篇一：大学课程秘书学笔记
秘书学笔记
绪论 一、 秘书的概念及内涵
《韦氏秘书手册》（美）：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促。既能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。
——国际职业秘书组织
（一）秘书的概念：
在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队，院校内的一种行政职位，主要通过掌管文书、辅助决策、处理日常事务来实施辅助管理、综合服务的工作人员。
（二）秘书概念的内涵
1、从属性
“可以有没有秘书的领导，但不能有没有领导的秘书”。 秘书的工作就是围绕领导来工作。
2、辅助性
为领导服务，辅助领导工作。
3、参谋性（高级秘书）
调查研究、信息处理、出谋划策、提出方案（拟办）
4、综合服务
辅助领导工作形式是广泛的、是多方面的、是综合的，事无巨细。
二、秘书的起源与沿革
古代：
秘书一词出现在东汉时期，最早指宫禁藏书。后东汉出现秘书官职，负责记载秘史、管理秘籍。
近代：
清末：机构改革，设置秘书。（过渡标志）
辛亥革命时期：南京国民政府废除旧式公文，规定新式公文类型。民间团
体、企业开始聘请私人秘书。秘书队伍壮大。
北洋军阀时期：秘书事业发展倒退。
国民党统治时期：由于国民党政府腐败，机构混乱，秘书队伍虽有一定规
模，但效率不高。
现代：
新民主主义革命时期：秘书工作是随党的创建而逐渐发展起来的，经历了从无到有、从小到大、逐步改善的过程，特点是秘而精。
解放战争时期：秘书工作积累了丰富经验，秘书队伍初具规模，为建国后秘书工作的迅猛发展奠定了基础。
新中国——60年代：发展势头好，积累了丰富的经验，形成了一套行之有效的规章制度，也培养了一批素质较高、意志坚强的秘书队伍。
十年浩劫：秘书事业毁于一旦。
十一届三中全会后：78年12月，我国秘书队伍开始日益壮大，秘书队伍素质提升。
80年代初，产生具有中国特色的秘书学。秘书学的教育研究步入一个新时期。
三、 秘书学的研究对象、性质和特点。
1、研究对象：秘书、秘书工作及其规律、秘书机构设置。
2、秘书学的性质：属社会科学类，是行政管理学的一个分支，并且与其他相关学科相互影响渗透，共同发展。
3、特点：我国秘书学具有很强政治性、实践性、科学性。
四、 我国秘书学的研究发展历程。
1、秘书学发展阶段及其特点。
85.1全国秘书长、办公厅主任座谈会。
90..1全国秘书长座谈会。
（1）1978.2——1985.1：摸索探求时期。
（2）1985.1——1990.1：方针清楚、路子明确、势头迅猛。
（3）1990.1——今：新的巨大推动力。
2、秘书学今后研究趋势展望。
1、秘书工作的参谋职能进一步强化，要求能参政议政。 ○
2、办文、办事、办会、办信等常规工作的运转要走向高效率。 ○
3、操作办公自动化、设备和外语这两大技能将日益得到重视。 ○
第一章 秘书工作的任务、性质、特点和基本原则
一、秘书工作的主要任务
1、辅助决策
2、协调工作
3、文书处理和撰制
4、调查研究
5、信息工作
6、会务工作
7、信访工作
8、文书立卷和档案管理
9、查办工作
10、印信、证章的管理
11、值班和接待工作
12、机关内部事务和管理
13、机要保密工作
14、领导人临时交办的工作
二、秘书工作的性质
1、从属性 2、辅助性 3、参谋性 4、综合性
三、秘书工作的特点
最重要特点：
实践层次（受命而行）
双层次性思维层次（与领导同步、思维方式要与领导处于同一层次） 从全局、从发展、从长远、立足点高、视野宽、视角新。 被动性与主动性的对立统一 事务性与政治性的对立统一：些微小事，事关大局 机要性与群众性的对立统一：把握好适度点，既不脱离群众，也得保守秘密 经常性与突击性的对立统一 两种倾向要反对： （1）反对越权倾向： 1无意越权：由于经验不足、主动过分等原因造成的。 ○2有意越权：○“二首长作风”、会造成违法乱纪、谋取私利。 （2）反对失职倾向： 1、宁可越权而不失职 ○△、当事情危急，直接关系到人民群众生命财产安全是，即使领导不在，秘书也要挺身而出，先斩后奏，处理问题。 △、当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，原则上提倡秘书犯言直谏，敢于说真话。 2、宁可失职而不越权。 ○当情况复杂，一时难以判断，事情又不特别火急，领导又不在场时，秘书人员不要轻易表态，处理问题。 12第二章 秘书工作的三大职能 第一节 秘书工作的基本作用 一、枢纽作用 纵向上，秘书工作起着承上启下、上传下达的作用。 横向上，秘书工作沟通左右，联系内外。 二、助手作用：秘书是领导手脚的延伸 为领导承担事务性工作，如办公、办文、办信、接待等工作。 三、参谋作用： 秘书是领导头脑的延伸。为领导提供决策咨询服务。 四、信息传递作用： 秘书是领导的耳目，信息的传递是双向的。把听到的、看到的反馈信息给领 导，同时把领导的意图传达出去。 五、协调作用
六、门面窗口的作用：秘书是领导班子的窗口，是单位的门面。秘书人员应提高各方面的素养，端正自身的工作态度、注意礼仪。
第二节 秘书工作的办事职能
一、办事是秘书部门的基础职能
办事职能：
秘书直接协助领导管理，并处理具体事务，即办事职能。
秘书通过从事事务性的工作，为领导、其他部门和群众服务，其根本目的及作用在于组织的运转和提高效率。
二、秘书工作办事职能的特点
1、办事高效运转
办事职能体现在各种各样的具体的事务性工作中。这些工作应当形成一套运转机制，因此秘书工作最根本的就是高效率。、
2、职责范围边界的不确定性。
三、怎样提高秘书的办事效率
办事效率指的是投入与产出的比值，投入越少，产出越大，效率就越高；反之亦然，而高效率就是用最少的人力、物力和时间的投入，去做越多的工作，去创造最多的社会财富。
主要途径和方法：
1、理顺体制，合理设置吧办公室结构。不合理的表现：机构重叠、层次过多、关系不顺、职能相连。
2、提高秘书人员的素质：德才兼备（德：政治素养、思想修养、工作作风、职业道德等；才：业务素质）
3、采用科学的管理方法：规范管理法、目标管理法、计划管理法、统筹管理法、网络管理法）
4、分清职责，是各环节有机配合。
5、精简会议、精简文件：杜绝文山会海。
6、依法办事、加强督察。
7、办公设备现代化。
第三节 秘书工作的参谋职能
一、参谋是秘书部门更为深层的职能任务。
秘书为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，即参谋职能。办事是基础，参谋是更高的要求，两者统一在为领导提供综合服务的职能中互相渗透又互相交叉。
二、参谋职能的实质和特点
1、实质：为领导决策提供直接的服务。
2、特点：
（1）参谋内容具有综合性。
（2）参谋活动具有限制性。
（3）参谋工作具有随机性。
三、参谋职能的基本内容
1、起草文件与领导讲话稿：直接为领导政务工作进行参谋服务的高层次工作。善于拓展和阐发领导的基本观点，有时还要和领导讨论，提出自己的建议和构想。
2、公文拟办：既是事务性，也是参谋性。
拟办指的是秘书部门对部分收文准备如何办理所提出的请示性、建议性初步意见及如何处理该文的参谋建议供领导人参考。
3、核稿：是指在送交领导审批、签发之前，对文件草稿的全面审查。把政策关和文字关，在文字内容上把关是核稿的主要任务。
4、调查研究和信息处理。
这是秘书部门参谋职能的最集中体现，是秘书辅助工作的前提和基础。体现在为领导的决策工作提供参考依据和反馈意见。通过该任务实现参谋职能的关键在于：
（1）所提供的信息服务是超前还是滞后。
（2）所提供的信息是否经过综合处理
5、督察工作。重点：（1）各级党政部门在贯彻党的方针路线做出的工作部署以
及落实情况。
（2）各级部门领导的批示、交办事项的贯彻落实情况。
6、议事制度
7、预案提案工作
第四节 秘书工作的协调职能
一、协调是秘书工作的一项主要职能
协调是管理的一项重要职能，就是指通过协调工作是一个组织中所有单位、所有人员之间的活动同步化、和谐化。目的在于是组织内外各部门、各运转环节不发生矛盾冲突、不失控、不重复。保证相互之间建立起良好的配合关系，最大限度地调动每个成员的积极性，去实现组织的共同目标。
二、协调职能的内容和意义
1、协调职能的内容：工作协调、人事（人际）协调
都有对上、对下、同级、内外、上下左右内外的综合协调五个方向。要求：
