[摘要] 如何保证食品原材料的采购和库存量的平衡，减少浪费、降低成本，是酒店业一直在努力探讨的一个问题。本文通过对酒店食品原料特点的研究，在总结并借鉴其他计算方法的基础上，综合影响库存和采购的各种因素，提出了一个比较系统的五步法建立酒店库存与采购的平衡体系。
[关键词] 库存 采购 平衡体系
酒店食品原材料的库房管理，是从属于酒店采购供应――这个餐饮业务管理首要环节的一个重要步骤，其上限是采购，下限是生产，不断的购进、发出，起到了酒店食品原料蓄水池的作用
但由于酒店业食品原材料的库存受原料性质、产地、质量、用途的限制，相对其他行业管理起来情况就更加复杂，既要防止购进量过多，资金积压、库房管理费用上升、原材料变质甚至丢失等问题的出现，又要考虑由于库存量不足导致生产原料供应跟不上，使经营水平下降，对销售利润产生负面影响，在有些情况下还会因此使顾客满意率下降，波及企业的隐性成本。所以，科学的储存保管，控制库存，保证采购量与库存量的最佳平衡状态，是酒店业一直努力追求的目标。 因此，作为酒店企业，无论其规模大小，都希望使库存达到一种理想化状态，如图1所示:
即:当上一批库存达到或接近为零时，下一批采购原材料正好入库。但这只是一个理想化的状态，餐饮业在生产过程中存在着大量不可控因素，图1所示的理想状态只能在理论上行得通，在实践中很难实现。为解决这个问题，不妨试用一下专门为酒店建立的一套实用库存与采购平衡体系，即五步平衡体系:
第一步：计算存货周转率（Turnover rate of the stock）。
存货周转率是指在一个会计结算周期内，所售某种产品在库房中的更换次数。
存货周转率＝本会计结算周期内所售某产品总成本/周转期内平均库存（I）
这里面关键数据是会计结算周期，要确切的计算存货周期率，就必须在一个会计结算周期内，能够显示出我们所要获取的规律性，基于数据的时限性，这个周期不宜太短，也不宜过长，据我们调查掌握的情况，绝大多数酒店采用的是以一年为一个会计结算周期，实验证明，这样一个周期基本上可以获得比较合理的数据。
以某酒店储存的冻猪肉为例（以下都以此例为标准），本年内的销售总成本为57000元，周转期内平均库存为1000元，则：
存货周转率＝57000÷1000＝57
即本年冻猪肉在库房中共更换了57次，一年共有52周，这就是说从旧存货用完到新货送来所花费的时间是将近一周时间，若以天计算其周转期则为7天左右。
这是一个比较接近理论数据，又很方便操作的计算方式，使用该方法，可以使一些酒店、特别是一些不太规范的中小酒店，避免厨师或库房管理人员凭经验和直觉进行库存控制。
第二步:确定安全系数(Safety coefficient）。
酒店业在经营过程中常会受到一些不可控因素的影响，如天气、交通、物价、社会热点问题等都可能会影响某些产品的库存周转期，使其变长或变短。在确立安全系数时，考虑的首要因素是“缺货损失”，其安全原则是“适度节余”，即只考虑周转期变短可能会导致缺货的情况来确定安全系数。
安全系数一般会受到企业的经营状况、产品的价值、保质期、运输的方便程度等因素影响，企业经营状况越好、产品价值越高、保质期越短、运输越困难，一般安全系数的确定就要相对高一点，反之就要低一点。但是不论哪种情况，一般情况下，酒店业的安全系数不能超过10％，否则会增加不必要的成本，造成浪费。
第三步:计算标准存货量（Par strock level）。
标准存货量指在下一次订货到达之前，为了保证企业正常而有效的经营所必须保证的每种产品和原料的存货数量。
标准存货量＝平均周转期内库存量＋周期内安全份额（Ⅱ）
周期内安全份额＝平均周转期内库存量×安全系数
若在上面例题中把冻猪肉的安全系数确定为5％，冻猪肉的平均价格为5元/斤，则:
