随着科学技术的不断发展，原有的档案管理体系和档案管理模式已经发生了质的飞跃，不再适应现代档案管理工作的需求。档案管理工作已经由传统的档案管理向计算机管理，由经验管理模式向科学管理模式发展。现代多媒体技术和网络技术在档案管理体系中得到普遍的应用，逐步形成将现代信息管理理论和计算机普遍结合的现代化档案管理体系，也就是我们通常所说的数字化档案管理体系。
一、数字化档案管理体系概述
数字化档案管理体系是由档案信息综合管理系统和网络信息共享系统两大部分组成。其中档案信息综合管理系统是由数字化处理子系统、档案信息管理子系统、信息服务子系统以及数据库管理子系统组成；网络信息共享系统则是由信息发布子系统和Web管理子系统组成。整体来说，数字化档案管理体系是由现代信息技术为基础，以档案信息为核心内容，依靠先进，高效，便捷的开发模式，面向多层次，多用户的标准、安全、有序的分布式档案信息资源管理系统。
二、建立数字化档案管理体系的动因
（一）是顺应电子管理现代化和档案管理信息化的需要。档案信息数字化，网络化是科技时代的要求。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。数字化档案管理体系可以提高档案的注意力和管理效率。计算机的利用可以使档案管理工作进入一个崭新的管理环境，处于良性循环体系之中。并且数字化管理的运用还可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时地归档，迅速地得到整理，更快地提供运用，还能够准确地反映档案当前的情况。
（二）是实现资源共享和改进档案工作的途径。近些年来，随着经济市场的不断发展，查询档案的人越来越多，对于档案馆来说，单凭计算机类的存储和查找的原始管理模式，已不适应现代化管理的步伐，更不能满足档案利用者的需求。据了解，交通部门的一些直属机构已经将各种配套的设备仪器投入使用，将各种资料广泛地进行扫描录入，大大地提高了工作的效率，减少了档案馆工作的负担，也更好地为利用者提供了方便。数字化档案管理体系可以使资源得到充分的共享。因此，各单位建立办公自动化系统，建立信息一体化的数字化档案信息管理体系是当务之急。
（三）计算机的普遍应用是实现数字化档案管理的必然结果。档案部门出于自身管理的需要而大量地使用计算机管理档案，形成了一系列的数字化信息。计算机管理可以将大量的数据进行扫描录入，将其他形式向数字化形式转变。许多档案部门建立起自己的网络，并将其与同机构其他网络和国际互联网相联接，为档案管理体系提供了更为广阔的空间，人们可以不出门就查询国内的或国际的信息，进行交流等，充分地实现了资源的充分共享。
三、数字化档案管理体系建设的若干问题及建议
我国由于起步较晚，数字化档案管理体系仍然处于初级阶段，在利用的过程中出现了这样那样的一些问题，而发现问题和解决问题是我们当下努力的重点所在。
（一）数字化档案管理体系建设的若干问题。1.缺乏有效的领导。在科技飞速发展的今天，虽然数字化档案管理体系的重要性已经为我们所认可，但是我们在数字化管理方面仍然处于起步阶段，大部分内容仍然处于摸索之中。我们虽然对数字化档案管理体系已经普遍地认可，但是对于其中的专业性知识并没有完全地认知。对于数字化档案管理体系缺乏系统的领导，没有建立起科学规范的数字化档案管理工作系统。2.数字化人才的缺失。数字化档案管理体系的建立需要大量的数字化管理专业人才，而在起步阶段的数字化档案管理体系的数字化专门人才更是少之又少。现阶段，在数字化档案管理工作中，人才总量不足，结构不合理的现象比较突出，特别是高层次，高领域，高技能的创新复合型人才比较短缺，培养和吸纳数字化管理人才的能力又比较薄弱，这些都成为制约现代数字化档案管理体系有效性的关键因素。3.数字化硬件设备投入较少，软件功能混乱。在科技飞速发展的今天，计算机的更新换代是频繁的。而档案馆的 计算机往往跟不上时代的步伐和现代档案形势的发展变化，不能适应数字化档案管理体系的需求。影响了档案管理工作的全面开展。再加上有些档案管理软件功能单一，参差不齐，跟不上时代发展的需求，自动化水平低下一直困扰着数字化档案馆的进一步拓展。4.数字化网络安全性能低。计算机网络应用是数字化档案管理体系不可或缺的一项主题，有网络的地方，就存在网络安全这一不可回避的问题。现在的网络中存在较多的安全隐患，易导致档案管理体系不能正常运行，甚至网络瘫痪。随着科技的不断发展，各种病毒等也变得高级和复杂，类型多样，层出不穷，对网络安全的威胁很大，很多网络系统都受到了攻击，造成了损失。因此，数字化网络安全问题是需要解决的一项重要难题。数字化网络安全应该从网络安全，信息安全以及管理安全三方面来考虑。
（二）数字化档案管理体系建设的几点建议。1.建立有效的领导管理模式。在数字化档案管理体系上领导干部应当明确自己的职责，对其进行系统的组织管理。对于档案应当进行防患于未然的规范指导，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，环环相扣，真正使组织领导机制得到强化。2.规范数字化档案人才的培训。面对档案数字化的不断发展，档案管理人员需要加强自身的业务知识，业务能力等方面的培养，紧跟时代的步伐，有效地进行档案知识的更新、提高数字化管理能力。因此，档案管理的指导部门在培训方式上，要针对不同对象的不同需求，区分不同层次，因材施教，建立独特的培训机制。并且要经常举办数字化档案处理的讲座等对更多的档案管理人员进行数字化档案管理的培养，使档案管理人员通过数字化档案管理培训班，直接获取业务知识。3.完善数字化档案管理体系的保障机制。完善数字化档案管理体系的保障机制就是指通过提高数字化档案人员以及数字化档案管理队伍的工作水平和整体素质，通过增加投入必要的经费以更好地发挥档案管理的服务作用。各级领导要积极支持数字化档案的管理工作和宣传工作，搞好档案管理人员的知识更新，充实档案队伍的新生力量，尽快实现档案工作的数字化和现代化。4.加强数字化档案的网络安全管理。对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治，防止恶意攻击，解决信息存贮和传输安全问题，操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份几个大方面来进行。对于病毒的防治，我们应该结合档案部门的具体情况，在工作站，文件服务器，互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御；但最主要的还是档案管理人员需要提高防御意识。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。而安全岛设置的方式安全性更强，但是价格相对来说也比较高，所以对于经费充足的部门建议使用此防御方式。对于信息存贮和传输安全问题，加密体制是最好的解决方式，而公钥基础设施是目前最好的一种加密体制。数字化档案馆的存贮和传输安全问题完全可以采用此技术。操作系统安全问题，是一切安全防御问题的基础。操作系统的安全主要是通过对身份的认证等措施来实现，这些措施都为操作系统的安全防治起到了很好的作用。最后对于灾难恢复和数据备份。任何安全措施都无法保证档案馆的万无一失，某些黑客病毒等都会导致资料的丢失，数字档案管理体系的容灾和恢复系统应当采用静态备份和同步备份相结合的方式，并且还应提前建立应急响应措施。
（作者单位：福建师范大学、福建省档案局）