（1）把握整体动态（5）日常事务的协调
（2）协调工作计划（6）本单位同别的单位及社区公共关系的协调
（3）调整工作节奏（7）单位内部人际关系的协调
（4）协调各个单位的关系
2、协调职能的意义：
为管理工作的正常运转创造良好的内外环境，表现在两个方面：
其一、协调工作能推动秘书工作向深度、广度发展。
其二、协调工作是秘书辅助领导进行管理和决策的重要方式，是保证领导做出重要决策和管理的非常必要的工作。
三、协调职能的实施步骤
协调工作要根据协调计划和目标的需要按照一定的程序进行。
1、调查阶段：收集并分析情况，掌握实施协调工作所需要的全部背景材料。
2、制定计划：计划包括确定协调目标、拟定协调步骤、选择协调的方式方法。
3、确定协调人员：把握两原则：
（1）协调人员和协调对象的身份要相称；
（2）协调人员的能力和协调任务的难度要大体适应。
4、（确定）选择协调方式方法：根据协调内容和对象的特点：
协调的方式、方法：会议协调、书信协调、电话协调、交谈协调。
5、确定协调时机和地点
正确选择协调时机是提高协调工作成效的必要条件（密切关注政策的动向）
篇二：秘书学第三章答案
第三章 、办公室实务
一、秘书环境
二、办公室值班与上下班
三、办公室接打电话
一、秘书环境
（一）、秘书客观环境的构成（因素）
1、工作地点（办公人员处理公务的专用房间）
2、工作人员（承担一定公务职责的办公人员）
3、物质条件（为完成公务职责而配置的办公用具）
4、工作空间（办公人员在工作时肢体能自如活动的范围 ）
5、工作制度（为确保正常工作秩序而制定的一系列工作、行为准则）
（二）、秘书客观环境的布置
1、布置种类(开放程度/封闭程度）a、封闭式b、半封闭式c、开放式
2、布置原则
a、科学合理 b、方便舒适c、整齐清洁
二、办公室值班与上下班
（一）、广义值班与狭义值班
（二）、 值班工作的任务
1、保持信息渠道的畅通
a、认真接听、处理每一个电话
b、及时收纳、传递往来文书、报刊、邮电
c、做好来客来访的接待工作
2、处理临时发生的事件
3、做好安全保卫工作
（三）、值班要求和注意事项
1、按时就班，坚守岗位
（按时＝准时 ？）
2、认真负责，礼貌待人
（“能”与“不能”）
3、完善物质配备和制度建设
（1）、物质建设（…）
（2）、制度建设（…）
（四）、上下班注意事项
1、做好准备，提前上班
（1）、上班前的多方面充足准备
（2）、提前15分钟到达办公室
2、下班检查
（1）、不能急于离去或提前下班
（2）、琐碎事务的处理（自觉性）
三、办公室接打电话
（一）、接听电话
1、接电话要快
2、对方指名要找某人，而该人不在或不便
3、对方拨错了号码
4、熟悉的联系者来电（转换方式）
5、转请他人接听
6、辅助事项
7、需要回复和后续处理的电话
8、误解及不同意见的应对
9、结束通话前的征询
（二）、打出电话
（1）、 打出电话之前应做好准备
a、精神 （？） b、物质
（2）、电话拨通后……
a、问候
b、两种方式的切入（…）
c、中途“受挫”（…）
（3）、叙话要清楚、准确，中音中速
（4）、提出要求或请求的注意事项
第四章 、会务工作
一、什么是会议？（概念）二会议的类型 三、会务工作的程序
一、什么是会议？（概念）
（一）、广义会议
“议事以制，政乃不迷”——最早记载《尚书·周官》
“三人成会”——民间俗语
（二）、狭义会议
主要指党政领导机关或企事业、团体等机构召开的各种会议，这些会议是用以发挥集体智慧，互通情况，交流经验，统一认识，研究工作，进行决策，推动事业发展的一种工作方式。通常由秘书部门负责筹备，或单独建立会议的秘书机构去筹备。
二、会议的类型
（一）、按照会议的规模划分
小、中、大、特、型会议
（二）、按照会议的内容和性质划
1 、代表会议 2、决策会议 3、协作会议4、专业会议5、纪念会议6群众大会 7、外事会议 8、公关会议 9、座谈及对话会
三、会务工作的程序
（秘书三大工作内容：办文、办会、办事）
（工作程序：从筹备到善后的一系列具体工作）
（一）、会前各项会务准备工作（二）、会中秘书工（三）、会后秘书工作
（一）、会前各项会务准备工作
2、确定会议步骤
议程：对已 确定的议题列出发言或讨论的先后顺序，
