问题与影响 改革开放后，中国档案界向国外学习的对象由原苏联转向欧美。在对美国了解中的一个困惑是：为什么有档案馆，还建有Records Center?在朱弄清Records真实含义时，国内就将其译为文件，以区别于我们认为是档案的Archives。而当RecordsCenter~为“文件中心”、Records Lifecycle当成“文件生命期”被引进后，中国档案界对外来理论中Records的误读也由此开始。但众所周知的事实是：30年来，“文件中心”始终无法落地，却演变成提供红头文件查阅的“现行文件利用中心”；“文件生命周期”更是仅停留在理论与学术上，从未成为指导档案工作实践指南。直到世纪之交，随着信息技术的迅猛发展，“电子文件”及国际标准的引进，似乎终于让“文件”进入我国档案工作实践领域。于是乎，“国外不讲档案，讲大文件、讲信息了”!我们要“向文件进军”；甚至有人认为国外至今没有电子档案。
然而随着时间的推移，由引进国外概念、理论消化不良引起的困惑逐渐显现：如纸质数字化后称为档案，电子的原件却称为“文件”，本是国际档案管理标准却采标为“文件”管理标准；甚至出现有“归档电子文件”，却没有电子档案的怪圈。特别是碰到真正的文件工作者，此“文件”Records碰上彼文件Document，有点儿李鬼见李逵之尴尬。“文件”概念及理论使我们陷入深深疑惑：我们是文件工作者还是档案工作者?
带着实践的困惑、面对理论的苍白，笔者对Records进行了深入研究，从词源、法理、学理及实践等诸方面为其正名、正义、正理，以期解开困扰我国档案工作多年的疑问。(见2009、2010、2011年《档案学研究》第五期的文章，约5万字)
正本须清源
解铃须从系铃始。将Records译为“文件”，来自于对美国档案工作理论的引进。因此，必须从源头弄清Records本义。
1.文件与档案概念词源。Records最早出现在12世纪，源自拉丁语的recordare，字面含义是回想、回忆、记录，英汉辞典中解释为：记录，记载。案卷，档案；证据，证明；履历，成绩等。Documen*s也源自古老的拉丁语，意为：课程、样子，引申为教导、指示、公务文件。词典解释为：文献，文件，公文，证件，证书，凭证等。Archives源自拉丁语和希腊语，原始含义是：统治者的官署、公共机构、建筑，引申为存放在公共机构中的物品、档案；现代基本含义是：档案馆(库)及馆藏档案。(以下用R、D、A分别代表Records、Document、Archives)
由于词源、历史、文化和习惯的原因，英语国家在指称档案机构时多既有用A，也有用R Office；所以《不列颠百科全书》解释说：A也叫R、或R Office。香港特区政府网站上《政府部门常用词江》栏目有1l万多条公务词汇的中英文对照，其中144条含有R的词汇都是用档案来解释I 181条含有D的词汇绝大多数都译为文件。香港政府档案处的英文是Government Records Service。维基百科上我国的档案就是被称为R，除了档案界，国内没有任何界别将R当作“文件”。近年来英国效仿美国，将档案馆机构名称改为A，但档案依然是R。实际上英文中的事物、物品与其所属机构、场所往往是不同词汇，如：图书馆(图书)；美术馆(美术)，体育场(体育)，电影院(电影)；大学(大学生)；飞机场(飞机)等，通常都是不同的词。
2.文件与档案概念的学理。学理是指科学上的原理或法则。档案学作为应用科学，实践性强是其重要特征，但学理上依然具有、也需要特定且符合逻辑的概念体系支撑。1994年加拿大不列颠哥伦比亚大学(UBC)研究生在杜兰蒂和库克教授带领下，进行了“电子档案完整性保存”研究项目。该项目运用演绎的方法，“以纯理论方式，识别和确定电子信息系统的副产品，以及保护那些能构成活动证据完整性的方法。”1995年，项目组又与美国“档案管理特别工作组”共同开发了业务活动模型，为InterPARES《电子系统中档案真实永久保存》和DoD5015.2
《电子档案管理软件功能要求》奠定了前提和基础。
UBC项目研究的理论原则及概念体系主要来自两方面：一是采用欧洲17世纪的古文书学的方法，在理论上逐一审视构成一份文件的载体、形式、人物、行为、上下文及司法行政要求，进而对
“可靠档案”的形成及真实电子档案的维护与保存设计了一系列理论假设，二是以当代档案学的方法，将R作为集合体来研究，在对档案构成因素逐一分析基础上，明确档案的概念、原则、方法及处置。UBC有关R概念的结论如下：
