摘要：高校教学秘书是高校教学管理队伍中基层的教学管理人员，是教学链中不可或缺的一环。教学秘书工作是一项耐心、细致，任务艰巨、责任重大的工作，也是一项人际交流工作。高效、有序的教学秘书工作对整个学院教学秩序良好进行起到保障作用。本文就教学秘书岗位的重要性、教学秘书具体的工作、教学秘书的职责要求进行较为深入的分析，希望与同行互相交流学习，共同探讨，切实推进教学秘书工作上一新台阶。
关键词：高校；教学秘书；工作内容；职责要求
中图分类号：G642.421 文献标识码：B 文章编号：1674-9324（2012）03-0036-02
高校教学秘书是指在高等院校中协助院（系）领导处理本院（系）中各类教学事务的管理服务人员。教学工作是高校的核心工作之一，教学管理有力地支撑和保证课内外教学的有序进行，是高校管理工作的中心内容。教学秘书在高校教学管理工作中扮演了不可缺缺的角色，是教学管理的中坚力量。
一、教学秘书岗位的重要性
教学秘书是高校各院（系）具体负责教学计划和教学任务安排、学生学籍管理、成绩管理、教材管理、考试管理、毕业论文（毕业设计）管理和日常教务工作的管理人员。教学秘书在行政上是由学院院长和分管教学副院长领导，并接受学校教务处的业务指导，是连接学校教务处与各学院间的纽带，处于教学工作的最前沿，也是沟通学生与教师的桥梁。教学秘书是基层管理者、组织协调者、检查监督者，也是院（系）领导的参谋和助手。教学秘书在学校的教务教学管理中实实在在起着重要而特殊的作用。
二、教学秘书的具体工作
高校各个学院的教学秘书工作非常具体，笔者将整个工作分成六大块：日常教学管理，教学执行计划、教学任务安排和教材管理，期末考试和试卷管理，学年论文、毕业论文管理，学生成绩和学籍管理，延期学生管理。
1.日常教学管理。①课表管理。课表一般由学校教务处制订，是教师授课和学生上课的具体时间、地点的安排，开学前由教学秘书负责通知任课教师和政治辅导员，保证上课秩序的正常进行。②教师调停课管理。一般来说，每学期都会有部分教师因课程安排与自己的安排有冲突而要求调课，还有部分教师因出差、生病等要求停课休息，教学秘书要帮助调停课教师办理有关手续，并且要做好记录，及时通知相关班级的政治辅导员。为确保每门课程授课学时保质保量完成，教学秘书要提醒因各种原因耽搁课时量的教师后续要在规定的授课计划时间段内补足耽搁的课程学时，并且做好补课记录。③常规教学检查。教学日志是教师和学生记录每次课授课内容，上课情况的依据，教学日志要做到及时发放，及时收回，及时分析，将相关信息及时向分管教学的副院长反馈；定期召开学生座谈会，听取学生对教学计划、教师上课和学生上课情况的意见和建议，及时向分管教学的副院长汇报。抓好常规教学检查工作，这对于树立良好的教风、学风，提高教师授课水平将起到积极的作用。④学生网上选课管理。目前，许多高校都实行课程、成绩网上管理，教学秘书应让学生们充分认识到网上选课的重要性，对大一的学生要加强如何在网上选课的训练。学校教务处通知学生网上选课时间段后，教学秘书要及时通知政治辅导员，督促政治辅导员检查学生网上选课情况，尽可能减少学生网上选错课、漏选课。⑤参与教学培养方案修订、专业建设工作。教学培养方案是制订教学执行计划的基础，教学秘书要熟悉各专业的教学培养方案，制定教学执行计划做到心中有数。对于学校的专业建设教学秘书也应当积极参与，根据实践经验，提出意见和建议，起好教学秘书参谋作用。
2.制订教学执行计划、教学任务安排和教材管理。①制订教学执行计划。新的学期开始，教学秘书要根据各教学培养方案提出下学期将要开设的课程，制订下学期的教学执行计划，由各教研室主任核查，分管教学的副院长签字审批，报学校教务处审核。教学秘书理出教学执行计划中的专业选修课，交与相关学生班级，要求学生根据自己的实际情况（已经完成的专业选修课学分、兴趣）对专业选修课进行合理选择，按照自然班报出各门课程的选课人数和教材数量。教学秘书要切实做好汇总整理工作。②制订教学任务安排表、征订教材表。教学秘书根据教学执行计划，按照课程归属管理原则，提出教学任务安排，属于其他学院管理的课程，要及时将上课班级、选课学生人数、教材数量报给课程归口管理的学院，并且收集整理归口于本学院管理课程的班级、选课学生人数、教材数量等信息。按照学校规定的格式，教学秘书制订教学任务安排初表和教材征订初表，交与各教研室主任，明确要求各教研室主任在三周内完成任课教师安排和教材选定工作。教学秘书汇总后，将教学任务安排表和教材征订表交给分管教学的副院长签字审批，报送学校教务处审核。
