摘要：本文从有利于档案原件的保护；有利于简化整理 提高工作效率；有利于档案信息资源的整合和共享；有利于档案的检索和利用几方面论述了企业档案管理信息化的重要性。从档案标准规范及制度法规的不足；档案人才队伍建设的不足；信息技术发展程度的不足几方面论述了企业档案管理信息化存在的问题。
关键词：企业档案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
一 企业档案管理信息化的重要性
计算机的快速发展使我们步入了一个信息化、网络化的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会活动的方方面面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为记录企业发展的历史证物，见证着企业发展的每一步。企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作，保存好利用好这些档案是企业管理的重中之重。
企业档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平。企业的档案管理信息化，不仅重要而且必要。针对企业档案管理信息化的重要性综合分析有以下几点：
（一） 有利于档案原件的保护
企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等活动中形成的具有保存价值的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始资料，它是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多的直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏和丢失，可以达到保护档案原件的目的。
（二） 有利于简化整理 提高工作效率
企业的生产技术、产品工艺、财务管理、员工档案、用工性质等，也是档案管理中特别重要的组成部分。这些档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。档案信息化条件下分类可以取消，对收集来的文件材料，划定保管期限后，在每个保管期限下进行编号，每年一个流水号，这样简单易行，也便于日后插件（即把没有按时归档的文件插入整理好的文件后），查阅可以在档案管理系统中快速找到、打印。不进行分类可以让档案人员从繁琐的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到加强收集、深化检索、开发利用、编研等更有意义的工作上来，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案信息经过及时有效的传递后，还必须通过利用者的有效利用，活化档案信息。因此，可以建立同行业区域性的信息网络系统，开展互借、交换目录等，及时有效地传递信息，促进资源共享。
（四） 有利于档案的检索和利用
实现档案信息化能充分利用现代网络技术，实施档案信息网上查找、咨询和直接提供利用的过程，它是档案信息化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，在档案的检索利用上，企业各部门、处（科）室，可以根据自己的需要获得及时、准确的资料信息。
二 当前企业档案管理信息化存在的主要问题
（一）标准规范及制度法规的不足
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，由于在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序，原本清晰的法律责任界限变得模糊。缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。??
（二）档案人才队伍建设的不足
人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。而目前对档案管理人员的素质提高很少纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。?
（三）信息技术发展程度的不足
档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生命周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。
三、实现企业档案管理信息化的对策
（一）制定统一细则，完成档案信息存储的数字化
档案信息存储的数字化，是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。
一是档案数字化输入。是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并进而直接提供档案信息为企业服务。
二是数字化档案的接收与管理。关注电子文件的形成和积累，研究其运作规律，提出质量要求；做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档；档案部门接收各单位纸质档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案部门统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。
（二）创新方式，建立完整的档案信息利用系统
建立完整的档案信息利用系统，实行一体化管理。可分为两个层次：一是单向传输。就是终端管理机构对档案实现以数字化为平台的计算机管理，并根据各网络终端用户需求，进行数字信息的单项定向传输。二是双向或多向传输。就是各立档单位均实现信息化管理，上下级单位及各立档单位之间，均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输。使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息，从而提高了馆(室)藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费，同时也有效地缓解了存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，更好地满足企业的需要，实现资源共享。
目前，企业有些单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者可以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
（三）注重培养，不断提高档案队伍素质
信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程。
（四）统一标准，促进档案信息管理标准化
档案信息管理的标准化指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准，由档案行政管理部门会同有关部门予以研究、制定并颁布实施的过程。这是档案信息化的前提和基础。
档案信息化程度越高，范围越广，对档案信息管理标准化的要求也就越高。主要内容有以下五个方面。一是档案信息采集标准化：档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局制定的（档案著录规则）等一系列标准进行；二是档案信息存储的标准化：指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，目前多以硬盘为存贮方式；三是档案信息管理的标准化：档案信息管理与档案实体管理的明显区别，在于信息载体的特殊性；四是档案信息网络的标准化：由于档案信息的特殊性，决定了大量信息局限于内部局域网范围，档案信息网络必须分出层次，以决定档案信息利用的范围；五是档案信息管理软件标准化：档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么整个档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
综上所述，档案信息化是企业发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在企业各项工作中发挥不可替代的作用。在信息时代，实现企业档案管理信息化，对于加强企业档案的管理和充分发挥企业档案信息的价值，对加快企业的建设与发展具有十分重要的意义。
参考文献：[1]路凤英、衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J]，《档案学研究》，1999年03期。
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