随着社会主义市场经济的逐步完善，尤其是中国加入世贸组织10年以来，企业越来越注重规范自身的基础管理，提升核心竞争力。公文作为一种具有法定效力和规范体式的文书，在各类企业的基础管理工作中也得到越来越广泛的运用并发挥着越来越重要的作用。一篇好的公文在对外交往特别是在与国际商务伙伴交往中，往往能给对方留下好的印象，从而帮助企业达成目的，实现双赢。
但大多数企业的主要目的是以成本和利润为中心，追求经济效益最大化，在某种程度上忽略了对公文的重视程度，忽视公文处理过程中的共性问题。
一是对“公文是什么”的认识比较模糊。在一些企业里面，从事行政或文秘工作的相关人员对公文的概念模糊不清，认为只要是白纸黑字盖红印就是“公文”；有的则认为公文是党政机关、事业单位的事情，跟我们一个市场化的公司没有任何关系。诸如此类，连公文的概念都没有搞清楚，就更别谈公文处理的规范了。从定义上讲，公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使用的具有法定效力和规范体式的文书。无论是党政机关，还是企事业，都应该熟练掌握公文的基本知识。对于企业来说，公文是企业实施管理的有效工具和手段之一，也是企业对外交往的一张特殊“名片”。规范高效的公文处理工作，不但可以帮助企业提升内部管理水平，也可以塑造良好的对外形象。
二是对“公文怎么发”的问题比较困惑。企业公文发文中常见问题主要是不了解发文程序、滥发公文和行文关系混乱。不了解发文程序主要是：不清楚发文应该经过拟稿、审稿、会签、核稿、会签、签发、编号、打印、校对、用印、分发、递送、归档、立卷和销毁等程序，片面认为只要公司“一把手”或者主管领导认可了，盖个章就可以发文件了，整个流程也就随之结束了。滥发公文主要表现在：所发公文属于可发可不发之列；所发公文涉及的问题只需口头、电话、会议等形式即可解决；所发公文内容空洞，不能解决实际问题，没有实际意义；所发公文只是照抄照搬上级或有关部门的文件；所发文件涉及的事项未经有关部门协商一致。行文关系混乱主要表现在：越级行文；越权行文；随意“升格”或“降格”公文的发文机关；设置党群组织的企业，行文时党政不分。这些发文过程中的问题，看似平常简单，实际则会影响一个企业的正常运作，甚至导致内部管理的混乱。
三是对“公文怎么办”的问题比较随意。企业在日常经营管理活动中，也经常会收到上级单位、行业主管部门或业务指导部门的各类文件，但是有的行政或文秘工作人员对收文如何办理是一头雾水。有相当一部分的企业行政或文秘人员对收文后应该进行的签收、登记、分办（含拟办、批办和承办）、查办、归档、销毁等程序并不完全了解，导致企业收文工作混乱，也不能有效传达上级单位和业务指导部门的重要工作部署或会议精神。即使一些对企业经营有利的政策文件，也会由于企业办文不规范，不能得到很好的贯彻落实，致使企业管理工作陷入被动。无论是什么性质什么规模的企业，都应该建立一套规范的收文办理程序，发挥公文的最大价值，为企业发展创造良好的条件。
四是对“公文怎么写”的问题比较头疼。当前，一些企业存在文秘人员匮乏、对文秘工作重视不够等现象。要么是非专业的文秘人员，要么是兼职从事文秘工作的人员，他们对“公文怎么写”的问题比较头疼，也会出现一些令人啼笑皆非的情况。这些情况突出表现在：对公文格式掌握不正确，上行文格式与平行文、下行文的格式不分，公文版头混用、误用或者干脆不用；对公文文种掌握不准确，自制文种、误用文种或混用文 种；对公文要素掌握不全面，所写的公文要素不全，“缺斤短两”，纰漏较多；对公文的措辞审核不严谨，随意使用口语化、命令化的字句，不符合公文语言特点，有的甚至出现错别字连篇、语句不通问题，直接影响了公文的效力和严肃性。拟写公文既有制度上的规范，也有基本功上的要求，做好这项工作，切实需要从事文秘工作的相关人员认真学习有关公文的基础知识，本着对企业负责和对岗位负责的态度，拟写好每一篇公文。