(1)从古文书学看，记录Record(单数)，是活动中产生并记载于媒体上、符合公认规则并与社会组织关联的事实证明。即，记录=长久保存的文件(record=archival document)。
(2)从当代档案学看，因档案学并不对单独的“记录”作界定，而是将其作为集合体概念“档案”Records(复数)。即，档案=归档保存的文件(records=archival documents)。
(3)归档文件(archival D)，指个人有意记载其活动成果、法人为记录履行职能情况而形成的文件，即档案(Alias：R)。
(4)档案室(R office)：机关科室，负责建立和维护档案组织体系的工作，并对档案形成、处理和保存进行监督。
(5)搁置(set aside)：将档案保存起来以便处理和利用。
(6)档案关联(archival bond)：同一档案集成体中档案与档案之间的关系网络，是由分类、登录、组成案卷等活动形成。关联是档案原始的、起决定性作用的环节，体现其目的与特性。
UBC研究结果表明，档案定义的关键要素是“搁置”和“档案关联”。因为如果不是因业务连续的需要而采集、并作为活动证据而将其搁置，文件就不用转化为档案。参与UBC研究的美国专家希博迪奥也认为，档案的价值就是体现在关联中，全宗就是意识地留存并反映其形成者的活动及过程的有机体。
虽然目前国内外对档案的定义、解释很多，角度也不同，但至少档案与文件的本质区别是很明显的。当R用“归档、有机联系、保存价值”，或国外的“证据、搁置、档案关联”等专业知识明显的概念定义时，怎能称“文件”呢?至于A是什么?1996年，杜兰蒂在“作为馆库的档案馆”(Archives as a Place)的文章中说，A作为馆库的概念源自罗马法。在东罗马帝国《查士丁尼法典》中，A被定义为保存契约、法律、条约、敕令的“公共馆库”。馆库保存使这些契约、法律等免于腐坏，成为记忆和证据，所以A就是权力机关授权的档案保存馆，即档案馆。而档案的含义则是“爱屋及乌”地被赋予保存物而逐渐形成，但g到18世纪，A在法律上才有档案馆库与馆藏档案的双重含义。
5，文件与档案管理的历史。文件是信息的载体，也是政府行 政、管理和服务公众的工具。美国联邦政府文件印制、分发、保存和利用的管理体制，来自让公众自由获取政府信息的理念。1860年，美国国会通过《印刷法》后，政府印刷局成立，负责联邦政府文件的印刷。1895年，负责联邦政府文件分发和交换的“文件总监”及审批、监管遍及全国的“联邦寄存图书馆”管理职责被赋予印刷局。联邦政府公开文件被保存在全国1300家联邦寄存图书馆，供公众免费查阅。这些文件不论产生于哪个机关，都被赋予统一的“文件管理分类号”(SuDoc)，而这一文件分类体系从1904年起施行，迄今已超过i00年。同时，美国图书馆协会下设“政府文件圆桌会议”和“联邦文件特别工作组”，专门研究政府文件管理和服务的问题；不少大学专门建立文件中心D Center，为学者和研究人员提供联邦及州政府文件查阅。
1934年，美国国会通过《国家档案馆法》，建立国家档案馆，负责联邦历史档案的保管和利用。1946年，杜鲁门总统签署9784号行政令，要求联邦政府机构建立档案管理工作，并由此产生了有别于联邦文件管理和档案馆历史档案管理的机关档案管理。1950年，国会颁布的《联邦档案法》，要求国家档案馆馆长负责联邦机构的档案管理、提出确定档案的标准。
总之，美国联邦印刷局建立的立法及联邦文件管理，要比档案馆建立的立法及档案管理至少要早70年。当美国有完整的文件印发、管理、存储、利用体系和D Center时，怎能将R Center称为“文件”中心呢?!历史地看，正是因为我们一直将A视为档案馆，又不了解真正的文件管理，才将R Center当作“文件心”。这是长期以来我国档案界认为R是文件的主要根源。
生命期与连续体理论。美国国家档案馆成立之初，不仅负责保存永久档案，也负责保存定期档案。1941年档案馆曾发起实施的“档案管理项目”，即是考虑在政府机构中开展档案立卷、区分，以利于非现行档案的处置及永久档案向国家档案馆移交。1950年，《联邦档案法》颁布后，开始建立档案中心，为提高联邦机构档案管理设施效能提供档案暂存服务。这个与档案馆既关联又有区别的工作，引发了档案生命周期理论。按照澳洲学者的话讲，这一基于“服务档案馆的做法而构想出的项目，是典型的战后美国行政效率工程的产物”。而真正的“文件生命周期”(D Lifecycle)，实际上涉及文件的形成、分发、接收、办理、归档、处置等步骤，其范围、使用、讨论、研究要大于档案生命期(R Lifecycle)。据Google搜索：“D Lffecycle”有56000条，“R Lifecycle”仅2180条。显然，文件与档案有各自形成和管理规律，尽管我们要在文件管理阶段嵌入档案的功能要求，但应明确，两者生命期仅是前后联系和交叉，起点与终点完全不同。
