摘要：本文详细讲述了OA办公系统在一家上市制药公司所起到的重要作用。通过Internet/Intraner模式使OA办公系统通过技术手段提高企业行政管理执行力：使办公效率极大的提高，基本实现公文、签报和流程审批电子化，大量减少办公用纸数量，从而降低管理成本。另外企业员工在内部网上学习到管理规范；通过知识管理中的档案管理、信息发布、公文管理等相关知识逐步建立健全一个具有资源丰富、内容分类、相互协作互通的知识库，同时基于工作流的概念，使企业各部门方便快捷的共享信息，高效的协同工作，通过工程流程解决办事程序繁琐、效率低下的管理瓶颈改变过去复杂、低效的手工办公方式。实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
关键词：OA 流程 效率 规范化
项目背景
笔者所在公司是一家集中药研发、生产、贸易为一体的大型中药企业，是国家中药现代化示范企业、国家重点高新技术企业、国内A股上市公司、国家创新型企业，获国家“质量管理先进企业”，“守合同重信用企业”等荣誉称号，现为全国制药工业百强企业。同时具有一支高素质、专业化1600余人的营销队伍,在全国29个省市建立了34个销售分公司、226个中心办事处，与全国146家医药商业公司建立了长期稳定的业务关系，产品覆盖近7000家县级以上医疗单位。
一、随着企业不断的扩大化，给多元化企业行政管理带来了许多问题
1.各分公司、子公司之间难以沟通、缺少实时沟通。各种传真、电话所产生的巨额费用，很多文件、申请需要纸质打印不仅浪费人力财力，还致使很多行政事务执行起来不是很理想；
2.公司政策无法及时下达到各销售办事处，无法形成规范化的一体式管理；
3.各办事处各项费用、业务呈报无法及时到达公司造成公司管理层无法获得第一手资料，对营销政策的制定和形成缺少科学依据；
4.分公司与总公司之间信息无法共享；
5.各种行政事务的审批环节多，涉及面广。有的环节还要涉及到跨部门、跨系统、跨公司，还会经常找不到领导签字或者就算找到领导但是也因为对方正忙于手头的事情而无法签署，不但耽误时间而且影响效率。
在此背景下，公司高层果断决定由笔者所在信息部门牵头，部署运用OA办公自动化系统对整个企业集团进行流程管理和日常行政事物的信息管理，实现内部公文无纸化，工作审批流程从而得到高效率运作，使企业管理更加规范化。
二、集团企业在部署OA办公系统后可以具有以下重大意义
1.首先是系统本身通过统一部署，搭建基于WEB2.0方式的系统平台，所有系统之间的数据交换通过光纤交换机进行读写，解决了数据传输的瓶颈。另外所有用户采用以员工号为用户名，由企业AD域统一认证管理，充分发挥信息系统集成优势，做到信息资源共享，并且后期维护方便，扩展性强。
2.有效提升员工办公效率
OA办公系统是基于WEB2.0模式。不但能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，而且可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间通过能上网的电脑或者手机都能够在这一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。
3.快速提升企业反应速度
对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，OA办公系统中的图形化流程图可以使每个流程环节的人员都能清楚的知道我要做什么和怎么去做，流程发起人也随时能够了解到自己发起的流程目前在哪一个环节。如：报告、请假、采购申请、用印申请、用餐申请、会议室申请、费用申请及核报等等各种申请报告。不会再出现以前职能部门不作为、互相推诿、扯皮的现象。流程每个环节都落实到具体办理人员，真正实现内部事务流程内部设置，内部管理，职权分明、高效、快捷、方便。图中显示的是企业出差申请流程的示意图
另外通过工作流还能将各个业务管理部门甚至是全国各地的销售办事处连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，工作流可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。
4.立刻提升企业执行力
在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过OA协同办公系统中的日程管理，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。
目前公司对管理方面的需求，特别是对规范性的追求逐步提高，主要是工作配合高效，资料查找方便之类的需求，通过协同OA系统信息管理即可解决这些事情。同时在OA二期项目中集成了企业邮件、电子传真、短信等功能，通过这集中电子方式的信息传递既能提升企业形象，又打通了内外联系的桥梁，沉淀了企业的客户资源。
5.提高企业信息化交互
分、子公司与生产部门以及上百个销售办事处单位实现公文无纸化内部流转、无缝交换，收文单位可以按日常收文处理流程进行登记、拟办、批示、承办等操作；建立部门、员工知识库。让每一个部门和认证专区、党群建设、技术交流、下载专区、信息管理省干警在同一平台实现发送信息、知识进行全集团共享，所有用户可以在线进行评论、热议、转载，系统可以自动记录下来访单位的姓名及时间；文件的传送可以通过OA办公系统中的内部邮件系传输到每个用户或部门人员手中。
笔者企业在施行协同OA系统中，对个人的工作管理提供了备忘等一系列个人工作的管理功能，使得从企业内每个人就能高效清晰的管理好自己的工作，促进企业内部人员特别是销售人员对每天的事务规范化、透明化，有据可查。
笔者认为在企业发展的过程中，此系统并不会落后或者淘汰。甚至在随着企业不断发展的过程中会不断的进行自我完善，根据每个发展时期的具体情况进行实时调整。特别是流程扭转管理，根据各业务管理部门的提出新的需求和要求不断加以修改完善，以满足企业管理需要。其中沉淀的数据更是企业永远的财富。通过详细设置的工作流，减免了各层工作、审批、申请等复杂事务的负担。工作流按照节点智能跳转，不需要人员奔忙跑动，可视化的工作流可以让使用人员清晰的看见处理环节的过程，方便及时催办。这就提高了企业各个脉络活动的效率。员工通过内部邮件彼此之间直接多人配合工作。多人同时接受任务，同时开始分布执行，提升工作效率。工作过程在OA系统上保留痕迹，领导可以随时查阅员工工作成绩，人事部门也可以全面把握员工绩效，适时褒奖。特别是销售管理干部对下属每天的工作任务完成情况、日常工作日程等都做到心中有数；同时工作过程中每个人都将自己有价值的工作结果保留到OA资料库中并归档，既方便了随时查询使用也不会出现因为某岗位的人员离开而后继者无所适从的情况。充分体现了OA系统在提高办事效率上的重要性。
通过每天高效率的办公，节约大量时间和精力，自然能使企业更具活力和发展力，这不但是OA系统在效率上的体现，也说明企业行政事务管理逐步向规范化、协同化方向可持续的发展。OA办公系统在企业中的应用不仅给企业内部干部员工带来了观念和意识上的变革促使管理模式上的转变；还会促使长期工作成果的沉淀，为企业形成了无形的资产和知识。不仅加深了企业文化更使内部员工交流学习成长增快。“快乐的办公、简单的工作”这就是公司运行OA系统的最终完美结果。