应简明概略，冠以序号将其清晰地表达出来。
安排议程需注意：
（1）、宜讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系，互不联系的问题同时拿到会议上
（2）、按轻重缓急程度、重要的、紧急的问题先讨论，（为重要问题的讨论留足时间）
（3）、保密性较强的问题置后，便于退席或晚到
3、准备会议材料
（会议材料是议题的物质基础 ）在会议召开前，秘书
人员应根据领导的授意或议题，通过调查研究，搜集以
下会议材料：
（1）、与会议议题有关的各种统计资料
（2）、有关各方对会议的意见、建议和要求
（3）、与会议有关的各种背景材料
（所有会议材料集中后，应进行筛选和归类整理……）
4、准备会议文书
（此项工作包括起草、印制和分发三个环节）
（1）、为领导撰写或协助领导起草开幕词、讲话稿、 工作报告和决议草案等等
（2）、 组织好有关单位、部门或个人的发言文稿
（3）、印制和统一封装后，分发到与会人员手中（所有会议文书集中后，应进行筛选和归类整理……）
（4）、分发文件材料和文书材料
会议中所需要的文件材料，会议秘书人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式：
会前分发 ：可以在与会者进入会场时，由会议秘书人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。
会中分发：文件材料，可以把会议秘书人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。
（需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收）
5、确定会议的组织形式
会议组织形式的决定权在会议主席团及领导手中。但秘书往往被授权参与如下部分、甚至全部的工作：
（1）、确定会议主持人、领导班子
（2）、成立会议的工作机构。（大会秘书处）
（3）、确定与会范围和分组名单，主要根据以下因素：
会议的性质、内容、规格、议题、任务、工作联系
（4）、与会人员一般包括：主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表、听众
（5）、会议编排分组及分组名单（分组对象：会期较长的会议） a、按人数分组：第一组，第二组…
b、按地方区域分组：～县组，～区组，……
C、根据系统或行业分组：工业组、教育组，…
（ ※无论是哪种分组，在编排时，主席团成员及部门负责人最好分散编入各组 ）
6、发出会议通知
（1）、会议通知的形式（手段）
（a）、书面（文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报）；
（b）、口头 （c）、电话（d）、传真
（e）、电子邮件 （f）、广电媒体
（2）、会议通知的内容（明确告知：……）
会议名称、会议内容、时间、地点、会期、参加范围、携带材料、大会出席凭证、会务工作联系人、联系电话
跨区域会议
跨区域会议，还需要增加下列会议通知内容：
a、交通情况的说明（火车轮船时刻、飞机班次、公共汽车线路、会议接送车的停
b、膳食与住宿的费用与安排情况等
c、回执（要求与会者反馈某些信息）
（3）、发会议通知的注意事项
a、 依据规定、惯例和具体情况办理
b、通知及时，确保与会人员按时参加
c、确保准确，防止重发、错发、漏发
7、选择和布置会场（关系到会议气氛和秩序，能够强化会议效果）
（1）、会场选择依据：a、大小适中（与会人数）
b、地点合适（距离、环境、费用、舒适度）
c、附属设施齐全（桌椅、照明、音响、通风、网络
通信、安全、卫生、餐饮、服务、娱乐、供电、 交通、停车）
（2）、会场布置依据：a、聚拢原则（形状、朝向、桌椅）
b、座位安排适当“直长”，避免“横宽”（匀称）c、区分代表身份（正式、候补、列席）
d、特殊情况特殊处理
（3）、 主席台布置
a、座次（国内惯例：中央高于两侧，左座高于右座）
b、背景及背景色（会议气氛）
c、饰物（国徽、会标、纪念人画像、旗帜、横幅、花草??）
d、名签及其他
8、 会前后勤准备工作
（1）、编制会议经费预算方案 经主管部门或领导批准后才能付诸实施
