摘要：随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度，资料档案管理越来越重要，档案管理渗透于建设整个过程，地位特殊。本文就管理以及监控中的不足,提出了应对策略。
关键词：工程企业档案管理
Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.
Keywords: engineering enterprise file management
中图分类号：C29 文献标识码：A文章编号：
资料档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。
一、档案管理基础工作存在的主要问题
总体来讲目前企业资料馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则，再加之每个工程阶段时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：
1、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
3、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
4、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之档案馆时间越长档案存放量越大的存在的类似问题就越严重。
二、档案资料监控以和档案管理中的不足
1、资料收集不够全面 。例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。
2、资料不够准确。资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。
3、收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。
三、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说，这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训I范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训I，还将《资料员合格证》上网发布，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案：有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，怀化市20D8年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。
四、建设工程档案编制质量要求
（一）归档文件的质量要求
（1）归档的工程文件一般应为原件，基建科自己存档的可为复印件或抄件, 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。。
（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。
（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
（8）所有竣图均应加盖竣工图章。
（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
（10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
（11）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
五、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。参考文献:
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