篇一：外贸业务员管理规章制度_规范
关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。
（一） 日常工作
1. 上班第一件事打开电脑查收邮件，查看询价信息。
2. 综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为
四类：
（1） 紧急；（2）重要；（3）日常（4） 临时
3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘
出来存入备忘录。
4. 每周一上午10:00点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划及做
上一周的工作反馈和总结。
总结内容应包括：
（1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。
（2） 总结一周内遇到的技术性问题。
（3） 总结在业务上遇到的问题
5. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
6 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。
7.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。
（二） 客户开发前期工作
1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。
2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。
（三） 报价及合同签定
1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。
2. 收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3. 将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。
4. 合同盖章后，扫描发给客户确认签字。
5. 如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。
6. 双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。
（四） 安排生产（备货）
1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。
2. 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。
3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。
4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五） 发货
1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。
2. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六） 文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。
（七） 电脑管理
1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。
2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。
（八）E盘文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。
E盘：高级客户 ：客户----Business Report----Customer
File----Packing----Shipping document
低级客户： 客户-----邮件
潜在客户： 客户-----邮件
2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
（九）邮件管理
统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。
（十）产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十一）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。
合同号登记本电脑共享，以确保所有信息公开透明。
（十二）单证保管
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
业务员应严格按照以上规定执行
篇二：外贸业务部门制度及工作流程
外贸部部门制度及工作流程（暂行）
为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。
本制度包括如下内容：
一．一般外贸业务流程分析及注意事项
二．外贸业务流程图
三．外贸部重要事项汇报制度
四．客户信息管理制度
五．网站，平台管理及维护制度
六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度
七．外贸部岗位职责
八．附件
1． 答复外商询盘函件示例
2． 对外报盘示例
3． 外贸销售合同/形式发票示例
4． 文件及单证要求清单
5． 销售部管理制度
一般外贸业务流程分析及注意事项
外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：
一．初期询/复盘
二．报价
三．外销合同的磋商及签定
四．运输安排
五．制单结汇
六．客户的联系与巩固
一、初期询/复盘
本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）
本阶段操作的主要注意事项如下：
1、
2、 对外商的询盘真实性进行分析。 推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时
须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。
3、 在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、
是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。
4、 在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介
绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。
5、 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及
时向外商解释及大概需要的时间。
6、 对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方
便进一步的跟进操作。
7、 为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作
不定期检查。
8、 每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客
人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。
9、 各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇
总并编好周、月、季报表上报总经理。
10、 回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘
须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；
11、 所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或
泄漏给其它公司；
二、报价
本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。
本阶段操作的主要注意事项如下：
1、 无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。
2、 客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。
3、 报盘价格采用A价需经外贸经理批准。
4、 报盘价格低于A价需经总经理批准
5、 邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需
CC给业务经理。
三、合同\形式发票的磋商及签定
本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。
本阶段操作的主要注意事项如下：
1、 合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行
时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。
2、 合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。
3、 合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。
4、 任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。
5、 其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。