（2）、提供食宿交通、交通、卫生保健条件中型以上的会议，应设置临时医疗点，准备一些常用药物。
（3）、印制会议票证（大中型会议）
入场证、工作证、记者证、乘车证、就餐券等等
票证要事先制作和印刷好，并妥善保管，并及时发放。
（4）、会议必需品的购置
9、 其他附加会务活动的准备工作（根据会议特点和需要安排特定活动内容）
（1）、 新闻发布（联络工作、沟通、媒体经验）
（2）、 投票选举（选票、箱、数量、位置、程序）
（3）、颁奖（奖品、嘉宾、发奖的形式和顺序）（4）、合影（地点，排列）
（5）、宣传横幅、标语、指引标志
10、准备工作后期的全面督促检查
（1）、时间：全部会务准备工作基本结束后（2）、检查人： 主管会议的领导
（3）、 检查步骤：a、各方口头汇报 b、领导带队现场检查
（4）、 检查重点：a、会议文书材料的准备 b 、会场布置 c、后期准备工作
（二）、会中秘书工作
1、组织会议签到
（1）、签到目的:
签到是掌握与会准确人数的必要程序
（2）、签到形式:（点名签到）；簿式签到；座次表签到；卡片签到；磁卡签到
（3）、出席情况报告:应到人数；实到人数；缺席人数；（请假原因）
对会议工作人员的一项业务要求 ：认人
为何要在会中准确“认人”？
准确接受签到、会中传递文件、传呼电话、会议记录处理、防止冒名顶替 2、做好会议调度工作
承办联络
上呈下达、传递信息、内外照应、安排发言、调动人员、现场指挥、提醒时间
处理突发事件……
3、做好会议记录
（1）、会议记录的基本内容
a、会议的组织情况
届数和次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（原因），
篇三：秘书学试题(附答案)
《秘书学》期末复习综合练习
一、判断题
1．秘书机构按其承担任务的性质，属于职能机构。（ × ）
2．广义的秘书机构专指各级负责综合性工作的办公厅。（ × ）
3．秘书机构不仅要直接为本单位领导服务，也要对下一级或上一级秘书机构服务。（× ）
4．各级秘书部门之间存在着自上而下的、独立的垂直领导体系。（ × ）
5．各级秘书机构之间存在着一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系。（√）
6．在信访工作中，该哪一级机关管的问题就由哪一级负责处理，凡属自己应该办和能办的事，就不要往下转，或把矛盾上交。（√）
7．对于人民群众来信来访，受理机关不需要编号登记。（ ×）
8．档案保管期限分为永久、长期和短期三种，其中短期是指10年以下。（ × ）
9．案卷类目一般由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。（√ ）
10．按作者特征立卷最多最广泛，是最主要的立卷方法。（ × ）
11．秘书机构属于决策机构。（ × ）
12．会议按级别分，有大型会议、中型会议、小型会议。（×）
13．在民营企业供职，并由他们聘请、支付薪酬的秘书不属于私人秘书。（ √）
14．在中外合资企业供职的秘书不属于涉外秘书的范畴。（ × ）
15．文书管理没有必要坚持党政分开的原则。（×）
16．按调查目的分，社会调查可以分为直接调查和间接调查。（×）
17．所谓抽样调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律。（×）
18．口头访问不能作为社会调查的基本方法。（ × ）
19．知识是信息，信息也是知识。（×）
20．信息普遍存在于现实世界。（√）
21．管理通信事务以及各种通讯设备的秘书被称为机要秘书。（× ）
22．负责总务、后勤等工作的秘书被称为生活秘书。（× ）
23．谦虚谨慎，平等待人是秘书的职业道德之一。（√ ）
24．秘书的办事能力是一种最基本的能力。（ √）
25．秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联系上下。（√ ）
26．秘书工作的辅助性指的就是其主导性。（× ）
27．秘书机构的工作可以脱离领导而独立存在。（ × ）
28．秘书人员处理事务时可以自作主张，不必根据领导的指示精神。（× ）