3.考试、试卷管理。①命题。需要通过命题考试的课程一般是各专业培养方案中必修课程和部分选修课程，教学秘书要提醒各教研室主任安排授课教师命题或者统一命题，提醒各教研室主任严把命题质量关。按照教学管理规定，每门课程在结束前两周授课教师应当准备考试题原稿两套、答案两套，其中第一套用于期末正常考试，另一套用于下学期开学后未及格学生的补考。如果要求相同（必修、学分、学时），但由不同教师授课，有较多班级的同一门课程应当统一命题，统一考试。②制卷。教研室主任审查试题原稿，分管教学的副院长审核签字，命题教师将试题原稿交与教学秘书，由命题教师和教学秘书共同密封试题原稿。教学秘书确定印制试卷份数，交到教务处开印制单，将印制单交到印务室印制考试试卷。整个过程教学秘书和教师要做好试卷保密工作。③考试安排。教学秘书根据学生班级课表，找出空档，合理提出考试时间，到教务处申请教室，安排好考试的时间和考试地点后，及时通知政治辅导员，由政治辅导员通知学生做好复习迎考。每次考试的课程可能涉及到好几门，还可能涉及到不同专业、高年级和低年级的学生，教学秘书要考虑异常学生情况，尽量避免考试冲突现象发生。④监考安排。教学秘书要恰当地安排监考教师，合理分配教师的监考工作量。为加强考试环节控制，教学秘书应设置出清晰、有效的考试记录表和院领导巡考表，方便监考教师和巡考领导做好考试记录。⑤试卷归档。每学期期末，教学秘书要做好试卷归档工作，整理试卷袋，按照学校有关规定将试卷袋编号，按照顺序装柜，为的是今后查找方便。原则上试卷保管的期限为三年。
4.学年论文、毕业论文管理。教学秘书要协调各教研室主任安排学年论文和毕业论文的指导教师，督促各教研室主任做好论文中期检查、完善论文评定工作，负责协调毕业论文答辩工作安排，对学生进行网上提交论文工作程序的培训，安排论文上传后的验收审核。
5.学生成绩和学籍管理。每学期期末，教学秘书按照本学期开设的归口本学院管理的所有课程和任课教师、班级制订学生成绩管理表，按照成绩管理表提醒各位任课教师提交成绩三份，一份上交学校教务处，一份装入考试资料袋，和试卷一并保存，一份学院存档。
6.延期学生管理。按照目前我国高校学生学籍管理有关规定，本科学生在校最长学籍年限为六年，专科学生在校最长学籍年限一般为五年。延期学生是因为有部分必修课程没有及格不能毕业的学生，但这部分学生可以在最长学籍年限内继续重修相关课程，直至及格，可以领取毕业证，符合学位授予条件的还可取得学位证。由于教学秘书对整个学院的学生的所有课程的成绩清楚，对各年级每学期的教学计划也相当清晰，因此各学院的教学秘书是担任延期学生的管理工作的最佳人选。
三、教学秘书职责要求
1.良好的职业操守。教学秘书也是高校教师的一员，要有为人师表的职业道德。同时在教学管理中要认清自身的角色定位，位微而言不轻，职位低但责任大，必须有一个平和的心态，对自己在院（系）中承担的角色认识恰当，工作中保持“忠实、服务”的精神，做好领导的得力参谋，对人要做到热情、周到，对事客观公正，把握谨慎性和确保圆满性。做事坚持原则，不能自作主张，擅权越位，明确工作角色，做好本职工作。
2.具有较强的人际交往能力。教学秘书工作也是一项人际交往工作。教学秘书要时刻想到自己是一名教学服务管理者，服务于教学、服务于教师和学生，工作中既要坚持原则，又要讲灵活性，要注意以理服人，要有热情，态度和蔼，语言得体，力求做到让领导满意，让老师和学生尊敬；有时要换位思考，在不违背原则的基础上处理好与教师和学生的关系。工作中还应该加强与各职能部门和兄弟学院的交流沟通，营造一个与同事和谐相处、与学生和平共处的轻松舒畅的工作环境，可以使自己繁琐复杂的教学管理工作达到事半功倍的效果。
3.具备较强的学习和创新能力。随着教学改革的不断深入，教学管理方式与教学管理手段也在不断提高，教学秘书一定要完善自身的专业结构，特别是增强高等教育学，教育心理学的学习；对院（系）各专业的人才培养方案力求非常熟悉，了解教学计划、教学大纲，熟悉教学过程的各个环节，掌握教学规律，不断提高业务能力，与时俱进地做好本职工作。
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作者简介：王学东，讲师，研究方向为高校教育、教学管理。