所谓非生产性费用是指企业为组织和管理生产经营活动而发生的费用。这部分费用开支往往是具有很大的伸展和压缩的空间，它也是企业形成利润和效益增长的支撑点。非生产性费用的管理和控制程度直接反映出整个企业的管理水平，影响到企业经济效益的提升。
近年来，企业普遍存在着非生产性费用开支增长过快，这既有主观原因也有客观原因。客观上：一是企业的生产经营区域不断扩大，自然费用开支也就随之增加。二是施工规模扩大，项目部机构设置增加，管理人员增多，各种费用膨胀。三是近几年职工工资的较快增长，计提养老、住房等其它附加费的比例逐年增加。主观上：一是没有严格施行财务预算管理。二是非生产性费用开支没有很好地施行责任成本管理，费用开支控制不严。三是非生产性固定资产投入大，使折旧费、材料消耗、修理费增加。四是费用开支随意性大，有的超计划标准，花钱大手大脚，存在攀比，讲排场和浪费的现象等等。
加强对非生产性费用支出的控制，可以从以下两大方面着手：①合理地精简和配置机构。根据企业的施工生产和管理能力，精简重叠职能的部门，合并职能相近部门，弱化附属非管理部门，有效地控制公司办公经费。②加强计划管理。对于非生产性开支的控制是一个系统的过程，应编制合理、适度、可行的年度、季度管理费用计划，这是控制非生产性开支的有效手段。随着企业规模的扩张，管理职能部门的作用日益重要，其费用也相应增加，所以在编制管理费用计划时，必须分析企业各职能部门业务范围和经济现状，基本做到费用开支趋于合理化。
具体来讲，施工企业的非生产性开支主要表现在一下几个方面：差旅费、办公费（办公用品及电话费）、招待费、物料消耗、交通车费用、水电费等。非生产性开支是一个整体的、全员的、分层次的、全过程的动态管理。其特点是：
1.费用发生零散。非生产性费用发生频率高但金额一般不大，这是非生产性费用与其他费用相比的一大特点。
2.容易被忽视。由于每笔费用的额度不大，所以容易被公司管理层忽视，从而造成公司费用管理上的一个漏洞。
3.不可预见性大。公司的经营活动是一个异常复杂的过程，这就造成了公司在很多非生产性费用开支方面的不可预见性，给公司的费用控制带来了很多难处。
以下是本人针对非生产性费用几个主要方面，结合其特点谈的控制施工企业非生产性开支的几个办法：
一、差旅费的控制
各部门应合理安排人员出差，严格控制出差人次。可出差可不出的不出差，能一人办理的事情，不应派多人出差，能用电话、传真、电子邮件等形式办理的事情不安排出差，以利于节约差旅费开支。部门领导根据工作需要，对指派的出差人员应明确任务、定人数、定地点、定时间。没有紧急或特殊情况，部门经理及以下工作人员出差一般不得乘坐飞机，连续乘坐6小时以上火车的人员，方可报销硬席卧铺或软座。出差人员因携带机密文件、贵重仪器等原因，经主管领导批准可乘坐出租汽车，往返火车站、机场、码头可乘坐出租汽车，除此之外，一律不得乘坐出租车。按不同的城市给出差人员规定住宿标准，比如省会城市200元/每天，其他城市150元/每天，出差人员住宿费以实际天数按标准限额内报销，标准内节约归己，超支本人负担。
二、节约办公费
严格审批和控制办公用品购买、使用、发放数量。对非易耗办公用品正确使用，保证电脑、打印机、传真机等设备良好率。打印、复印对外实行领导审批、对内实行登记制度。节约耗材，文件草稿的打印、复印用纸能省则省，充分发挥办公自动化设备的作用，尽量在电脑上修改材料，减少重复打印次数，在确保安全保密的前提下，提倡纸张双面使用，能传阅的文件资料尽量传阅，减少复印。财务部门及主管领导，要加强对单位办公经费预算的审核和使用情况的监管，发现铺张行为要在审批环节上坚决予以制止。合理控制固话、移动电话的费用。电话费的报销实行定额控制，在定额控制范围内予以实报实销。超出定额控制范围的发票按定额部分报销。单位员工电话费报销范围及限额，由部门负责人、主管领导根据工作的性质逐一核定，最终由单位领导班子审批。一经确定执行不再轻易变动，如因岗位变动或特殊原因需要改变，再另行单独按程序审批。
三、节约用电、用水
白天工作时间，办公室不开电灯，尽量使用室外光源；公共过道、卫生间的电灯根据需要开启并随手关闭。各部门电脑、打印机、饮水机等电器下班前届时关闭，并切断电源。水龙头尽量开小，用完随手关闭，后勤部门经常检查供水设备，避免跑、冒、滴、漏浪费水现象。
四、节约交通车加油、过路、修理费
尽量减少使用交通车出车次数，外出办事能不用车的就不派车，使用公交IC卡乘坐公交车。交通车机驾员由主管部门派遣或跟随单位领导出差，应填写相应的行车命令单，并由主管部门负责人或项目有关领导签批；交通车确需修理，必须先经单位内部修理工检查、分管领导同意并签批维修保养申请单后方可维修，以控制油费、过路及修理费的支出等。
五、招待费的控制
