[摘要]档案管理是严谨性比较强的一项工作，在档案管理的每一个环节上都制定了严格的制度。档案人员的责任是必须具备良好的保密意识，养成良好的保密习惯，处理好档案管理、档案开放利用与保密的关系，防止国家重要档案资源失泄密的现象发生。
[关键词]档案管理 档案保密 档案安全
一、档案设备的配置与安全
档案法有明确规定，法人单位应配备符合安全标准的档案库房等设备。从目前地方法人单位档案管理的情况看，有相当一部分单位不具备这样的保管条件，根本就不去考虑档案是否安全，有地方放档案就行。不是随便找一间房子都可以用作档案库房的：一是从档案保密的角度来看，不宜将档案库房设在机关办公楼的最底层或最高层，并且档案库房还必须做到防火、防盗、防尘、防高温、防光、防虫鼠、防潮、防水等安全设施；二是应做到档案库房与办公室分开，档案库房与阅览室分开；三是档案库房内严禁吸烟，严禁堆放易燃、易爆物品，出入档案库房要随手关门，下班前要认真检查，关好门窗，切断电源；四是档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的严格管理，是做好档案保密、是档案安全保管的基本保障。
二、档案保密与安全管理
国家有些档案属于核心机密，它关系到党和国家的安全，关系到国家行政机关工作活动和经济发展的正常运行，关系到社会建设等方面的开展。因此，确保国家档案的安全，首先要做到档案安全的保管。
1、基层档案馆对密级的管理。基层档案馆档案密级的划分标准分为绝密档案和非绝密档案。在社会信息化的今天，地方各级保密行政机关也多次下发各级密机文件级别划分及开放规定，各基层行政及企事业单位也按照规定对档案进行了内部及公开级别划分，对照划分完成的档案，各法人单位应做好档案的分类，并应做到分别进行保管。档案库房要安装防盗窗、防盗门、防盗器等设备，从保管条件上确保国家档案的安全。
2、档案人员安全素质的管理。管理人员应具有较强的责任心和政治觉悟，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的安全保密意识，不仅要有严谨的工作作风，而且要进一步防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。随着我国经济建设的加快和现代信息手段的不断进步，窃密与反窃密的斗争会更加尖锐，由于档案管理人员经常接触党和国家的大量秘密，而这些秘密将随着档案管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守党和国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3、档案利用工作的安全管理。档案的利用、移交、销毁等环节应严格按规定手续办理：一是必须经主要领导人审批；二是档案管理人员认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调出档案；三是档案使用完毕后应及时清对、检查和归档，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
三、档案安全与密级的区别
确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，国家档案局就档案保管期限界定有严格的规定，各法人单位应根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。地方档案部门应以《国家秘密保密期限的规定》为依据，按照绝密级事项、机密级事项、秘密级事项的年限进行划分。没有国家保密机关的相关规定，任何基层单位不能随意对国家档案的密级给予解密，更不得擅自决定解密和随意对外提供。
四、密级划分应依据国家规定实施
档案在进入档案馆后，就密级划分已经完成，但已划分好的档案其密级不是永远不变的，而是随着社会历史的发展，时间的推移和档案内容的情况变化而定的。关于档案密级的变化主要有升密、降密、解密之分。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数是降密，直至解密。其变化原因有以下几种情况：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化(原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化。原馆、室、所存档案涉密文件，只标有密级而未设保密时限，多数都已超过规定期限，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
五、加快提升档案人员的保密素质
保护档案的安全，是档案工作的一项基本原则，也是档案人员应当履行的最基本的职责和义务。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到“四不”，即：不能残缺短少、不能割裂分散丢失、不能乱堆乱放、不能随意篡改、剪裁、伪造，使档案失真。不能残缺短少，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏缺页。对已经破损的档案，要及时抢救。不能割裂分散丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不能乱堆乱放，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不能随意篡改、剪裁、伪造，就是要保证档案的物质安全，在档案的管理特别是在档案的利用过程中，力求做到档案本身不受损坏，防止篡改、剪裁、伪造等不法行为。
因此档案保管人员的工作责任是很重的，也是绝不能被忽视的，这是一项是否爱国的重要体现，也是作为一个国家公职人员对国家负责重要的基础工作，档案保管人员必须要守法、依法来管理国家档案，要对国家档案保持一颗责任心，防止档案的泄密与损坏，确保档案的完整安全，使档案更好地为国家的经济建设、和谐社会提供全方位的服务。