29．秘书工作具有被动性。（√）
30．准确是对秘书工作质量的要求也是提高效率的基础。（√ ）
31．文书、公文、文件的内涵和外延都是一样的。（× ）
32．女性化不是涉外秘书工作的特点。（ × ）
33．信访人单指向有关组织反映情况的个人。（× ）
34．在接待工作中遵循接待规格实际上是一种接待礼仪。 （√ ）
35．按照会议的规模分，有中央、省市、县级会议。（× ）
36．在现代社会中，信息是进行科学决策的基础。（√ ）
37．协调就是沟通信息，解决矛盾。（ √ ）
38．督查工作是落实领导决策的重要手段。（ √ ）
39．列入督查的事项一般由领导授权、批示，交秘书部门协助办理。（× ）
40．对于督查事项，秘书部门一般不参加具体办案，主要依靠下级组织和群众。（√ ）
二、简答题
1．档案管理包括哪些内容？P270
2．简述督查工作的原则P228
3．秘书应具备哪些能力？P23
4．秘书信息工作的基本要求是什么？P189
5．信访工作应该坚持哪些原则？P240
6．简述会议善后工作的主要内容P155
7．什么是档案？档案有什么作用？P268
8．公文有什么作用？P290
9．对于治理“文山”“会海”有何措施？P160
10．试列举社会调查的基本方法P178
11．简述信息的主要特征P184
12．你认为信访工作有何作用？P237-240
13．什么是信息加工？结合实际，简要叙述加工信息的基本方法。P194、P194-196
14．你认为设置秘书机构一般应当遵循哪些原则？P52-53
15．请你谈谈协调在社会生活中的重要作用。P202-203
三、设计题
1．北京某企业欲与国外某企业合作，共同生产国内紧缺的产品。外企代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
接待方案举例：
1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。
2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
2．秘书和别人交谈时，如何做一个忠实的听众？（P30）
3．星星宾馆是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在8月15日上午9：00至12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
要点：1、会议时间，2、会议地点，3、参加人员，4、会议主题，5、会场设施，6、差旅、餐饮。
4．某单位需要对在职秘书进行培训，请你对该单位的秘书培训工作提出几点建议。
要点：1、培训内容要具有针对性，能满足岗位工作的需要、能帮助解决工作问题等；2、培训方式要形式多样，可以分为知识讨论、案例讨论、场景模拟、团队互动等；3、把握好培训的时机，可以提高培训后的效果；4、培训规模，规模是指每次参与培训的人数，培训规模将对培训方式、培训地点（环境）、培训成本等均会产生影响；5、培训师，培训师是开展培训的授课主体，其知识丰富程度、语言表达方式、授课形式等均对培训效果产生影响；6、培训地点与环境，应该综合多方面的因素选择好地点与环境。
5．某个下雨天，某公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（P155）
6．秘书在处理电话过程中，要经过甄别后才能决定是否转给领导或者其他人处理，那么在一般情况下秘书如何去甄别电话？P137
7．秘书如何与同事和睦相处，与同事打成一片？P36
四、案例分析题
1．夹缝中的葛秘书
阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总经理又争执了起来。后来，陈经理在与葛秘书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。葛秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。从心底里讲，葛秘书的个人感情更倾向副总经理。今天，副总经理谈起他与总经理的分歧，分明是想得到秘书对他的支持和同情。
葛秘书此时应如何办?