进入信息时代，澳洲在电子档案管理方面已经走在世界前列，甚至几个电子档案管理的国际标准都是以澳大利亚标准为蓝本。澳洲学者认为，档案馆的Archlyal职能与档案形成单位的档案管理(R Management)职能在信息平台上趋于一致，因而提出了档案“连续体”Continuum概念。生命期理论强调的是档案在不同阶段的不同用途和管理职责，连续体模型则是强调档案管理的整体及连续性。如果说“生命期”指档案本身，那么“连续体”则指对档案的管理与控制是一种连续、动态的模式，即强调各阶段电子档案管理一致性，确保其完整、真实、可用性。
4.文件和档案管理的法律。《美国法典》中涉及文件管理的有：第44编“公共印刷与文件”，第13章《特别报告与文件》，主要规定了政府各部门和相关机构文件的分发、报送份数；第15章《联邦登记与联邦法规》，规定了政府文件的制定与印发、保存、立卷归档要求；第17章《公共文件的分发与出售》，规定了美国政府各机关不得印制公开发布的文件，也无须向各机关及联邦各州发送，而是统一由联邦政府印刷局负责政府文件和出版物的印制、分发和出售，第19章《寄存图书馆制》，规定由印刷局制定“文件分类”，实施“联邦寄存图书馆制”，对联邦政府文件统一分类、分发、寄存、管理和免费利用；第33章的《公共文件法》，规定总统文件与档案属于联邦政府的公共文件，成立“联邦政府官员档案与文件研究全国委员会”研究政府官员形成档案文件的价值、控制、处置及保存。经过150多年发展，美国已建立了联邦政府文件统一印制分发、统一分类编号、全国各地寄存、免费公开查阅、圆桌会议交流、依法归属处置的法律及管理。
《美国法典》中涉及档案管理的在第44编。如，第21章《国家档案馆与档案管理局(NARA)法》是美国联邦档案管理的基本法。该法规定了档案机构、人员及服务、历史档案的接收与保存、档案服务、总统档案馆库、复制件法律地位、国会纪事、限制与责任等。美国很多有关档案的单行法律或其中的条款，如《总统录音材料保存法》、《联邦档案管理修正案》、《总统图书馆法》及《肯尼迪总统暗杀档案收集法》等，都被编入该章；第22章《总统档案法》，规定总统、副总统公务活动形成的档案，其所有权由个人转为公众所有；第29章《NARA与总务署档案管理责任法》，规定两家联邦机构对联邦政府机关档案管理权限及责任；第31章《联邦机构档案管理法》，规定联邦机构应形成和保存档案，机构应建立和维护连续的管理；第33章《档案处置法》，规定联邦政府机构应向NARA提交机构所保存档案及其缩微品目录、机关档案保管期限表及档案处置建议。
此外，《美国法典》第5编《政府机构与雇员》第5章的《信息自由法》，规定任何美国公民可要求政府公布政府信息，这些信息经审查后，如不属于国家机密，则应当公开。由于当时联邦政府文件公开已有100多年历史，公民可通过寄存图书馆查阅，所以该法的对象主要是联邦政府档案，并被俗称为《联邦公共档案法》。第18编《犯罪与刑事程序》第1部分“犯罪”涉及档案的有：第101章“档案与报告”中第2071款“隐藏、转移或毁坏”罪；第73章“妨碍司法”中第1519款“在联邦调查及破产程序中销毁、篡改及伪造档案”和第1520款“销毁公司审计档案”。第28编《司法制度与司法程序》附录《联邦证据规则》“传闻规则”之“传闻例外”中，档案7款，文件3款，能作为法庭上宣誓人有效的非物质证据。档案在任何国家都是书面证据中最重要的一类，但我们通常认为是档案含义的A在美国法律中几乎没有。难道法律对档案概念及管理、档案犯罪及档案证据作用都不涉及吗?非也!档案的法律用语是R，因为R代表所有档案，不论是在机关、企业还是档案馆!而A只是档案馆所藏档案。法律投必要、也不可能仅对某一部分档案作规定。
