秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。在工作中，秘书人员具有良好的口头报告能力，对正确发挥自身的作用，协助领导人员作出正确可行的决策具有重要的意义。 ?
秘书的内涵，按照词典的解释“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。秘书是在社会确定的对应从属范围内，为特定负责对象主导性事务的权力和责任，进行以日常协理为主的知识性服务的一类文职人员。从2003年开始启用的新的秘书职业资格国家标准把“秘书”定义为：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。这包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。秘书工作人员的职位和角色不再是人们理解的无关重要的角色，人们对秘书工作的重视程度在不断地提高，秘书工作的重要性也日益得到了体现。?
语言表达能力是现代人才必备的基本素质之一。秘书职业是一种具有综合性和辅助性特点的职业，因此，要求从事这一职业者具有较强的口头报告能力。 ?
一、 加强知识积累?
1. 语言积累?
秘书要感悟语言，把语言描述的情境，表达的意思既能概括化，又能具体化；要能把语言还原于生活，发表一定的见解。理解了的语言在记忆仓库中处于激活状态，犹如整装待发的士兵。阅读是加强语言积累的重要途径。秘书不但要读本专业的书，还要广为浏览各种各样的书籍，特别是要多读有关新兴科学的书刊资料，以扩开拓知识视野，更新知识结构。?
2. 文化积累?
英国文化学家泰勒在《原始文化》一书中指出，文化乃是包括知识、信仰、道德、法律、习俗和任何人作为一名社会成员而获得的能力和习惯在内的复杂整体。长久以来，人们总是以为语言只是一种沟通工具，必须要熟练地掌握它、使用它。实际上，这种认识仅仅是从语言的交际功能出发的。从语言和“说话人”的关系这层意思来看，语言是个“多媒体”――既可作为工具，同时也是文化素质的一种反映。例如，同样是说话，同样要表达一种意思，有的人会“妙语连珠”，而有的人却“词不达意”？这就是文化积累的差异。假如一个人其他方面的能力很优秀，同时他的文化积累也在逐步提高，那么他一定会更优秀。文化积累可以使我们说话时用语准确，修辞得体，语音优美，那我们从事秘书工作会更加游刃有余，事业就会更加成功，人生也会更加丰富多彩。?
诚然，语言积累中有文化的积累，但文化积累外延远比语言积累大得多，因此，既要在语言积累中丰富文化积累，如在熟记成语的同时也感性积累成语文化，还要通过大量的课外阅读而扩大文化积累。秘书平时不仅仅看一些作文类的书刊报，还应多读一些综合类的刊报，以及科普和文学书籍。阅读面宽，积少成多，文化积累就能不断丰富。?
二、 努力提高语言表达能力和自身素质?
1. 提高语言表达能力?
要做好秘书工作，提高语言表达能力是关键，要从以下几方面做起：一是多读。要多看多读各类媒体关于领导同志活动、调研的报道，要多看多读领导同志的各种署名文章、工作报告，从细小处着手，把握领导同志的思路。二是多记。跟随领导同志调研，参加各类活动、会议，要处处留意，多听多记，把该记都记下来，过一段时间归纳整理一下，分门别类存入资料库，以备不时之需。三是多想。想是让思维条理化的必由之路。在现实生活中，很多时候我们不是不会说，而是不会想，想不明白也就说不清楚。在说一件事、介绍一个人之前，要认真想想事情发生的时间、地点和经过，想一想人物的外貌、特征等。有了比较条理化的思维，才会让自己的语言更加条理化。四是多看。看的能力多看可以为多说提供素材和示范。平时可以看电影、书报、电视中语言交谈多的节目，还可以看现实生活中各种生动而感人的场景。这些方式一方面可以陶冶情操、丰富文化生活，另一方面又可以让自己学习其他人的说话方式、技巧和内容。特别是那些影视、戏剧、书报中人物的对话，它们源于生活、高于生活，可以为自己学习说话提供范例。五是多跑。要多深入基层、深入群众，真正挖掘出深层的东西来。不了解的要问，搞不懂的要问，要尽可能的掌握基层情况。要带着问题下基层，要在基层多发现问题，要多向基层群众求教，多在火热的社会实践中寻找解决问题的办法。?
2. 在学习和实践中提高自身素质?
提高口头报告能力，关键在于提高秘书人员的自身素质，主要包括政治思想素质和业务素质。一是加强学习。要认真学习中央的文件，学习中央领导的讲话，学习党的方针政策。通过学习这些文件和讲话，可以提高我们的政治素质、政策水平和业务素质，增加参谋服务的本领。要有针对性地学习现代科学知识，管理知识、经济知识、历史知识等，扩大自己的知识面。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸。二是要加强实践。从事秘书工作的同志如果实践经验太少，写出来的文章、讲话稿往往缺乏群众的语言。这就需要加强实践，争取多参加一些重要会议，重要活动，经常到基层走一走，进行实践锻炼。在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使自己报告的内容血肉俱全；向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同
频共振”；向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”?
三、 口头报告时要做足准备、讲究技巧?
1. 打好腹稿，简明扼要?
说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。要使说话简短、写作精炼，就要学会浓缩。浓缩就是语言的提炼，浓缩的语言是语言的精华。?
2. 举止沉稳，口齿清晰?
无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调平和，口齿清晰，不卑不亢。?
3. 把握时机，灵活对待?
在人员较多的场合，一般应注意保密，只向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。
参考书目?
(1) 张全复：《秘书学大全》，浙江人民出版社，2005年出版?
(2) 许建君：《论秘书的辅助决策职能》，《科技资讯》，2006年第3期?
(3) 唐贵伍：《论秘书人员的思维取向》，《社会科学家》，2007年第6期?
(4) 程明华：《浅谈秘书的口头表达》，《科学时代》，2007年第2期