要点：作为秘书应该把握原则，提高自己处理这类事件的能力。
第一，正确定位，即秘书应该清醒地把握自己所处的角色地位。
第二，正确判断，就是秘书要快速而准确地判断领导人之间矛盾类型，领导人之间的矛盾和分歧一般是在认识上的矛盾、工作方法和领导风格上的矛盾、利益上的矛盾生情感上的矛盾等多种。
第三，妥善处理，就是秘书应该把握原则，灵活处理，合理化解。处理领导人之间的矛盾，秘书应以利于领导人之间的团结为目标，保持中立和不介入原则，采用、沟通、折中、回避等方法来妥善解决。
葛秘书可以保持沉默，对副总经理的话不表态，或转移话题谈其他方面；
葛秘书也可以耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。
2．阅读下列材料，完成文后的问题
据说，某市中级人民法院审理了一起经济合同纠纷案。其焦点是厂方与买方对合同中“货到后付款”的“后”字理解不同。厂方认为买方收到货后应立即付款。买方认为：没有规定后到什么时候，可以无期限。正巧买方因三角债困扰无力偿还，调解无效，不了了之。最后该厂停产倒闭，大呼上当。
从秘书的角度谈谈本文给你的启示。
要点：第一秘书工作要认真细致，第二语言用词要准确等
3．请以《政府机关秘书的一天》为例，分析行政秘书应具备的素质
政府机关秘书的一天
九月中旬的一个周末，王秘书为张书记加班写完了讲话稿。星期一上午上班时，他感到十分轻松。但张书记认为还需要做些增删修改，并嘱咐下午下班之前再交他审读一遍。王秘书立即进行修改。
八点半，李主任找到王秘书，说刚接到市里电话，要求星期三上午下班之前要报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。王秘书马上查阅有关资料，打电话询问有关领导落实各项数据、材料等。着手写作时已近十点了。
王秘书正要将写好的提纲交区长审查，区长却刚好放下话筒，对王秘书说：“我们需要一道去某某镇看看合资企业的情况，现在就走。”他们先后视察了两家合资企业，每到一处都需要认真做记录。
午餐后，王秘书将自己锁在办公室里，先就区长视察情况写了一篇通讯稿，下午交报社刊发。然后，王秘书接着修改张书记的那份讲话稿，一直写到下午两点半才改好，将它交给张书记。王秘书将稿子送给报社刊发后，终于可以坐下来写那篇综合性汇报材料了。累了喝上一大口浓茶，饿了就冲一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。
那一天，从早上七点四十分进办公室，至次日清晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，王秘书都处于紧张的工作状态。
要点：行政秘书应具备的素质就是：热爱工作，自尊自重，克已奉公，谦虚谨慎，平等待人，严守机密，提高警觉等职业道德。
4．阅读下列案例，分析、评价小王在会议前后所做的信息工作
某公司要召开2008年度总结大会，作为大会工作人员的小王主要负责会议文件材料工作。会前小王进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，小王有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠的信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。会议期间小王认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。会后小王认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。她还搜集会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。小王在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
要点：从信息的收集、信息的整理、信息的传递、信息的利用储存等四个角度来讲。
5．阅读下列案例，请你分析、评价局长在接人待物方面的具体做法
小王调来给局长当秘书的第一天。
上班后首先敲门进来的是一位处长，是来向局长汇报工作的。按照秘书工作的职责，小王为来人倒了一杯茶水，放到沙发前的茶几上。局长见了，坐在皮椅上向小王摆了摆手，示意让小王将茶水放到他办公桌上。然后指着对面那把木椅对处长说：“坐下谈。”处长遵从地坐到木椅上，先是一句开场白：“按照局里的指示??”便开始汇报工作。局长昂首挺胸，严肃、认真地听着。
