摘 要： 档案的收集是档案业务基础工作中的基础，只有做好了档案的收集工作，才能有完整的档案，才会有健全的档案工作，才能推动、改进学院档案工作不断深入发展。本文针对合并中的高职院校档案管理存在的问题，从档案收集要依据文档的形成规律和特点，有效地组织各个立档部门的建档工作；健全制度，强化执行力度；明确档案收集范围；学院各部门要确立专人对本部门档案进行收集并要定期组织档案业务培训，增强专兼职档案人员的档案管理知识和责任意识；确保档案收集效果等五个方面谈了如何加强档案管理工作。
关键词： 合并中的高职院校； 档案管理； 存在的问题； 档案收集
中图分类号： G272 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）01-0127-01
现在各高职院校都处于建校的初级阶段，各项管理工作都没有步入正轨，各项管理模式都存在这样那样的弊端，当然我们的档案管理也不例外。档案是记载一个学院成长、发展、成绩、辉煌的历史印迹的重要载体。所以做为档案管理人员，我们有责任、有义务做好本学院的档案管理工作，并且要在档案工作中不断创新，使本院的档案管理上新台阶。
一、合并中的高职院校档案管理存在的问题
1.对档案重视程度不够。学院职工包括部分领导干部都认为档案工作就是简单、单一的保管事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要保管好文档，不丢失，不泄密，能应付外调、查档，上级检查就足够了。所以在合并过程中原来各中专学校档案的收集效果都很差。
2.档案管理人员素质差，业务水平低。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员少，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
3.档案管理制度不健全。由于高职院校是从原来的中专学校合并过来的，管理不规范，所以好多并没有建立适合自已学院发展的档案管理制度。
收集是档案工作的一个重要环节，通过收集为档案工作提供实际的管理对像。只有通过收集，才能把有保存价值的档案集中到档案保管机构，形成统一的档案基地，实行统一的科学管理。高职院校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。所以做好档案的收集工作是重中之重。收集是档案业务基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。
二、加强档案管理工作中最基础的档案收集工作
1.档案收集要依据文档的形成规律和特点，有效地组织各个立档部门的建档工作。学院档案室所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门。因此围绕着各立档部门的主要职能活动所形成的文件的种类、数量、产生环节、关键性阶段等，都具有一定的规律和特点，如果各立档部门的档案人员有效地把握了这些方面的信息，就可以通过建立健全文件归档制度和实行前端控制策略，保证入藏档案的质量。
2.健全制度，强化执行力度。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失，如归档制度、移交制度、检查制度、监督制度等。同时，为缩短文件材料的传阅过程，档案室要及时催还。好多部门一旦出现人员变动，档案的收集就处于被动状态。实践表明，合理的档案收集制度，良好的执行力度，认真负责的档案人员，是形成文书档案收集工作良性机制的三个重要条件。做好高职院校的档案工作的根本要求就是要强化档案管理意识，形成人人重视档案，人人支持档案收集工作的氛围。
3.明确档案收集范围。凡是反映本院重大工作与活动，具有考查利用价值的文字，声像制品、图片、图纸、电子文档等资料均属归档范围。当然各职能部门在日常工作中形成的在今后的办学过程中有参考、利用价值的资料也属归档范围。一所学院产生和形成的文件材料很多，遍及学院各个部门，涉及个人的也不少。如：教师个人的论文、专著手稿，科研人员的各种科研记录、草稿等。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清晰，书写工整，保存完好，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等易褪色的载体书写。
4.学院各部门要确立专人对本部门档案进行收集并要定期组织档案业务培训，增强专兼职档案人员的档案管理知识和责任意识。为了使学院的档案工作顺利进行，学院应在各系、部、处、室，设有兼职档案人员，实现网络化管理。但兼职人员大多同时承担着本部门其他的工作，因而稳定性差，责任心不强，且业务素质普遍偏低，直接影响收集任务的落实。虽然他们中有不少人员文化层次很高，但他们了解档案与档案工作的基础知识甚少。这样的人员设置要想及时按质、按量完成档案的收集任务困难较大。另外，兼职人员外出参加学习、相互业务交流机会甚少，限制了档案人员知识能力的提高，业务素质必然偏低。因此学院应该定期组织档案专业人员对兼职档案管理人员进行业务培训，很有必要对兼职档案人员进行上岗培训。
5.确保档案收集效果。档案收集的效果应该达到数量充分，质量优化，成分充实，结构合理，注重特色。档案收集工作要做到两点：一是档案材料收集要及时、齐全、完整；二是要确保收集的渠道畅通，范围广泛，信息灵敏。为了保证学校档案的完整齐全，必须进行全面收集、重点收集，杜绝文件材料的丢失和遗漏。近几年，由于学院教育改革的不断深入和发展，档案文件的产生随着各种机制的变迁，特定环境时间、地点限制等给收集带来一定难度，甚至收不上来。如：各中专学校的合并会倒致各学校重心偏移、人心涣散等的情况，如果档案管理人员责任心不强，收集到的档案资料便不完整，给学院整体发展造成缺憾。又如：基建工程的验收、设备仪器的开箱等，如果不及时进行现场跟踪收集，一些应归档的文字材料、图表、照片等容易散失，影响学院档案的完整与齐全。因此，我们档案管理人员必须认真负责、尽全力确保档案收集效果的完整性。当然收集到的资料应对其真实性、可靠性进行分析，而不是简单的贮藏和保管，为今后各类档案能准确及时发挥功效做好准备，提高工作效率。