一、协调服务是办公室工作?人员必备的理念 什么是协调？协调有和谐一致，配合得当之意，就是正确处理组织内外各种关系，运用恰当的方式方法，及时排除各种障碍，理顺各方面关系，为组织正常运转或某项工作创造良好的条件和环境，促进工作目标的实现。因此，“协调”，不仅专指担任各级领导职务者才能拥有的权力和经常使用的一种工作方法，也是办公室机关工作人员离不开的一种工作手段。
对每一个办公室机关工作人员尤其是领导机关的干部来说，其承担的每一项工作，包括信息的收集、领导意图的落实、工作的推进等等，都离不开“协调”这一工作手段。向领导说明情况，出主意，提建议，是为对上服务；向有关单位调度情况、收集意见和协商、研究解决具体问题，是为对下协调；与本单位内部其他部门协调配合，是为对内协调。协调服务应是每一个机关工作人员提供主动、高质服务必须使用的一种工作方法。协调服务是否具主动性、质量是否合格，也是检验个人工作水平的重要方面。
二、协调服务是办公室工作?人员必做的功课
有句古话“以史为鉴”，这是相对于整个社会的发展来说的。而相对于每个人的工作进步来说，各个时期的回顾小结既是一面镜子，也是助推器。我在办公室工作了多年，一直得到了领导和同事们的不断帮助，自己也常常反思和总结：那些得到了领导或部门同志肯定的工作，无一不是经过了过细的协调服务过程。越是想得周到，越是注意到了每一个细微而重要的环节，工作就越到位，领导和同志自然越满意。
例如办会中的会议通知，有时不能仅仅交待完时间、地点、内容就了事，必要的时候，关于领导意图（会议的背景、预想目的等）的交待、部门态度（尤其是重要部门之间可能有较大分歧意见时）的收集，是否需要其他科室配合等，就包含了对上、对下、对内的协调，办会人员要从这些方面主动协调服务。
又如办文，以会议纪要的撰写为例，有时会议议决的事项可能只是一个原则，或是更多的只靠“意会”，但是为了便于操作，在会议纪要中又必须把这一事项写具体、写透，这就需要办文者在正确理解领导意图的前提下，与相关部门协商，征求意见，对部门之间的不同意见，要进行协调综合，有时候要逐字、逐句斟酌，甚至要反复几个回合，必要时还要再请示领导。这种过程虽然麻烦，但是必须。这样，最后形成的文字才会清晰明确、有操作性。领导和相关部门的同志即使嘴里不说出来，内心也是满意的。
再如办事，比如在市长热线工作办理中，要落实好一件领导委托或交办的工作，如果涉及到几个单位，且处理过程又比较复杂的话，那就必须要经过协调这个过程。在此过程中，是否能把握好岗位职责和领导授权，做到积极主动、敢于负责；提出的观点和解决问题的意见是否与所站的位置相符，能否使各方信服和理解；展示的形象、言谈话语是否能体现全局意识、较高的政策水平和工作水平等等，都在检验着个人的真实水平以及执行能力。
还有值班中的紧急事务处理。接到紧急情况报告后，要立即报告领导并将其指示迅速下达。这是无可置疑的。但是如果存在以下两种情况，那么在保证信息及时性的前提下，还应先行初步核实：一是如果报告人不是法定的权威单位或职能部门时；二是如果发现上报的情况中可能存在疑点或模糊信息时。另外，为了保证紧急情况处理不被延误，在报告领导的同时，要将情况通报到有关地区和部门，必要时还要进行简单布置。缺少了上述的核实、调度等协调工作，就会影响工作的高质高效。
三、协调服务是办公室工作?人员必具三种功夫
要搞好协调服务，三种功夫是必不可少的。一是要善于交际。要坚持以诚待人，平时多作换位思考，把管理理念融入到服务中去。毛泽东同志曾说过：谅解、支援和友谊比什么都重要。俗话说：“人熟好办事”。协调是在人与人之间进行的，良好的人缘交际，是顺利实施协调的必要条件。 有了好的人缘交际，就可产生一种和谐的气氛和相容的心理，协调起来就顺利得多。获得好的人缘交际，要靠好品德，要宽厚待人，广交朋友。人际关系中有一条规律：只有尊重别人，才能得到别人的尊重；只有给人友谊，才能得到友谊。
二是要善于捕捉时机。要善借“东风”捕捉时机，借了“东风”可以“顺水推舟”，但切忌欺下瞒上，装腔作势。这一点对搞好上下协调都很重要。比如对上，某段时期领导正在思考某一重要问题或某项重要工作该如何办理时，这时提出恰当的协调意见和建议，就容易被领导吸收或确认。又如对下，如果正好上级开了一个会，有了明确的指示；或下发了文件，有了具体的规定；或某个领导人对这个问题或相似情形作了指示，等等。假如这些有利于问题的协调解决，就不要放过这个机遇。推动工作时，要特别注意实事求是，不亢不卑。
三是要讲究语言技巧。说话本来有四种限制：一是人，二是时，三是地，四是气。也就是说，对象、场合、时机、氛围很关键。将这四者融合好了，就是语言艺术。会说话的人一句话可以促成事，不会说话的人一句话可能把一件大事办糟。首先要约束好语言，用词准确，表述清楚，要用上级的指示、领导的意图来规范自己的语言，不要讲散了，更不能走腔跑调。其次，说话要注意情绪管理，尽量有感染力、说服力，让人感到亲切，愿意听；在出现“弄僵”的苗头时，要及时控制情绪，掌握氛围。要注意软化矛盾。碰钉子时，要缓和气氛，注意做好软化、消除工作，来回传话，既不能“失真”，也不可“逼真”，以避免激化矛盾。再次，要根据不同的对象把握好分寸。孔子有言：“不得其人而言，谓之失言”。对平行机关部门的协调，基调是互敬，是磋商，但又不要放弃应有的位置和原则；对领导的协调，则多用请示、探询的口气。
协调各方的目的是为了取得实际效果。上述三种“功夫”，归根结底是为了生成解决问题的能力。因此，要注重不断提高立足实际现状观察、分析、解决问题的能力，要善于正确分析各方矛盾所在、原因所在，通过扩大共同点、缩小分歧点，达成某一方面的共同认识，形成具可操作性的措施，以确保某项工作的顺利实施。
（作者单位：江西省萍乡市人民政府办公室）