6、 如若客户仅需要开具形式发票（PI）时，业务员需交由外
贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。
7、 待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一
式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。
四、运输安排
本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。
本阶段操作的注意事项如下：
1、 平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。
2、 对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司
联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。
3、 在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对
方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。
4、 在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地
点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。
5、 如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货
期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。
6、 如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。
7、 业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造
成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。
8、 业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。
五、制单结汇
本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。
本阶段的操作注意事项如下：
1、 整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发
出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。
2、 业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份
复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。
3、 业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附
件。
4、 各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件
为依据计算业绩和提成。
六、客户的联系与巩固
本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。
本阶段操作的注意事项如下：
1、 不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，
挖掘潜在的信息资源。
2、 详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日
等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。
3、 对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户
联系，提供我公司最新业务及产品信息。
4、 业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。具体事宜届时报批，
一事一议。
5、 如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直
接将货物送到维修部维修。
篇三：外贸业务部管理规章制度
市场部管理规章制度
为了更好地树立公司的形象，促进公司各项业务的顺利发展，以及加强对业务人员的有效管理，特制定以下管理规定并经总经理签字生效。
第一章新员工上岗制度、工资福利
1、新业务员到公司正式报到需携带身份证原件，毕业证原件，个人简历一份，2张一寸免冠彩色照片。
2、新业务员到岗后，由公司统一安排进行培训，每个业务员需通过基本培训方可正式上岗。
3、上班时间为：9：00-12：00； 1：30—6：30 部门不加班（特殊情况例外）。每个员工实行指纹考勤，迟到半小时以外按公司制度扣发工资，每个月迟到累计四次扣发全勤奖150元；个人可根据自己的工作要求安排上班时间，每天保证上完8小时 ，每周大周末休息两天，小周末休息一天 ，所扣的款项统一列入部门公益基金。
4、公司对业务人员实行底薪+提成+全勤奖（150）+绩效奖（400）的工资发放制度，当月工资在下个月20号到25号发放。业绩突出者公司颁发年终奖金，鼓励业务员大胆拓展业务范围。提成在公司基本价以上的按1%，基本价格以内的根据订单在0.5%左右，提成一单一议。
5、新业务员由总经理决定业务人员转正时间。（绩效好的随时提出转正要求，由销售总监报总经现批准）
第二章 日常行为规范
1、在公司内，应严格遵守公司各项规章制度，服从上级指挥。
2、严格遵守工作时间，做到不迟到，不早退；下班时间到后，整理好物品下班。
3、因私人原因需请假的须采用书面方式向销售总监申请，同意并报总经理批准后到文员处备案，回公司后到文员处销假；特殊情况来不及书面请假，不能上班的，应电话请假（分别致电销售总监和总经理），说明事由，并事后补办请假手续，病假时间较长的须持看病证明补假。
4、员工试用期满合格转正可请婚假，婚假期要和总经理协商，婚假期满回公司需到文员处销假；在公司工作满三年的女性员工享有60天的产假；其他节假日假期则按国家规定标准。（待定）
5、如有事需调班，须提前1天跟销售总监申请，销售总监同意并报总经理批准后到文员处登记备案，调上班时间仅限于周日。
6、为了方便工作，员工一个月内请假天数不得超过3天，调班天数不是超过2天。
7、员工辞职需提前15天向总经理提出书面申请，获总经理批准并交接完工作后方可离职；未提前申请，离职时没能结清工资则自行负责。
7、上班时间应认真工作，不许串岗聊天和在工作区内大声喧哗，不得妨碍其他人开展业务工作，不得擅自无故离开工作岗位，不可阅读与工作业务无关的书报杂志，禁止玩游戏、看电影、下载等与工作无关的行为。
8、工作时，不打非业务性电话，接非业务性电话时应尽量缩短时间。
9、必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息泄露给他人。
10、不得将公司资料、设备、器材用作私用，如需携带外出须得到批准。
11、与工作无关的私物不得随意带入公司，工作场地非经许可不得进行各类娱乐活动。
12、 个人所借用的工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装，若出现故障须及时向上级申报。
13、公司员工间及对公司外的人员，必须礼貌待人，文明用语，不讲粗话、脏话；同事之间要和睦相处，互相团结、帮助。
14、 员工着装应以反映良好的精神面貌为原则，男职员着装要清洁整齐，禁止穿拖鞋、背心、短裤；女职员穿着要大方得体，不浓妆艳抹，不穿吊带衫、拖鞋。
15、 随时注意保持周边环境卫生清洁，不随地吐痰、不乱扔纸屑烟蒂、不乱涂乱画；雨具、雨鞋一律放置在规定存放处。
16、 除在指定场所、时间外，不允许饮食、吸烟。
17、节约用水用电，安全用电，爱护灯管、插座、开关等电路设施；不准私自拆除、搬移和乱拉线路，若有损坏，须通知相关人员进行更换、修理。
18、必须遵守用电规则（下班前关闭电脑，切断电源）。 第二十条 所有设备、器具等必须保持可正常安全运作状态。
第三章 工作细则
1、 市场部日常工作一律在销售总监邻导下开展，所有工作事宜由销售总监直接向总经理报告和负责
2
3、 业务人员在外商询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。
4、为了更好的发展公司外贸业务，由销售总监定期召集市场部所有员工进行会议，对前面的工作做出总结，并安排接下来的工作内容。
5、对于外商的产品报价，由销售总监根据市场状况及生产成本，定期进行核算，并对产品价格进行调整；业务人员应根据销售总监出具的价格表对客户进行报价。
6、与客户交流中要充分了解客户目前的状况，和采购渠道，建立各级客户资料档案，保持双向沟通。
7、在业务操作过程中遇到困难和问题，反馈要及时、准确、全面。
8、 在巩固原有客户的同时，要积极调查市场需求状况和发展趋势，搜集新的信息，开拓新市场。
9、 业务员在本公司工作期间开发的客户为公司所有，业务人员不得以公司名义私下与客户进行交易；一旦公司发现，业务人员要为自己的行为承担一定责任。
10、对于公司的客户，业务员要遵从公司的分配。业务人员有义务提供客户信息，以供公司备案；同时，公司也有义务为各个业务人员的客户进行保密，以免造成业务人员之间的矛盾。
11、市场部每天早晚各有一次碰头会，时间为半小时，必要时可延长；6：30后为培训时间，业务人员非工作需要不得请假；业务人员每天向销售总监提写工作日报，以此作为绩效考核标准。
深圳市天润邦能源科技有限公司
二〇一四年十月十六日