摘 要：高校院（系）办公室主任工作直接为院（系）领导和广大师生服务，起着承上启下的作用，是高校管理工作中保持院（系）工作正常运转的中枢，因此需要提升办公室主任的个人职业素养。文章认为高校院（系）办公室主任为做好本职工作，应该具备服务意识、全局意识、专业意识和创新意识。
关键词：高校院（系）；办公室主任；职业意识
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）09-0119-02
在高等教育领域，教学、科研工作一直是高校管理的第一要务。而高校院（系）办公室作为学校的基本管理单位，处于教学、科研的第一线，责任重大。基于这种责任，作为高校基层办事机构主管之一的院（系）办公室主任，必须及时转变职业观念和调整工作思路，切实提高思想水平和管理水平，以适应教育改革与发展的新形势。
一、全心全意的服务意识
就工作的根本性质而言，办公室主任在一定程度上堪称为学校职能部门、领导、教职工和学生的服务员。从其服务对象来看，其服务意识应该体现为两个层面。一方面，办公室主任应当成为广大师生的忠实服务者；另一方面，就院（系）领导而言，这种服务更应起到一种主动性的参谋作用。
1.办公室主任应当成为广大师生的服务员
高校院(系)办公室的核心工作就是服务，办公室工作的根本目的和宗旨就是为广大师生提供服务。就院(系)办公室主任而言，应该全心全意地为本单位教师和学生做好方方面面的服务。从笔者的工作实践来看，办公室主任要做好的服务应该体现在以下三个方面：1）传达和解读学校相关政策。为配合学校的宏观办学任务，院（系）办公室主任要传达学校各党政机关和职能部门布置的工作，并组织人员完成其布置的任务，因此为机关各部门服务应当成为院（系）办公室主任常态性工作内容。2）为教师成长提供服务。教师作为院系发展的核心力量，办公室主任要充分做好本学院(系)的教职工服务工作，如做好评职称工作、年度考核工作、奖金发放及其他各种福利待遇认定等服务性工作。3）为本院(系)学生提供指导和服务。学生作为院（系）工作的主体，要求行政工作应围绕学生教育和生活而展开。就办公室主任而言，其工作内容大到学生的学习安排，小到为他们开证明、办证件、盖章等，都需要办公室主任尽心尽力地完成。
2.办公室主任应当成为院（系）领导的参谋
一般的日常服务外,高校院(系)办公室另一项重要的工作就是发挥参谋职能，因此办公室主任还应当成为院(系)领导的参谋。这里所谓的参谋，强调的是在院（系）工作实践中，办公室主任要为院(系)领导提供直接参谋和助手的服务，成为院(系)领导的“左膀右臂”,常态性地为领导进行和施行各项决策收集资料并提供依据。要做好这一角色，办公室主任需要做好三方面的准备工作。一是要熟悉工作的整体发展情况。对本校、本院(系)的建设目标以及发展动态充分掌握，要多其他同类高校的发展建设情况也要有较为清晰的了解。二是要学会多角度考虑问题。既要站在领导的角度综合统筹、兼顾全局，也要站在学院(系)教师、行政人员、学生的角度考虑问题，有针对性地提建议，制定措施要有可行性。三是要具有主动参谋意识。办公室主任在日常工作中应始终强调从有利于院(系)发展的大局出发，因而对领导可能出现失误的决策，要勇于主动进谏，提出符合实际情况的见解。在为机关职能部门和领导服务方面，要认识到这是办公室主任义不容辞的责任，职能部门和相关领导交办的事要保质保量地完成,而且要多作超前思考，为领导分忧解难。在为教职工和学生服务方面，要保持热心、耐心、细致的工作态度，要把师生的事情看成和领导布置的工作同样重要.一个好的办公室主任，要胸中有全局，心中有服务，要乐于办小事,勤于办实事，如此才能搞好各项服务。
二、高屋建瓴的全局意识
管理工作的开展往往需从大局出发，办公室主任作为高校的基层管理者在思考问题、处理问题时也应站在院（系）发展的角度上，与院（系）领导的思想、行动相一致。因而在日常工作中，办公室主任应该尽量跳出办公室这个小圈子，站在院（系）发展的高度观照全局，努力使工作具有前瞻性和延续性，为单位发展提供有力支持。
1.办公室主任应做好院（系）工作的常态化管理与检查。就高校工作来说，院（系）办公室主任要对单位行政领域的每一项工作都做到心中有数，做好安排并管理到位，要求办公室主任既要做管理员又要做好检查员。在管理员角色方面,对办公室人员要做到知人善任，量才使用，而且要对他们爱护有加，最大限度地调动他们的工作积极性。而检察员角色方面，要在行政服务工作领域建立严格的岗位责任制，根据不同的工作内容划分岗位职责，确定目标管理办法，并要求工作人员按照岗位职责规范自己的工作，同时还要对办公人员的实际工作效果进行常态性的考核评价，从而确保办公室的各项工作都能顺利完成。