综上可知，在美国是印刷局负责文件印刷、分发、编目、存储、管理和利用；档案馆局负责文件的归档及档案的管理、移交、处置和长久保存。依照法律，一份需要公开的文件的流程是：某机构起草定稿后，交由NARA所属的联邦登记办公室审 查、编号；送印刷局印刷、分发；发文对象是有关机构；文件存放和查阅地点是全国寄存图书馆；原办理机关立卷归档，按规定若干年后移交NARA。这里什么是文件、什么是档案，谁管文件、谁管档案，哪查阅文件、哪利用档案，在法理及实践上清晰明确。
5.文件与档案管理标准。标准是社会的共识和规范化管理的工具。为规范产品生产、增加通用性，首先就是要对管理、业务活动中如何形成文件D进行规范，涉及文件起草的格式、版式、文体、结构、语言、字符、数字、符号、文头、制图、数据交换、元数据等的规范化。因此，现代社会中文件管理标准无处不在：办公、机械制造、外贸、医疗、设计、科研、地质、海洋、航空、交通、电力等领域、行业都有文件形成管理的规范、标准。
多年来国际上有关文件形成与管理标准多达数百项。ISO组织有约200个技术委员会，不同委员会从各自的专业领域都制定有某类文件的技术或管理标准，因而文件管理标准要远远多于档案标准。在约两万多项ISO、IEC标准中，直接冠以D的就达数百项：既有用于一般文件管理的ISO10244、IEC82045，也有技术文件管理的11442，还有电子文件管理的12651、12029。上述国际标准在国内等同采标后就是冠以“文件”的名称。如GB／T17825“CAD文件管理”国家标准中，文件就是D。此外，关于数据data、制图drawing、图形graphic、影像image、缩微microfilming、声音audio、手册manual、资料documentary、指南guidance、规范specification等各种专门类型文件的标准更不可胜数。ISO还有分别设立专门的“文件管理应用”(D Management Application)技术委员会(TCl71)和“档案馆与档案”(A／R)分委员会(TC46／SCli)。
国际上文件管理标准复杂纷繁、技术性强，数量是档案标准的数十倍。如果我们将Is015489、23081等仅有的几个档案管理标准冠以“文件管理”岂非张冠李戴?如果将DoD5015.2视为电子“文件”管理软件功能标准，那么真正的文件管理标准DoD4100.3程序手册文件、5200.1文件定密指南、5230.24技术文件分发声明等文件标准如何理解?2010年，台湾地区经研究、翻译，已将IS015489采标为CNC15489《档案管理》。
6.文件与档案管理的责任。文件与档案管理负有不同责任，真正的文件管理对象是文件D。可以说，文件的形成管理、运行、保存是一项庞大、繁复的工作，所涉及的技术、管理、流程、软件以及相应的标准、规范要远大于档案工作。甚至现代社会管理、经济运行的基础之一就是文件生成、管理和使用。维基百科在介绍文件管理系统时，列出的主要方面是：起草、捕获、工作流、协同办公、签署、立卷、存址、索引、灾难恢复、元数据、版本、保存期、归档、排印、分发、追踪等，说明文件管理在业务活动中不可或缺性、其职能与责任也非档案管理所能胜任。近年来，信息技术的发展使电子文件管理(EDM)、内容管理(CM)等软件不断完善，使文件形成、管理和维护能力不断提升。国际计算机联盟专门设有研究各种格式及载体文件系统的“文件工程”(D Engineering)年度论坛，并将其纳入计算机科学的一个分支。2007年，ISO与IEC有关技术委员会也联合组成“文件管理研究项目组”，开展对电子文件管理的系统研究。
而档案管理的对象是档案R，且相对文件管理有一定滞后性，侧重于档案的收集、保存、系统化整理、提供长久利用和最终处置等。由于档案工作的持久性和国家对政府档案集中保存的法律及制度要求，形成了档案先存放在形成机关、后由档案馆接收长期保存的模式，才有了两个阶段档案工作者称谓的不同。实际上我们认为是档案工作者的Archivist，更准确地讲是档案馆工作者，如同Librarian是图书馆员、不是图书员，他一般不参与文件到档案的形成过程；而在档案形成机构的档案工作者则称为Records Managers，且所有档案、包括将来要移交到档案馆的永久档案，都要经由他们形成并保存一定时间。两者的管理对象都是R，只不过前者管理的仅是档案的一部分，尽管是很重要部分；而后者管理着整体档案的一段时间、不负责永久保存。在中国，称为档案工作者，如果不做说明，一般分不出在哪工作；但英文的两个词则能明显区分出是在档案馆还是档案室工作。我国号称有百万档案工作者，但如果你用Archivists告诉外国同行，通常会使对方吃惊。实际上这个百万应包括、且绝大多数是机关、企事业单位的档案管理人员，即RecordsManagers。(据国家档案局统计年报，全国档案馆、局仅10万人左右)