五是对“公文怎么用”的理解比较粗略。中国加入世贸组织以来，我国的各类大中小企业相继开始实施“走出去”，把生意做到国外，但大多数企业对这种对外交往中如何使用公文的理解还比较粗略。最常见的情况是，企业发往外国的函件都使用外文。而外国的公司恰恰相反，他们根本不会因为你不懂外文而改用你国的文字，其实我们也完全可以使用汉语。因为汉语是联合国使用的6种语言之一，也是世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用中文。这不仅符合国际惯例，也是对中国主权和文化的尊重。还有一种常见的情况就是，发往港澳台地区的函件用繁体中文。实际上，根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字。”公文也应如此。以上两种情况，最容易被忽视。这些问题看似简单，实际上反映了一个企业在对外交往中的形象，也反映了一个企业是否善于在对外交往中占据主动。
企业毕竟有着不同于党政机关的地方，但是从公文处理本身来讲，无论是党政机关、社会团体，还是企事业单位，都应该认真学习和掌握国家有关部门制定的公文处理办法，严格遵循公文处理的程序开展公文处理工作，严格按照国家规定的标准印发公文。各类企业应坚决避免“五个问题”的出现，应把做好企业公文处理工作摆到提升企业基础管理水平的高度来抓，加强“软实力”建设，同时也应注重培养和使用优秀的文秘人员，为企业发展发挥最大的价值。
在国际国内市场竞争日益激烈的今天，一个在内外交往中善于利用好公文这张特殊“名片”的企业，一定能给对方留下美好、深刻的印象，敲开更多的合作大门，实现企业持续发展。
（作者单位：中国核工业建设集团公司）
编读 往来
编辑同志你好。我们是《办公室业务》杂志的忠实读者，长期以来对我们的学习和工作提供了很大的帮助，可以说伴随着我们的成长与进步。实际工作中有些公文处理类的问题我们把握不好，请百忙之中予以解答：
一、在工作中，我们经常会遇到转发上级文件由于转发层级较多，致使标题冗长的问题。请问，是否有相应的规定或较好的办法予以解决？
答：转发式公文标题的拟制，有以下三种处理方法供参考。下面以某集团公司拟转发国资委转发的财政部《关于做好2009年×××工作有关问题的通知》为例。
（1）省略法。此种方法是将标题中涉及到的所有书名号去掉，在保证标题必备要素（事由+文种）的情况下，对可省略的内容进行压缩。如《×××集团公司转发国资委转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。
（2）替代法。此种方法是根据拟转发文件的要求，替代为布置该项工作的通知。如《×××集团公司关于进一步做好2009年×××工作的通知》。
（3）直转法。此种方法是对拟转发的文件仅要求照章执行，但未提出具体要求的情况下，直接转发需执行的主体文件。如《×××集团公司转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。
二、根据行文规则，“报告”中不应夹带请示事项。但我们的工作中常常会遇到，向上级单位报送的应对紧急突发事件的“报告”中，有一些需要请示的问题或需提出某些工作建议。请问，应当如何处理？
答：应对紧急突发事件，按照有关要求须向上级主管部门报告情况，但由于事情紧急，“报告”中往往会有一些需要请示或请求给予帮助的问题，或者对改进工作的“几点建议”。碰到这种问题，应当区分两种情况：一是若属于应当由上级主管部门批准后，方可进行的工作，则应将报告内容和请示事项分开，形成两个文件上报；或以“请示”公文为主，将“报告”内容作为附件，以便上级了解有关情况。二是若仅针对与该紧急突发事件有关的工作建议，则其可作为“报告”的内容之一。
三、若在工作中遇到需请示的紧急事项，为了使“请示”第一时间得到上级机关领导的批示，请问是否可以在按规定渠道报送的同时，又直接送上级机关分管领导和相关业务部门？
答：不可以。
《国家行政机关公文处理办法》第22条规定，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。如果是上级机关领导同志直接交办的事项，在办理过程中可以向领导同志行文反馈办理结果。除此之外，公文不能直接送领导同志个人。公文直接报送领导和多头报送，会给上级机关的公文处理造成被动和混乱，还可能造成一文多部门处理、处理意见可能不一致等情况，因此公文多头报送必须严格禁止。