基层央行办公楼维修是一项非常规性的工作，涉及资金风险、工程质量风险、法律风险等多种风险，要做好工程管理工作，对于基层央行人员来说具有一定难度。本文结合开展审计的工作实际，从防范风险、规范管理的角度出发，分析当前维修工程管理中存在的问题和潜在的风险，对改进基层央行维修工程管理提出一些建议。
一、当前维修工程管理中存在的问题和潜在的风险
1.内控制度的健全性和可执行性存在欠缺。基层行虽然制定了部分工程管理方面的规章制度，但制度往往在全面性、有效性和适当性方面存在不足。如岗位职责不够明确、制度未覆盖到工程管理的各个环节，制度与实际情况不相符或个别审批授权不当等现象，难以有效指导工程管理。这既不利于项目的顺利进行，也不利于提高建设单位工程的投资效益。
2.个别项目的立项报批控制不完善。主要表现在建设单位立项报批材料不规范，维修查勘记录不完整、维修规模和标准估算不够准确等；上级管辖行对建设单位工程重大变更的请示未能及时书面批复等。不符合维修管理办法的规定，从中也折射出内控管理的不完善。
3.对投标主体的实体审查不够严格。投标主体的资质、财务状况、企业信誉、项目负责人和业绩等，是其能否充分履行施工义务的必备条件。但基层行在招投标过程中，由委托招标代理机构进行招标，对投标主体的审查不严，出现邀请个别存在不良记录的投标单位参加竞标，或个别竞标单位未事先提交营业执照、安全生产许可证和建筑装修装饰工程资质文件供审查。上述做法存在较大风险隐患，若不符合条件的投标主体中标，工程质量和效益得不到保障；即使未中标，由于参加了投标活动，也在无形当中排斥了其他潜在投标人。
4.工程设计管理需要改进。在房屋维修工程中，由于房屋主体和承重结构等都做了变动，因此建设单位按规定进行工程设计不仅是制度刚性的要求，对工程质量和安全、投资效益也至关重要。但个别建设单位的设计管理不够完善，如未审核设计方的资质、未与设计方签订正规合同或合同存在漏洞、设计图纸未经会审等。这往往造成后期施工中反复变更，并影响到项目总体完工进度，同时也极有可能给工程质量留下风险隐患。
5.工程验收和采购验收较薄弱。有的单位在条件未成熟的情况下，开展了工程验收并迁入使用。存在验收材料不齐全，缺工程技术资料、工程保修书等一系列资料，或验收单位不齐全，仅施工方和建设方参加验收，设计、质监、消防等单位都未参加等。工程验收不规范一方面可能使工程的安全性没有保障，另一方面若工程出现质量问题，建设单位对使用过的工程将无法以质量不符约定为由主张权利。同时，个别单位对自行购置设备的验收控制也较薄弱，如设备到货后，未出具书面验收报告就按合同约定支付了相关比例的款项，无法明确验收意见和验收人的责任。
6.合同管理有所欠缺，不利于维护基层行的自身权益。有的单位对外签订的合同中出现内容不全、条款执行不严格等问题，可能引发当事人双方今后的利益纠纷，导致基层行的权益遭受不必要损失。如个别合同未对工程质量、保修范围和期限、技术资料交付时间等内容作出约定，尾款结算方式不明确等。这些瑕疵导致合同当事人权利与义务不明确，最终可能影响合同的有效履行。同时，合同的个别条款执行不力，也可能留下风险隐患。如施工合同要求承包人应根据工程进度定期提交供应材料设备的详细清单，但事实上该项条款并未严格执行，不利于控制整体工程质量。
7.工程档案资料收集未与工程同步进行。工程档案资料是工程建设、质量检查、交付使用管理和维修的重要依据，建设单位应自项目准备阶段起做好文件材料的积累、整理、归档和保管工作。但是通过事中审计，工程档案资料往往不齐全、不完整。如：个别工程变更签证资料不齐全、个别合同的附件材料不完整等。若重要技术经济资料遗失，可能导致建设单位资金财产损失和不必要的风险。
二、产生问题和风险的原因分析
1.基层央行基建管理制度与当前形势要求存在一定差距。主要是维修工程管理的制度不够系统和完整，目前全国性和人民银行系统内关于招标投标管理、工程管理和资金管理等法规制度主要针对基本建设工程项目，缺少专项维修工程方面的特别规定。各单位自行制定了一些管理办法，有的只侧重于维修项目的程序性规定，不利于基层行加强维修工程的监督管理。
