? 正确把握规律 掌握科学方法 努力提高机关文字工作水平 ? 南北朝时期有一位著名的文学理论家刘勰在《文心雕龙?总术》篇中说：“文场笔苑，有术有门”，他认为文章写作是有技巧、有门路的。其实，任何一项工作都有自身的规律,掌握事物的客观规律和科学的工作方法，对进一步提高工作的科学化水平非常重要，机关文字工作同样也不例外。我们只要掌握了文章写作的技巧，特别是机关公文写作的规律和方法，就如同找到了开启写作大门的金钥匙。
下面，我结合自己多年来从事文字工作的经验和体会，按照起草机关公文的顺序，从文章的立意构思、收集素材、谋篇布局、修改润色以及教育培训等几个环节，谈谈机关公文写作中需要注意把握的一些问题。
一、正确领会和体现领导意图，这是做好机关文字工作的重要前提 写文章，第一道工序，就是要领会领导的意图，因为机关文章多为“命题作文”，多是奉命之作，必须要体现领导意图，这一点不同于文学创作，文学创新是体现作者的意图。可以说，领会领导意图是写好机关文稿的重要前提，也是我们接到机关起草文稿的任务后，必须着手进行的第一道工序。通俗地说，就是要弄明白两个问题：我们为什么要写？写什么? ? ? 一要争取领导的耳提面命。接到任务之后，要争取和领导进行沟通。在沟通的过程中，要采用录音加记录的方法做好现场记录工作。同时，要争取现场互动，对领导提出的思路，不明之处要当场提出当场解决。
二要把握领导的思路，了解领导的关注点，体现领导的思维习惯。每个领导都有自己的思维习惯，写作意图要体现领导的风格，要和领导的思维方法、讲话习惯相吻合。同时，要了解领导的关注点，把握领导的思想动态。要注重收集领导平日的只言片语，比如下乡调研的讲话，开会时的插话、即兴发言等，融入到文章里面去进行充实、完善和提升。
三要提升悟性，善于听出领导的弦外之音。领导在下达写作任务时，他不一定会讲的非常全面，在有限的时间里他可能对这个问题没有进行深入思考，有些问题比较敏感，涉及到一些隐情，他不便直接了当地说出来。在此情况下，我们就要强化悟性，提升理解力，善于听出领导的弦外之音。如果领导没空，不提思路怎么办？若出现这种情形，我们不妨可以从以下三个方面来解决这个问题：一是了解上级最近的关注点在哪里？比如，十八届三中全会召开之后，从党中央到地方各级，都在关注改革，改革就是当前和今后一个时期的主题。二是当前我们工作中的难点是什么，重点在哪里，我们的工作开展的怎么样，取得了哪些成效，还存在哪些不足？三是下阶段工作的着力点在哪里？你从这三个方面来考虑，即使领导不提思路，只要明确文章的主题，这个问题还是比较容易解决的。
? ? 二、科学合理地确定文章的主题，这是做好机关文字工作的基本要求 领会了领导的意图之后，进入文稿起草的第二道工序，即确定文章的主题。从某种意义来说，文章的主题就是文章的灵魂，也是文章所要表达、传递的中心思想。确定文章的主题，要视情而定，重点从以下六个方面来考虑：一是依领导意图而定。领导关注的是什么问题，需要解决什么问题，发表这篇文章，需要阐述什么观点，需要达到一个什么样的目的效果，务必先弄清楚领导的这些意图后，方可确定文章的主题。二是依上级的工作部署和形势发展需要而定。比如传达贯彻上级会议精神，部署当前和今后一段时间的工作，就要按照会议的精神以及形势发展的需要来确定文章的主题。三是依现实工作需要而定。如各级各部门经常召开的经济形势分析会、工作座谈会、各种阶段性的工作会议，都属于这种情形。即着眼于现实工作中必须解决的一些问题，来设计和确定文章主题。四是依会议活动的议题和要求来定。领导参加各种会议、活动，通常情况下要发言讲话。如何讲、讲什么？必须要按照会议议题和活动的要求来定，选准角度，结合部门的工作实际来确定发言的主题。五是依不同的受众而定。俗话说，到什么山唱什么歌。文章要因人而异，根据不同听众或读者来设计适当的主题。比如参会的对象是普通的老百姓，讲话的主题就要围绕群众的需求，回应群众的关切，帮助解决面临的问题。六是依领导的身份、职责分工而定。比如领导发言稿、署名文章主题的设计，就必须符合领导的身份和职责。
