的基本理念和管理手段
实物资产管理系统以资产全寿命周期管理为基本理念,利用公司网络平台,运用信息化手段,以源头治理和过程控制为核心,以防范风险和提高效率为重点,通过梳理《招标管理实施细则》、《固定资产管理制度》、《工器具管理办法》《机械设备管理规定》、《办公用品管理办法》《废旧物资管理办法实施细则》等规章制度,完善和优化各环节相应的管理体系和工作流程,明确各个岗位的管理权限,收集、分析和运用资产新增、调拨、维修、消耗、租赁、报废等全寿命周期的相关基础数据和信息,使资产的增减变动、使用维护每时每刻均处于受控状态,保障了账物相符,同时为资产的购置及合理配备提供有效的参考依据,降低设备故障率、有效防范风险,实现资产的全过程控制、全寿命周期的闭环管理。资产全寿命管理信息系统使用中,流程控制、权限控制是各关键控制点的核心内容。
(二)实物资产管理系统的管理范围及目标
实物资产管理系统的管理范围为“全方位范畴”,除了作为固定资产管理的资产之外,还包括低值易耗品,电子信息产品、消耗性办公用品等全部公司自用的流动资产与非流动资产。
实物资产管理系统的管理目标是“全过程控制、全寿命周期管理”。对资产的计划申请、合同签订、采购分配、入库、租赁计划、租赁、退租、租赁结算、领用、维修、消耗、调拨、转让、盘点、报废、处置、残值回收以及资产的配件更换和消材领用等一系列资产活动进行流程控制,实现对资产使用的全过程控制、全寿命周期的管理。
(三)实物资产管理系统的内容及功能组件
资产全寿命周期管理所要解决的问题主要有三大类:一是资产的计划采购,包括计划申请、合同签订、采购分配、入库;二是资产的使用运行,包括资产领用、维修、消耗、调拨、转让、盘点、报废、处置等;三是内部资产租赁,含租赁计划、租赁、转租、退租、租赁结算等。
(四)实物资产管理系统的功能特点
1、通过“一站式”的资产信息管理系统,达到了价值管理、实物管理、运行使用等部门的数据共享,改变信息孤岛现象,实现统一管理。
2、通过按照资产管理制度、标准、办法等规定,设计制作统一的管理流程,对资产管理进行严格的流程控制,有效防范风险;所有环节实现信息化管理,结合短信平台的通知功能,缩短审批时间,提高工作效率,并进一步实现无纸化办公,提供了有力的制度保障。
3、支持多功能查询,适应不同的管理层次对数据的不同需求。如:分别以资产使用人、资产类别、部门分类等进行查询,实现资产管理到物、责任到人,全过程管控。
4、在资产流程中随时提供流程图,使系统简单易用、方便操作。
5、具备严格的权限管理,根据不同岗位设置申报、审批、查询、汇总等多种权限,方便不同管理层面的管理者的具体应用,保证数据安全、资料保密。
6、系统有较完善的安全措施,关键数据进行加密处理,防止各种途径的非法访问,做到安全保密。
7、实物资产管理系统可针对单台资产进行全方位管理,主要体现在对单项资产的维修、消耗进行单一管理。资产生命周期功能记录了资产使用过程中产生的维修费用和使用成本,为部门考核和内部核算提供详细的资产使用数据。实现了资产管理精细化要求,使管理者对每项资产的维修消耗状况了如指掌。
8、加强公司施工设备和工器具的内部租赁管理,保证每月租赁费结算的准确及时,为财务核算提供区分租赁单位和工程项目的施工成本数据,为内部考核工程项目结算提供可靠依据;提供不同项目部之间设备及工器具的转租功能,满足租赁单位的使用需求,使管理者掌握设备及工器具的分布及使用情况。
三、实物资产管理系统的应用效果
1、规范岗位工作,推进依法理财。通过实物资产管理系统的使用,开展资产全寿命周期管理工作,建立健全公司资产管理与内部租赁核算制度,梳理岗位工作内容,反思工作中存在认识误区,规范资产管理,有效促进资产管理职能的更好实现,确保资产安全。
2、固化工作流程,提高工作效率。通过实物资产管理系统的流程控制,进一步固化资产管理流程,完善内部控制管理体系,突出技术和专业管理,提高资产内部运转效率。有效地解决了资产管理中对“实物”生命周期的精细化管理,改变了原有资产管理只重视固定资产管理,忽视其他低价值资产管理;重视生产用资产管理,忽视非生产用资产管理;以及忽视账销案存资产、各类低价值电子类办公资产无序购置等现象。
3、提高人员素质,提升业务水平。资产全寿命周期管理信息系统的开发和使用,通过优化管理流程,使资产管理相关人员岗位职责更加明确,工作程序更加规范。加强了信息化管理手段的使用,通过业务培训,提高了相关人员的业务水平,同时管理系统制定严格的流程控制、权限控制,有利于加强内部控制,纠错防弊。
4、推动信息化建设,实现资产全寿命周期管理。进一步加强了资产信息化管理,提高信息技术应用水平,建立了报批方便、流程快捷、账目清晰、责任明确的全方位管理模式,使资产信息、业务流程信息实时共享,实现资产全过程控制、全寿命周期管理。
综上所述,实物资产管理系统的开发和使用,落实了公司相关的管理制度,实现了对资产管理中存在风险的控制,推进了内控制度建设,规范了资产管理行为,优化了管理流程,提高了工作效率、质量,加深了员工对资产全寿命管理的认识,提升了资产管理水平,达到信息共享,实现了资产全过程控制、全寿命周期管理。