2.管理人员对维修工程的规定熟知程度不够。维修工程不是一项常规性工作，对于支行人员来说，绝大多数是第一次接触。而维修管理涉及多方面的专业技能，从立项审批到工程完工，涉及招投标管理、采购管理、工程管理、合同管理、财务管理、档案管理等方面一系列法规、制度、办法和规定。在实际操作中，若没有全面掌握相关规定，管理和操作必然出现偏差。
3.维修管理工作中存在依赖心理。由于工程项目中招投标和采购主要由上级行或本单位领导组织实施，具体的工程项目又有监察部门负责把关，基层行的维修管理人员容易产生依赖和倦怠的心理，工作主动性和积极性不够，出现个别纰漏。如未督促施工方及时提交供应设备材料的详细清单，对进场材料把关不够严格，现场签证规定执行不到位；对于上级行集中采购的设备验收不够规范，未出具验收报告，验收意见和责任不明确等。
4.上下级、部门间的工作协调配合度需要增强。对工程项目的管辖、指导和监督涉及上级行的会计财务、法律等多个部门，若支行不能与各部门有效沟通，部门之间未能密切配合，相关各方的职责未及时理清，极易造成工作中的缺位和错位。如报批审批程序不规范，项目跨年审批，造致个别文书制作上有缺陷；而合同条款中的瑕疵，很大程度上取决于法律事务人员是否有效审核；档案管理上的衔接配合不够，导致支行档案中与招投标和集中采购相关资料的缺失等。
三、防范风险的对策和建议
1.加强学习，依法高效履行职责。规章制度和操作规程是基层央行履职指南和准则，维修工程建设单位的相关人员要结合业务发展的新形势、新需要，认真学习法规制度，提升政策水平和业务能力，把握好业务操作和管理的细节，在保证工作规范性的同时，增强工作的主动性、积极性和实效性，推进基层央行依法高效履职。
2.更新观念，增强风险意识和责任意识。细小的问题可能蕴藏大风险，要提高对工作中存在问题的认识，增强风险意识和责任意识。这不仅是基层央行履职的需要，也是维护人民银行合法权益、员工自我保护的需要。要严格按照政策法规和规章制度的要求，加强基建工程管理，规范合同签订和执行，规范采购验收工作，控制好工程进度、成本和质量，切实防范各类风险。
3.有效沟通，争取上级行的指导和支持。基层行在开展工程管理时，由于缺乏足够的经验，工作中可能遇到较多的困难。因此，要积极与上级部门沟通，改进沟通方式和效果，尽可能地争取上级行的支持和帮助。同时，管辖行的相关部门也要充分发挥指导、监督和管理的职能，加强协调配合形成合力，及时纠正基层行基建维修工作中存在的不足。对建设单位重大请求事项的答复，应按管理权限坚持以公文形式予以书面答复，对外签订的合同须经过法律事务人员审核并签署意见，促进各项工作整体推进、顺利开展。
4.按章管理，促进工程验收的规范化。严格按照上级行房屋维修管理办法的要求，组织工程各方按照法定程序及时开展联合检查验收。根据国家有关的规范和标准，对工程质量做出评定，并做好验收记录，保证工程项目交付使用后发挥相应的投资效益，避免引起建设双方因项目质量问题而产生不必要的法律纠纷，防范可能导致的道德风险和资金损失风险。
5.注重积累，做好维修工程档案管理。维修工程档案是基本建设工作的历史记录，是基本建设工作和房屋日常维护管理的重要依据。要高度重视基建档案工作，做好日常往来文件的整理、汇总和归档工作，确保资料的收集整理与项目建设进程同步，确保档案资料的齐全与完整。
6.进一步完善维修工程管理的规章制度。建议上级行尽快制定房屋维修管理的实施细则，与基建项目相比较，房屋维修工程出现的频率相对较高，尽可能细化立项审批、设计施工、内部控制、资金管理、验收决算等方面的规定，促进基层行相关工作的规范化，有效防范风险。
7.开展培训教育，推行行业准入制度。一是建议上级行加强对国家建筑法、招投标法、政府采购法、合同法和上级行基建方面法律法规知识的培训，增强基层基建管理人员的风险意识、法律意识。二是建议加强对基建管理人员的业务培训，包括建筑装修标准、工程管理、招评标的程序和商业谈判的基本技巧及策略等知识，提高基建管理人员的业务技能。三是建议对基建管理人员开展必要的岗前培训，推行持证上岗制度，确保人员的专业水准。
（作者单位：中国人民银行抚州市中
心支行、中国人民银行南丰县支行）