摘 要：高校二级学院科研秘书是科研管理团队中的基层成员，是科研体系中不可缺少的一环。其不仅是科研管理工作的具体执行人员，也是各项管理活动的组织人员。以高校二级学院为视角，阐述科研秘书更好地服务高校科研建设所应具备的业务素质。
关键词：二级学院；科研秘书；业务素质
中图分类号：G311 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）09-0126-02
教学与科研是高等学校的两大核心任务。近些年来，我国为了建设高水平的大学，不断深化内部体制建设及改革，优化办学资源，以求提高教学水平和科研质量，为此国内多数大学实行院(系)二级管理体质。在高校科研二级管理中，学校科研处主要负责宏观管理，包括加强目标管理，制定、发布系列政策，建立实施评价体系等。二级学院则负责具体学院科研工作的微观管理，加强过程管理及信息互通。因此，二级学院科研秘书的具体工作包括:负责组织学院教师各级科研项目的申报、管理，协调项目实施；组织科研成果绩效及获奖申报；处理科研日常工作事务，包括计划任务的通知落实、档案的清理和归档、项目的常规管理、学术交流活动的计划管理等。
科研秘书虽然是科研管理队伍中的基层成员，但却是科研体系中不可缺少的关键环节，其不仅是科研管理工作的具体执行人员，也是各项管理活动的组织人员，在科研管理过程中起着承上启下的桥梁作用，是协调部门关系的纽带，是学院领导进行科研管理决策的得力助手，是科研处与院系之间、教师之间乃至师生之间开展科研活动的纽带。
首先，科研秘书为学院科研人员解决管理中的相关一系列具体问题。
高校教师与科研人员是学校科研项目的主要执行人，是关系高校科研发展的核心。因此，科研秘书应本着“为人做嫁衣”的理念，服务科研人员，更多以“换位思考”的方式为其考虑问题，尽可能地协助解决其在项目申请、过程管理与结题验收等方面遇到的难题，使科研人员全力投入到科学研究中，高质量、高效率地完成各级科研项目。
其次，协助学院领导与校科研处开展科研管理工作，当好领导的秘书与助手。
科研秘书是指直接为领导、主管部门和本单位科研人员提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。二级学院中科研秘书主要负责为领导决策提供相关文件、搜集资料和信息，对领导工作安排进行组织、协调，且协助领导处理科研管理的具体事务，如及时总结汇总学院各级各项科研信息成果，整合科研资源等，是各类科研情况上下通达的枢纽。同时，对于校科研处下达的各项科研工作，科研秘书也要积极组织，保证科研管理工作的顺利进行。
因此，二级学院科研秘书素质的高低、能力的大小直接关系到科研管理工作的水平和学院科研工作的建设，提高科研秘书的综合素质已势在必行。
第一，科研秘书要有大局意识，树立为人服务的宗旨。
高校科研管理工作表面看是一项管理类工作，但其本质却是服务性的，是为科研人员尽可能地提供帮助和便利，以使科研人员能够顺利完成科研项目。科研秘书虽然在管理过程中做了很多具体事务，但最后的成果与荣誉只属于科研人员。因此，科研秘书要树立为人服务的宗旨，不计较个人利益的得失；必须时刻以学院的整体利益为重，始终贯彻“服务第一”的理念，踏实本分，兢兢业业做好各项工作。
对于学院教师“服务第一”的理念要体现在每次项目申报的过程中。比如，要第一时间将项目申报文件发送给每位老师，并在结束申报前提前进行时间提醒；有些青年教师申报课题经验不足、对具体政策了解不细致，科研秘书首先要鼓励他们积极申报高级别项目，接着就要给他们介绍相关填写细则，论证注意事项等。对于年纪较大的老师，电脑操作可能不熟练，科研秘书还要替他们填写申报表格；调整字体、段落、格式，并要逐字进行检查核对并进行打印装订等。
第二，科研秘书应具备较强的政策理解水平。
对各种政策和法规能够较好地理解和把握，保证科研发展方向，并贯彻实施到本院的重点研究领域、重点研究方向或者重点研究课题的组织和实施过程当中。结合本院的实际情况，充分发挥积极性和主动性，保证科研管理工作的顺利开展和实施。在贯彻和落实国家发展科学事业的政策同时也为本院的科研发展做出实际而且到位的工作。
进行学术研究的老师们往往忽视对政策文件的学习和研读，更倾向于依赖科研秘书的提醒，科研秘书只有对各种文件准确把握，掌握相关背景资料，才能为进行研究工作的老师们解决相关的问题，更好地协助老师们进行学术研究工作。
第三，科研秘书要具备较强的组织协调与沟通办事能力。
