摘要:行政事业单位是我国职能部门,只有首先做好了内部管理,才能更好的对外进行管理。本文在分析了目前行政事业单位内部控制情况的基础上,从加强内部控制环境和内部控制制度两个方面提出了如何做好行政事业单位内部控制制度的柔性化管理。
关键词:内部控制 行政事业单位 管理
一、内部控制的含义及特点
(一) 内部控制含义
所谓内部控制,是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。
内部控制是由单位管理层及员工共同采取的旨在实现控制目标的过程。它的意义在于保证单位在合法经营、资产安全、财务报告及相关信息真实完整的基础上,提高经营效率和效果,促进单位实现发展。
(二) 内部控制的特点
内部控制是一个持续发展和改进的过程,它贯穿在单位经营管理的每一个环节,随着单位经营管理的新情况、新要求而改进。它由单位中各个层级的人员共同实施,包括单位负责人,各职能部门负责人和每一名普通员工,都对实施内部控制负有责任,单位负责人负责本单位内部控制的建立和有效性实施;虽然,内部控制的方法和措施在形式上表现为相互监督、相互制约,有助于及时识别和处理风险,提高经营管理水平、信息报告质量、资产管理水平和法律遵循能力,实现经营目标,但因为内部控制固有的局限、管理层的逾越及串通舞弊等原因,难以确保成功。
二、行政事业单位内部控制状况
目前,很多行政事业单位内部控制制度不完善,没有覆盖到单位的所有员工和全部业务环节,存在现金流转不通、固定资产管理混乱、不按规定使用专项资金、不按规定保管印章、账簿与实物不符、银行对账单只由出纳一人对账等问题。总而言之,行政事业单位内部存在以下问题。
(一) 对内部控制的认识不够
大部分单位内部控制领导对财务部门不了解也不重视。在实际工作中,财务部门仅仅充当“出纳员”的角色,只负责日常账务处理,没有真正起到理财的作用。例外,很多单位内部控制领导认为行政事业单位的资金主要来源是财政预算拨款,不需要进行资金管理,只要按规定编好预算、取得资金和使用资金就可以了。
(二) 内部控制环境不完善
行政事业单位内部控制环境的不完善主要表现在:一是单位内部分工不明确,各部门没有定岗定责,没有坚持不相容职务的分离和互相牵制,以达到会计内控的目的;二是没有依据《内部会计控制规范》与《会计法》,结合有关部门加强行政事业单位的财务管理;三是内部监督较弱。内部审计部门或者内部审计人员对单位内部控制的执行、财务管理情况检查和监督流于形式等。
(三) 没有建立符合本单位特点的内部控制制度
有些单位由于内控制度不完善,在实际操作中仅凭经验、口头文件办事,这样往往分不清责任,容易造成同事之间的矛盾。还有一些单位虽然制定了一些会计内控制度和办法,却因陈旧滞后、不完整等原因没有执行,有等于没有。
三、行政事业单位内部控制柔性化管理的必要性分析
内部控制的柔性化管理就是在遵循内部控制基本程序的基础上,结合行政单位自身情况和外部情况予以适当变化的实施内部控制。它具有如下意义。
(一) 更好的保护资产
行政事业单位的资金来源主要是财政资金,用好、管好行政事业单位的资金,是实现依法理财工作的基本前提条件,而健全的内部控制制度可使单位在财务工作中有据可依,做到科学化的财务管理和规范的收支,以减少财务工作的随意性,避免资产的流失,防止犯罪行为的发生,为实施依法理财奠定基础,保证政府依法理财工作的顺利实施。
(二) 保证会计信息的质量
内控制度通过科学的岗位设置、制定和执行规范的业务处理程序,使会计资料在相互牵制的条件下产生,这样可以保证会计资料的正确性和可靠性,进而防止错误和弊端的发生。有些单位没有健全、有效的内控制度,致使会计资料在传递过程中失真,进而导致其他问题的发生。所以,科学、健全的会计内控制度是保证单位会计信息可靠、准确的基础。
四、柔性化管理行政事业单位内部控制的措施分析
(一) 加强内部控制环境的管理
1、强化内控意识