平均周转期内库存量＝1000÷5＝200（斤）
标准库存量＝200＋200×5％＝210（斤）
库存量是正常生产经营的主要保障之一，直接决定着资金周转速度，所以，管理者还要日常积累数据，通过相关公式计算出本酒店的相关安全系数，避免造成损失。
第四步:确定再定购点(Reorder point)。
也叫采购订货点，是指某种原材料库存量再需定之前可以减少到的单位数量。影响再订购点的因素有很多，比如订货期间的日均消耗量、订货期间最大日均消耗量、提出订货到货物入库所需的时间长短和安全存量等。实际操作中有安全存量法和库存卡控制法（永续盘控制)等。
再定购点＝送货前通常的使用量＋送货前的安全份额（Ⅲ）
送货前通常的使用量＝送货前单位时间内的使用量×送货时间
若例题中预计送货前平均每天消耗冻猪肉30斤，途中运输时间为两天，则:送货前的使用量＝30×2＝60（斤）;再定购点＝60＋60×5％＝63（斤）。
即当冻猪肉的库存量接近63斤时就应继续订货。
第五步：计算再定购量（Reorder amount）。
再定购量指当某一产品的库存量减少到再定购点时应再定购的数量。
再定购量＝标准存货量－再定购点＋送货前通常的使用量（Ⅳ）
所以在例题中:再定购量＝210－63＋60＝207（斤）。
此外，还要在分析库存原材料结构的基础上，确定特殊原材料的经济批量。通常对供应正常、用量较大，储存期较长、价格较贵的干货原料采用经济批量控制，即花费在原料订货费用、储存管理上的费用都是最低时的采购数量。这是在互相矛盾的两者之间，依据原始记录，找到一个平衡点，在不出现缺货的情况下，确定一个兼顾各方利益的经济批量。尽管这样有时可能会与其他的计算方式出现暂时性的冲突，但在利润总结算时，仍可达到统一。
通过对比第三步与第五步的结果不难发现，两者非常接近。
由于影响酒店再定购点以及安全系数的因素有很多，所以每一个周期都要重新计算再定购量，并把它与标准库存进行对比，必要时对标准存货量进行调整努力把损失降低到最少。
把(Ⅲ)代入(Ⅳ)可以得到:再定购量＝标准存货量－送货前的安全份额(Ⅴ)。
公式(Ⅴ)相对于(Ⅳ)，要简单许多，若使用此公式只有假设在一定时期内，送货前单位时间内的使用量和送货时间稳定不变，计算的结果往往和实际有一定的差距，所以不提倡长期使用。
在以上五步法的基础上，可以建立起实际操作过程中库存和采购平衡图，见图3。
图中D1、D2、D3为理想的采购状况，d1、d2、d3为实际的再定购点，通过五步法我们不难看出dD＝送货前通常的使用量＋送货前的安全份额。
库房的管理与控制是其成本控制环节中非常关键的一环，酒店库存品种多样，保存标准复杂，难度高，导致每种产品的采购频率和采购量的不同，利用五步平衡体系，为每种库存产品确定标准库存和再定购点，实现减少库存费用，降低成本等目的，最大程度接近理想的采购与库存的平衡。此计算方法最大的弱点就是计算很繁琐，需耐心的计算出每种库存产品的标准存货量和再定购点，但计算工作一旦完成，通常可达到事半功倍的效果，即使中间有一些变化，只需有针对性的进行调整，不用每次采购前都进行繁琐的计算。
其实关于酒店库存与采购平衡的计算，还有很多其他方法，比如关于安全系数的确定就有几种不同的意见，但不论哪种方法，最终目的都是为了避免盲目的采购，企业可根据自身特点进行选择。
参考文献:
[1]蔡万昆:餐饮管理[M].北京:高等教育出版社,2002
[2]Agnesl.DefrancoPende B.M.Noriega(美).旅游业成本控制.旅游教育出版社,2003
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。