2.办公室主任应为院（系）领导提供权威、全面的决策信息。全面系统的调研是提供决策的重要基础，因而信息调研工作是院(系)办公室一项不可缺少的工作。作为办公室主任，工作职责之一就是作好信息调研。高校学院(系)领导很多是属于“双肩挑”领导，一方面要从事教学科研，另一方面要处理政务，日常工作非常繁忙，有时候有些文件可能来不及仔细看，平时也很难听得到来自教职工和学生方面的意见和建议，这就需要办公室主任当好信息员这一角色，为领导提供权威全面的决策信息。因此，办公室主任就要对各种信息早关注、早介入、早思考，善于利用网络、报刊等媒介,构建完善的信息网络，接触和掌握领导视线以外的多种信息资源，悉心听取广大师生以及其他行政管理人员的意见，对那些潜在的对事态发展有指导性的信息也要注意发掘利用，从而为领导决策提供科学有用的信息。
三、业务精湛的专业意识
高校院（系）办公室主任作为学校工作的基层管理者，必须要强烈的专业意识。
1.办公室主任要具备良好的语言能力。办公室工作涉及大量的沟通和协调工作，而沟通、协调工作的顺利开展，需要办公室主任具有卓越的语言技巧和艺术。此外，高等教育国际化的趋势，要求办公室主任还应具备良好的外语沟通能力，从而使得教学、科研、管理工作等逐步与国际接轨。在笔者目前的工作实践中，教育环境的变迁促使学校微观管理层面发生了许多变化，院（系）办公室也需要处理很多涉外事务，比如招聘海外人才，管理留学生，组织国际学术交流与科技合作活动，处理各种外文档案的管理，等等。办公室主任不具备一定的外文语言能力，将很难安排好这些工作。
2.办公室主任要具备一定的信息技术能力。随着信息技术的迅速发展，高校领域的办公现代化几乎成为一种普及的状态。就院（系）行政事务而言，大量工作都需要借助计算机和网络来完成。因此办公室主任只有具备一定的计算机和网络技术知识，才能更好地处理行政事务工作。多数办公室都有管理或监督本院(系)的网站，而且大量专业研究所需要的高端化学仪器和设备都处于行政办公室管理职责范围之内，无论是网站的运行和安全问题，还是各种仪器设备的安全以及维护问题，都是办公室必须密切关注的问题，办公室应及时处理各种信息并解决设备运行难题，为教学、科研提供技术支持。
四、与时俱进的学习意识
随着外界环境的迅速改变，高校院（系）的办公工作环境也在发生变化，高校院（系）办公室主任既要不断拓宽自身的知识结构，也要在工作中保持创新精神。
1.办公室主任应当不断拓宽自己的知识结构
随着高校教育改革和发展的进一步深入，高校行政工作的难度相对增加，责任也越来越重。因此，院（系）办公室主任要做好本职工作，就必须具有广博的知识结构。据多年的工作体会，笔者认为，院（系）办公室主任首先必须具有较为系统的政策理论知识，能够深入理解和领会党的教育路线方针政策，从而能运用正确的理论来指导平时的具体工作。其次，院系办公室主任还要具有扎实的业务知识。也就是说，除了要掌握在日常接待、行文办会等方面的知识，还需要能够从复杂的知识信息中获取最有价值的东西，能够在管理技能方面掌握一定的方法和艺术，能够在文化修养方面提高自己的情趣和感染力。另外,为更好地完成工作，院（系）办公室主任还需要具有些心理学知识，实现对领导、教职工和学生的心理把握，以便开展工作时更具有针对性和实效性。总体说来，外界环境的改变促使办公室主任必须拓宽自己的知识面，因此办公室主任必须不断优化和更新自己的知识结构。
2.办公室主任应该保持锐意创新的工作精神
中国教育学会会长顾明远认为，教育的发展在于改革，教育的改革在于创新，教育的创新在于学习。在教育改革的背景下，锐意进取也是院（系）办公室主任应当具备的重要素养。为了适应新世纪的要求，以崭新的面貌迈向未来，高校院（系）办公室主任更要具有紧迫感、责任感和使命感，更要富有强烈的创新意识、改革意识。具体而言，这种创新应该体现在三个层次。一是办公理念的创新，既要正确认识院（系）办公室主任的角色，突出其主动性的服务特征，改变以往按部就班、不求有功但求无过的工作思想，而是积极地为领导献计献策、为师生尽心尽力。二是办公思路的创新，即强调具体行政事务的执行不循规蹈矩，而是不仅要学习前人的经验，吸收消化前人的成果，而且要不断推出自己的新思想、新经验、新方法、新思路，勇于冲出旧观念的束缚，深人未知领域去探索尚未被认识的客观规律，总结出最佳的工作路线。三是办公手段的创新，即突出微观层面工作的实效性，强调现代化办公模式和工具的迅速采用，从而增强具体的办事效率。
参考文献：
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