? ? 这里面要注意三个问题：1、不能缺位，按照你的职责分工你必须这样说，但是你没这样说，这就是缺位。2、不能越位，超越自己的职权范围，说了不该说的话，这就是越位。3、不能错位，说了与自己身份、职责不符的话，荒了自己的责任田，耕了别人的自留地。总之，主题一定要与作者身份和职责相匹配，做到站位准确。
三、全面客观地收集写作素材，这是做好机关文字工作的重要基础 ??? 领会了领导意图，明确了文章的主题之后，就要进入文稿起草的第三道工序，即收集与文章主题关联的各种素材、资料等。收集材料，可以从这四个方面着手：一是眼睛要朝上。看看上级是否召开了与你的主题相关的会议，有没有出台一些跟你这项工作有关联的新政策，对这项工作有没有提出新的要求，有没有采取新的举措，这个必须要搞清楚。二是眼睛要朝下。要深入基层调研，吃透下情，了解辖区内的下属单位和群众对这项工作有何意见要求。
? ? 三是眼睛要向内。要了解本单位、本系统内对这项工作开展的情况，采取了什么措施，取得什么成效，有什么经验和教训值得总结，还存在什么突出问题，下一步还要采取什么措施。四是眼睛要向外。他山之百，可以攻玉。要经常了解一些外地的、值得我们借鉴的经验与做法，对这项工作别人是怎么做的，有什么好的办法，好的经验值得我们借鉴。
收集到的材料务必要体现以下几个特性：一是针对性。收集到的材料是来自于工作实践总结，反映事物的客观规律，具有很强的针对性，而不是放之四海而皆准，泛泛而谈的一些大道理。二是指导性。材料提出的措施、做法和经验，是可学可鉴，具有普遍的指导意义。三是创新性。能够站在时代前列和实践前沿，把握时代特征，解放思想、开拓进取、勇于创新，做到思路新、做法新、成效新。四是真实性。通过鉴别和筛选，去伪存真去粗取精，全面准确地反映现实中存在的问题。
四、制定一份详略得当的写作提纲，这是做好机关文字工作的关键步骤 有了素材之后，紧接着就要着手制定文章的提纲和框架结构。要制定一份严谨完整、层次清楚、前后连贯、逻辑合理的框架结构，必须把握以下几个关键问题：
一要合理确定文章的总体结构。要围绕文章的主题，对材料进行合理的安排布局，先说什么、后说什么、如何说得有层次、有次序，都要合乎逻辑，符合人们认知的习惯、顺序和规律。通常来说，人们是按照 ? ? “发现问题、分析问题、解决问题”的次序来进行逻辑思维。机关文稿经常遵循 “是什么、为什么、做什么、如何做、谁来做、做的怎么样、如何做好”这样的一个规则进行结构布局。
二要确定好文章的主要观点与小标题。文章的大题目、标题和每个段落段首的段旨语都是文章观点。文章的标题通常由一级、二级、三级等若干个小标题组成，正确适当地使用小标题可以增强文章的层次感和条理性，便于受众领会和掌握文章的主题与主要内容。当然，个别情况下也可不用标题，而是在文章的每个段落的前面以撮要句、段首语、段旨句来表达文章的观点。在一些开幕式、闭幕式上的致辞，在涉外的国际性研讨会、活动上的发言，多采用这种形式。制作文章的标题要坚持以下几个原则：
??? 1、标题要始终围绕文章的主题，不得游离于主题之外。要实行下管一级，即下级标题要对上级标题负责，不能另起炉灶。
??? 2、要合乎逻辑。标题之间应当是一种呼应、兼容、从属、注解、归纳的关系，这种关系反映出标题之间的内在逻辑关系，也是认知规律在标题上的外在体现。
? ? 3、要注意观点与素材的统一。材料要支撑观点，观点要统领素材。观点虽然源自材料，但是有别于材料，它不是材料的一种简单的重复与罗列。要对材料进行必要的加工取舍、提炼升华。要透过现象看到本质，找出隐藏在素材中，体现其特色和亮点的观点，在起草工作总结和典型经验材料的时候尤须注意。
