[摘要]当前很多地方档案部门在档案信息利用时存在着被动服务方式，也可以说信息资源开发利用滞后。我们知道，档案保管的主要作用就是服务应用于全社会，被动的档案信息利用会降低或影响档案事业的发展。作为档案工作人员，见证了很多部门这种档案利用服务方式，希望利用文章探讨这种形式，就档案信息资源利用中存在的诸多问题，谈一些看法及解决这个问题的有效措施。
[关键词]档案信息利用
被动服务 档案信息价值
一、存在的问题
1、数字重于工作
国家基层档案管理部门，在档案信息资源的开发利用上还是习惯于传统的工作模式，就是说年初上级有什么工作布置，下级就如何制定自己的年度工作目标，一年中就围绕着这个目标去努力“工作”。接近年底，上级部门进行年度考核，下级部门就积极应对，准备各类应考材料、设计上级“赏心悦目”的汇报材料。喜人的数字，甜蜜的话语，上级的高评，上下皆欢笑。满意的数字，给一个年度的“工作”划上了一个圆满的句号。不知这是不是地方政府各部门存在的一个普遍问题。
2、过程重于效率
国家地方档案管理部门在档案信息资源利用过程中，只要求档案信息查阅人员填写利用目的，也就是为什么来查阅档案，查阅后解决了什么问题。多数档案部门的情况是这样的：查阅人查阅档案时，要填写档案信息利用登记表，登记表除需填写单位名称、利用人姓名和证件号外，还要说明主要利用档案的作用，而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“工作人员退休年龄”等等。档案部门由于不注重利用人员的实际情况，在利用人员借阅结束后，没有对档案利用人员信息反馈进行交流。档案信息资源利用分两个阶段即初级阶段和高级阶段。初级阶段是利用者到档案部门查阅利用档案信息，这个阶段反映的是档案利用情况；高级阶段即档案利用人员通过利用档案信息的价值，使其在工作、学习、生产等诸方面，从不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解，在利用人员利用档案信息时有目的与之做些深层调研。
3、形势重于利用
国家地方档案部门注重档案利用信息反馈的程度越来越实际，但在收集有价值的档案利用实例时，大多数只是作为单位年度应付上级检查和考核材料的一部分。因此，当上级考核结束后就将其高阁储存，切断了把年度利用信息综合后进行分析利用效果的机会，或多或少地影响了信息资源的未来开发。
4、利用重于编研
国家地方档案部门在档案资源开发方面投入大量的资金、人力，但对档案信息资源材料的编研工作注重不够。社会各部门或百姓不了解档案住处资源情况，即档案部门所掌握的馆藏信息中究竟有哪些资料可供利用。对这些情况，这就是说档案部门没有了解全社会的动向和需求，也没有结合馆藏实际去编研一些参考性、指导性的资料，提供给社会参考利用。这种编研工作滞后，跟不上社会发展的现象，势必会影响档案信息资源的利用。
二、档案信息利用价值的定位
地方各级多数档案部门都能把每年档案资料查阅利用情况进行汇总，即某年有多少人次查阅了多少件(卷、册)档案，但对于该年档案资料利用所产生的社会效益和经济效益，却一无所知或知之甚少。因此，笔者认为档案部门需要了解和统计档案查阅利用情况，但更重要的是要了解和掌握档案利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想掌握这些情况，除了要求利用者主动提供反馈信息外，档案部门也要主动进行跟踪调查。此项工作的意义主要在于以下几个方面：
1、档案信息价值是否确定
档案是否具有保存价值，重要的看是否有使用价值。国家《档案法》中规定的“档案是国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”如保管档案不是进行利用，最有价值的档案也会失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。无数事例证明，有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用来体现。
2、档案信息利用是否有效果
档案业务工作涵盖的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的主要方面。收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个档案部门的工作实效，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题。用户通过利用档案部门的档案信息，获取了社会效益和经济效益，这就是档案管理工作有实效。
三、档案信息开发的措施
1、重视档案信息借阅记录的质量
借阅登记是各档案管理部门在档案借阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目填写清楚，做到必填的项目不漏填；二要把借阅档案的利用目的填写清楚，填明用作哪一项工作参考、具体借阅内容和预期将产生的作用和效益，这样便于掌握实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
2、执行好档案信息借阅制度
档案信息在借阅时，一般不能产生实际效益，而要通过利用过程，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时获取利用信息，可以建立档案信息用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话等一一登记在册，以便随时与用户联系。档案部门也可以把本部门的联系人和联系电话告诉用户，以利于用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利于加强与用户的联系，改进工作和服务方法，更好地为用户服务。
3、做好宣传档案信息借阅成果
档案资源利用结束后，发给利用人员档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷题名和获取的社会效益、经济效益。要将利用成果印发并反馈所有部门，使他们认识到档案的用途，真正懂得档案实际价值。档案资源信息的开发利用是各级地方档案部门服务社会、服务民生的重要举措，也是目前做好档案归档工作和档案管理的重要工作。各级档案行政管理部门和档案人员要切实加强责任，严格制度，档案归档和管理工作完成好，更重要的是要把档案资源的开发及利用做到实处，让人民群众看到档案的真实作用，使档案的价值更好地在为社会各界和经济建设服务上得到充分的体现，通过档案的重要作用，使社会各行业更好地重视档案，更加规范地管理好档案。