处长正说着，忽然办公室门开了，从外边大步走进一个人。是谁这样没礼貌，不敲门就走进局长的办公室？小王正纳闷儿，只见局长迅速从皮椅上站起来，满脸笑容地迎上前去。原来是主管副部长。局长回头向处长说了一声：“你先回去，以后再说吧！”处长轻手轻脚地退了出去。小王按照刚才的办法又倒了一杯茶水，刚要放到局长的办公桌上，局长伸手将水杯接过，走到沙发前，弯腰将水杯放到茶几上。请部长在沙发上坐定后，局长把处长刚才坐的那把木椅拉到茶几旁自己坐下，然后掏出一支中华牌香烟给部长点上。
部长一边喝着茶、吸着烟，一边对局里的人事安排做出指示。局长连连点头称是。
中午部长走后，局长的一个朋友来访，小王马上倒水，依刚才部长的样子，将茶水放到茶几上，并把局长办公桌前那把木椅搬到茶几旁。局长让他的朋友坐在沙发上，随手又把小王搬过来的木椅搬回原处，然后与朋友并肩坐在沙发上，亲密地交谈起来。
要点：在让领导坐在沙发上，自己拉把椅子坐对面，表示对上级的尊重；朋友是平等的关系，并肩而坐才显得亲密；对待下级，让他坐办公桌前的椅子，你与他是上下级关系，可以有一定的距离。 这些位子倘若弄错了，就会出现意想不到的麻烦。比如与部长并肩坐在沙发上，等于把二人的地位拉平了，他心里可能不舒服。
6．阅读下文，从秘书工作的研究方法的角度分析其使用的方法、进谏的方法以及运用此种进谏方法的好处梁惠王问孟子怎样才能“王”天下。孟子陈述自己的政见时，先说“王道”之始。再谈怎样才能“王”天下，指出“黎民不饥不寒”，五十者能“衣帛”，七十者能“食肉”，办教育，申孝悌，白发者不负重物走路，这样而“不王者，未之有也。 ”然后又从反面论述：如果猪狗吃人食而不制止，饿死人也不救济，还说死人不是国王之错，而是因为年景不好，这样当然不能王天下了。最后得出结论：行王道，则“天下之民至焉”。正反对照，侃侃而谈，充分论述了自己的政治主张。
要点：用了定量分析、定性分析和典型分析的方法。
先正面后反面论说，可以成为正反相应法，或者比较与求异参谋法的综合运用，一正下反逻辑性强，有说服力，一正一反让人知其正也知其反。
7． 阅读下列案例，请你谈谈你从中学到哪些为人处世的技巧？
秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色，深得领导的赞赏，许多重要的活动都让他组织，可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别的人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道。
小刘秘书真是有一肚子的苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话，一度说他坏话的小张也不再说了。
领导对小刘的态度有所缓和，这时小刘秘书觉得是向领导申诉的时候了，但是具体的时机和方式呢？小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球，他一方面显示出自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球，让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴，说：“小刘，球技不错呀。”这时小刘秘书说：“哪里，还是王局长的球技不错，是不是以前学过 ？ ”
领导笑着说：“我可是全靠自学的，没事打着玩。”小刘秘书就说：“是吗？我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领。”领导说：“是呀，小刘，你打球还是比较厉害的。”这时小刘秘书乘机就说：“我这个人就是实在，打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面，说我工作的时候也这样，其实和打球一样，我没有想别的，就是想把事情做好。不过，我以后一定要注意，因为不是每个人都像领导一样了解我。”
领导听完小刘秘书的一席话，笑道；“这我也听到过，当时就告诉他们，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。我就喜欢你这样的实在劲。你不知道，局里好多人打球总是让着我，没劲，让我球技总是得不到提高。”从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象大有改观，一年后，提拔他当了自己的助手。
要点：1.在遭人诬陷，受到冷落和排挤的时候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改进，一面要对于心存妒忌而造谣的人报以宽容态度，并主动帮助，从而化解矛盾，使其心服口服。2.要懂得选择适当的时机向领导澄清，在和领导建立共同娱乐爱好的基础上一不经意的方式阐明自己的做人原则，