目前,许多行政事业单位因为对内部控制知识缺乏基本了解,对建立健全单位内部控制的认识不够,认为其可有可无;有些单位尽管制定了各种内部控制制度,但由于领导重视程度不够,实施也只是流于形式;还有些单位负责人过分夸大了内部控制的作用,认为只要实施内部控制,就可以高枕无忧。这些认识都太片面。良好的内控意识是内部控制制度得以健全和实施的重要保证,所以,有必要在行政事业单位内部普及内部控制知识。这个可以通过政府部门组织内部控制研讨会实现。只要意识到了内部控制的重要性,才能在遵循的基础上,结合实际控制对象和控制环境进行柔性化管理。
2、科学设置组织机构及岗位职责
由于行政事业单位人员有限,从而导致部分行政事业单位职能和岗位设置不科学,职责不清。记账、保管、经济业务决策人员相互之间没有分离制约,存在出纳兼复核、采购兼保管等现象。
健全规范、相互制衡的组织结构是一个单位建立完善内部控制体系的前提条件。规范的组织结构主要包括以下两层意思:①岗位设置要使不相容职务相分离。不相容职务包括授权与执行某项经济业务;执行某项经济业务与审核该项经济业务;执行某项经济业务与记录该项经济业务;保管某项财产与记录该项财产等。②组织机构之间要能相互控制。部门之间既要有相应的职责和权限,又要保证同一项业务经过每个部门,以便于各部门之间相互检查和监督。因此,行政事业单位应合理设置职能部门和工作岗位,明确职责权限,形成各负其责、便于考核、相互制约的结构机制。只有完善了内部控制体系,才能保证内部控制的柔性化取得良好的绩效。
(二) 完善内部控制制度
1、 强化预算控制
大部分行政事业单位的部门资金使用都是根据上一年的部门预算来执行,因此,预算控制对行政单位来说尤其重要。强化预算控制就是进一步完善预算控制体系,更加合理的确定控制标准;完善部门预算制度,尽量扩展部门预算的实施范围,并严格化预算的调整和追加程序。
2、 加强会计核算和监督
加强会计核算和监督就是在严格经济业务的审批手续、经济活动的会计核算制度、财产物资的保管制度、内部稽核制度等会计基础工作的条件下,提高会计资料的正确性和可靠性。
3、 强化内部审计工作
实践表明,规范化和制度化内部审计工作是建立健全内部控制制度的首要工作,同时也是提高会计信息的准确性和可靠性、强化内部会计监督的有效手段。强化内部审计工作就是,在加强对原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表等审核的基础上,对内控制度执行情况进行检查,监督单位内部的各项规定的执行情况,了解执行中存在的问题并反馈给单位领导,以便单位及时改进相关工作。
4、 加强财产保护控制
为确保财产的安全和完整,行政事业单位应严格限制未经授权的人员对财产的直接接触。加强财产保护控制,一方面要求建立完善的实物财产采购、验收、入库、领用、计量制度,妥善保管涉及资产的各种文件资料,避免记录受损、被盗、被毁。尤其是在计算机处理条件下。另一方面应该明确财产清查的范围、期限和程序,以便及时发现资产管理上的错误以及浪费,保护各项财产的安全与完整,进而改善事业单位的经营管理。
5、完善授权批准控制
授权审批是内部控制的重要方法,它要求单位各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任,业务经办人员必须在授权范围内办理业务。这样可以保证单位所有的业务都能按照既定的方针进行,防止某个部门或个人滥用职权。
授权审批控制分为常规性授权控制、临时性授权控制和集体决算审批或联签制度。常规性授权是指在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权;临时性授权是指在特殊情况下进行的应急性授权;集体决策审批或者联签制度是在制定重大决策时进行的授权方式。完善授权批准控制,就是明确规定三种授权审批控制的界限和责任,确保单位重大的经济业务事项通过集体研究和决策,防止某些部门或某个领导独断专行,造成损失和浪费。
内部控制制度是内部控制实施的具体依据,也是柔性化管理取得极小的前提保证。完善了内部控制制度,柔性化管理才能得以展开。
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