美国档案专业协会组织。对应于上述两种职业，美国也有两个档案工作协会组织。美国档案(馆)工作者协会(SAA)和美国档案管理者协会(ARMA)。2003年，SAA-ARMA联合声明：两家是北美档案界(R community)最广泛认可的专业组织，在共同关心的问题上合作、交流、协同，并承诺：联合探索发展、促进档案管理(recordkeeping)。一位档案管理者说：“天地之间没有什么能阻止档案管理专家(records managementspecialist)被看作是档案工作者(archivist)，反之亦然”。这充分说明records的档案属性和两个组织目的的共同性。
电子文件和电子档案管理。信息化条件下，对大多数机构来说，文件D是基本的，非结构化形式(相对于结构化的数据)的行政、业务及交流工具。文件管理(DM)系统提供文件存储库，机构可方便地形成、管理、存储和利用文件。现代信息技术的应用，首先就是计算机的电子文件形成与管理系统DM，然后才有档案管理系统(RM)，因此国际上有比档案管理庞大得多的各类文件及数据管理系统，女NERP、SCM、OA、PDM、CM等。DM侧重机构内的文件库，以加强分享知识与协作能力；而RM更侧重于维护证据，记载与法规、财务、运营有关或历史性活动的事件。DM保存更多是为参考；RM却要考虑不同档案的台理期限，并有严格的归档许可及基于角色的用户安全模式。DM关注工作流与文件分发，RM关注保存格式、程序版本、系统平台及软件。DM系统可登入并修改文件；RM则不可以。现在有些企业将两者统一于一个EDRMS系统之下，试图建立信息生命周期的整体解决方案，但系统名称中就明确显示包括文件D和档案R两部分。显然Electronic R是指电子档案，而Electronic D才是电子文件。据此可知，对美国NARA的Electronic RecordsArchives项目正确理解和翻译应是“电子档案档案馆”。
结论与建议
长期以来我们将R译为“文件”是一种误读，原因是没有深入了解R的词源、使用环境、法律、文化背景，更不知道在美国 真正的文件管理要大大早于我们所谓的“文件”管理。档案界引入的“电子文件”概念，虽然对促进档案信息化建设发展起到一定作用，但在构建新时期档案工作理论、概念、标准、规范体系时，逐渐显现出法理、学理、逻辑及实践上的矛盾，已经成为通向正确方向的概念障碍和误导。从上述分析可得出如下结论：
第一，R是档案，不是文件；与此相对应，Electronic R是电子档案，不是“电子文件”。而A是指档案机构、档案馆(库)；指称档案时仅是表示馆藏档案，不是全部档案。
第二，我国档案管理实践在本质上与美英区别不大。只要将国外文章中的R译成档案，中外的档案理论与实践是相通的，我国机关、企事业中的档案管理就是R Management。ISO15489、23081正是针对机关、企事业单位档案管理的标准。
第三，档案生命期与连续体是关于档案工作的理论。“档案生命期”是强调档案在形成单位、档案中心、档案馆各阶段有不同侧重；“连续体”是适应信息化进程的需要，提出基于IT的档案生成、归档及移交到档案馆保存的整体控制和管理。
2010年12月中共中央书记处书记、中办主任令计划在全国档案工作座谈会上讲话中，要求档案部门筑牢“五道防线”时他提出：要“对纸质档案、电子档案、实物档案进行综合保护”，这指明档案管理的职责所在。我们应在弄清R含义的基础上，依据我国档案工作法理与实践，厘清档案管理责任、坚守档案概念本义、筑牢档案工作根基。为此建议：
1.认清档案管理的责任在档案、而非文件。凡是由国外引进的档案管理理论、标准中，应视上下文关系，将R译为档案或记录；A译为档案馆(库)或档案；D译为文件。
2.现行由R翻译而称为“文件”的都可改为“档案”。有人说现在已形成习惯、不好改，但所谓“文件”已使档案界在与其他行业交流时产生歧义、尴尬、甚至混乱难道还要继续?
3.未雨绸缪，为档案开放做好准备。信息公开不仅是文件，而且包括档案。档案人有责任加强对政府公共档案开放的内容、方式等研究，以适应政务公开、服务公众的需要。
4.加大对电子档案管理的规划研究。不能信息化的行业是没落的行业，档案工作概莫能外。加强对电子档案管理的战略研究、促进信息化建设，是档案工作应对未来社会的关键。