4、标题要有新意，注重工整，做到长短协调、句式统一。文章的标题就是“文眼”，一篇文章能否给人留下深刻印象，标题是其中一个决定性因素。要讲究创新，不能千文一面、陈词滥调。
三要合理安排、统筹兼顾。文章的每个层次、段落用多少素材，要统筹兼顾、合理分配、详略得当，不能搞平均主义，要有所侧重。举个简单例子，有些领导即兴讲话时喜欢采用三段式的结构。第一部分讲统一思想、提高认识，切实增强对工作的责任感、紧迫感。第二部分讲明确任务、突出重点，扎实推进工作开展。第三部分讲加强领导、狠抓落实，确保取得预期成效。按照这样的结构，一三部分的篇幅就不能太长，而第二部分则是文章的重点，在谋篇布局上要花更多的笔墨。
五、对文章进行精心润色修改，这是做好机关文字工作的有效方法 文章不厌百回改，好文章是改出来的。我个人认为，修改文章不妨采取 ? ? “四审四改法”。
首先，先从以下四个方面进行审核：一审立意关。主要看看文章的主题是否跟作者的身份和职责相匹配，是否符合作者的意图，站位和角度是否准确恰当，是否有新意。二审逻辑关。看看文章的框架结构、观点思想、语言表达是否违反形式逻辑的相关规定。三审政策关。看看文章引用和制定的相关政策是否过时陈旧，采取措施与办法是否符合党和国家的政策规定。四审观点关。看看文章提出的观点是否切合实际、科学可行，提出的对策有没有现实的指导意义。
其次，采取以下四种方法进行修改：一是朗读查找法。反复诵读几遍，看看语感是否通畅，语句是否通顺。二是集体会诊法。邀请同行对文章进行现场把脉会诊，鼓励大家发表各自的看法，这对于完善文章的思路颇有益处。三是冷却处理法。文章写完后先不急着修改，暂时搁置一下。随着时间的推移，我们对一些事情的认识可能将更加全面系统深刻，过一段时间重新审视旧作，住往有更多的感触与体会，此时再作修改，即可使文章臻于完美。四是征求意见法。对事关全局性战略性的重要文稿，可通过召开征求意见座谈会等形式，在一定范围内征求相关部门与相关人士的意见，并根据征求收集到的意见进行修改完善。
六、加强教育培训，这是做好机关文字工作的有效途径 加强文字工作者教育培训，是增强机关文字工作者写作能力的有效途经。
? ? 一要积极进行思维训练，掌握科学的思维方法。古希腊有个经典的谚语：“给你一只猎物，不如给你一把猎枪。”科学的思维方法就是猎枪。大家在平时工作中要注重掌握和养成以下几种思维方式：一是辩证思维。就是要客观地而不是主观地、全面地而不是片面地、发展地而不是静止地、普遍联系地而不是孤立地观察事物、分析问题、解决问题。二是战略思维。就是善于从全局角度、以长远眼光看问题，从整体上把握事物发展趋势和方向。三是创新思维。就是敢于破除陈规陋习、与时俱进、开拓创新。四是系统思维。对事情要作全面思考，不要就事论事，要善于运用系统论的方法来设计工作的对策。
二要以干促学，尽快掌握公文写作技巧。要在尽快的时间内进入文字工作角色，务必要把握工作规律，讲究工作方法。要通过多读多看来掌握技巧。“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”多读和多看，是掌握写作技巧不可或缺的途径。要通过多写多练来掌握技巧。“事非经过不知难”。只有通过不断地写，反复锤炼，及时总结经验教训，才能掌握文字工作的技巧、方法与规律。要通过模仿比较来掌握技巧。俗话说，天下文章一大抄，就看你会不会。从某种意义上说，模仿是一条捷径。通过模仿他人的思路，学习他人如何立意、谋篇布局、组织材料等等，然后“照葫芦画瓢”，久而久之，日积月累，就可以深谙机关公文写作之道。
? ? 三要做好传帮带，强化后备力量培养。从事机关文字工作的老同志要甘为人梯，发挥传帮带的作用，加强文字后备力量的培养。通过建立跟班学习、重大文稿会商、文稿点评等相关制度，采取压担子、下任务、勤指导等措施，让新手尽快提高文字工作的水平。
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