二级学院科研秘书是学校科研处与学院之间的沟通桥梁，这也从另一方面说明院级的科研秘书其常规工作要多跑腿，多动嘴，会与各管理部门（如科研处、财务处、学校办公室等部门）有业务往来，要向上级汇报情况，就要具备良好的沟通协调能力。如为筹备各种大型学术会议，就要及时给专家学者发送信息，联系相关事宜，要沟通协调相关新闻报道；准备研讨会开幕及学术会议等事宜，就要与科研处、校办和宣传部乃至研究生管理部门及时汇报并进行沟通，还要与管理人员协调好各项工作的安排，落实车队宾馆接待等。虽不是每项工作都由自己完成，但事无巨细都要思考清楚，如出纰漏，就会影响活动的顺利开展，影响学院整体形象。因此科研秘书要严格要求自己，同时作好与各个部门系部管理人员的协调沟通，分清责任归属，除尽到自己应尽的责任外，尽量多干，努力营造团结协作的工作氛围。
第四，科研秘书要具有较强的专业学科知识。
科研秘书除了要掌握管理学方面的理论知识外，还要对本学科基础知识和学科前沿研究状况随时跟踪，进行了解，只有这样，才能知己知彼，在科研项目管理和科研成果管理中有的放矢。毫不夸张说，科研管理者业务及管理水平的高低直接影响着整个学科研究的顺利与否。因此，科研秘书要熟悉本学院各专业方向乃至具体教师的科研情况以及本学科在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向。只有这样才能对学院的科研工作进行有效、科学的管理。
第五，科研秘书要具有一定的文字功底和相关的文字处理能力。
工作中，科研秘书往往需要起草学院的科研情况总结，有时还要帮助领导起草相关的科研管理文件，乃至人事管理中科研部分的相关内容，因此，文字功底和相关的文字处理能力对于科研秘书来说是必须掌握的基本功之一。在日常工作中科研秘书要多读多写，多积累，多领悟，不断提高，做到使领导和教师满意。
第六，科研秘书要具有熟练操作计算机等现代化管理手段的能力。
科研秘书可以说是学院的“填表专业户”。因为教学和科研是高校的两大核心任务，因此只要与科研相关的、无论上级哪个部门下达的表格都会分派到科研秘书手中进行填写。而有些表格，尤其是类似文科基地申报、博士点硕士点、重点学科申报和评估的表格，动辄几十页，如果用手工的方式填写，事倍功半，得不偿失。因此，科研秘书必须具有较强的计算机操作能力，熟练应用现代化办公管理系统，实现科研工作的数字化管理，这样才能提高工作效率及保证相关信息的准确性。
随着科学研究的重要性日益突出，各级各类科研项目也是逐年增多，这就要求二级学院的科研秘书从自身出发，加强对专业知识、业务技能、管理与创新能力等能力的培养与学习。同时，高校有关部门也要重视对二级学院科研秘书的管理工作，有目的有计划地进行管理培训与队伍建设，为实现高校科研管理水平的科学发展、跨越发展而努力。
参考文献：
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The Professional Quality of Scientific Secretary in Secondary College University
GUO Ting
（Tianjin normal university history and cultural couege, Tianjin 300387,China）
Abstract: Scientific secretary is the grass-roots organization in the research and management team of the secondary college university.He is an indispensable part of the management,the scientific management of specific actors and the organizer of the management activities. The main purpose of this paper is to explain scientific secretary should have the professional quality to better serve the construction of the Secondary College University research.
Key words: Secondary College University; Scientific secretary; Professional quality