招待费是指因工作关系招待有关人员在酒店、宾馆就餐费；在单位食堂招待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等。业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待的，不接待”，“可参与可不参与接待人员的，不参与”，“可发生可不发生的费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。
业务接待应尽量安排在公司食堂，全年招待费用总额中的食堂招待额度应占总额的50%以上。具体做法是：经单位分管领导同意，由对口接待的部门，填写客餐申请单送综合部确定用餐标准后，交综合部准备膳食和酒水。上级单位来人除领导视察外，一律在员工食堂吃工作餐；公司内各兄弟单位因公出差到项目，原则上用工作餐接待。具体做法是：由接待部门向综合办公室提出申请，就餐人员凭借综合办公室开具的工作餐通知单到食堂窗口打饭、菜用餐。
各部门因工作确实需要在公司外安排招待时先提请单位主管领导审批，同意后方可招待。严格执行分档次接待原则，各档次选定1-2家酒家、宾馆，对应接待。禁止越档次接待用餐，严格控制陪客人数，实行对口接待。坚持执行中、高档接待司机不参与陪客就餐的规定。同时，原则上陪客人数不得超过2人，若公司陪同用餐人员多于2人时，应事先经过总经理批准。
六、物料消耗的控制
对物料消耗进行管理，并不仅是为了单纯的数量统计，而是通过对物料消耗定额的控制，降低物料消耗的成本，提高企业运作水平，完善经营运作结构，制定既能保持服务质量稳定，又能降低消耗的物料消耗合理标准。
七、行政用品的管理办法具体如下
（一）行政用品的采购
1.日常消耗性办公及生活用品每月采购一次。各职能部门每月初根据本部门年、季、月度费用预算和实际所需做好办公用品采购计划，交到综合办汇总，由综合办根据预算和实际情况统一做好项目部所需的生活用品采购计划，将汇总好的采购计划表提交分管领导审核签字，然后由项目经理签批购买，最后到财务部凭计划借款进行统一采购。
2.大件办公及生活用品（非日常消耗性的）的采购，由各部门提交申请，由综合办根据情况统一调配安排，如确实需要购买，再提交分管领导审核签字，然后项目经理签批购买。
3.招待用的烟酒茶等用品，原则上每月采购一次，由综合办根据预算和使用情况月初造计划统一购买（计划审批程序同其他用品），其他部门和人员未经批准一律不得私自采购。临时急用的招待用品根据领导安排另行采购。
（二）行政用品的报销和台账登记
1.所有行政用品的报销均要有签批完毕的计划单，临时急用采购的物品也需在送财务部报销前补办相关手续。购买物品达到应向公司总部申报计划的金额，应严格按照公司有关规定进行审批，否则财务部门有权拒绝报销。
2. 每月一次性购买的日常消耗办公、生活及招待用品，应由入库登记人在发票上签字确认后方可到财务部报销。大件办公及生活用品的报销，需要有责任人在发票上签字确认台账已登记后方可到财务部报销。
3.临时急用购买的烟酒茶等招待用品的报销，需要先由同意购买的分管领导在发票上签字证明，再由项目经理审签，再到综合办做入库消耗登记签字后方可送达财务部报销。
4.经理办要有专门的责任人负责做大件生活、办公用品（非消耗性或价值1000元以上）的台账记录，台账上要有保管责任人或使用人签字，并负责完善保管责任人（使用人）发生变动时的交接手续。财务部有权对相关台账监督检查，并有责任对台账登记和账物是否相符进行查实。
（三）行政用品的发放及使用
1.日常消耗性办公、生活用品的发放可根据各部门计划一次性或分批次发放到位。职工到项目报到领用配置性的生活用品，由综合办统一采购发放，经领用人签字后一次性发清，如有丢失破损项目部不在补发。
2.非消耗性大件办公用品发放时应由管理责任人或使用人在台账上签字，如在使用过程中出现人为毁损或丢失，将由责任人负责赔偿。所有大件生活用品或价值超过500元的电器用品等，如未有明确的责任保管人，即综合办主任为默认责任保管人，应做好相应的台账登记并履行保管职责。
3.部门主管领用招待用品，应先在领用登记表上登记，注明招待事由、数量、规格，经主管领导签字后方可领用，一般员工及小车司机不得直接到综合办领取烟酒茶等招待用品。项目领导原则上每月可领两条烟用于日常招待，领用时需在招待用品领用登记表上签字，当月超额领用应由经理签批。食堂招待时使用的烟酒茶等，由派餐单填制人登记并统一由分管领导签字后领用。如领用招待用品时签字领导不在，需电话请示同意后方可领用，事后由保管员及时补办领导签字手续。
4.综合办应由专人负责保管招待用品，并严格执行发放程序和标准。项目分管领导不定期对招待用品的采购保管和发放登记进行检查监督，以保证招待用品的合理有效地使用。
下面谈一下部门负责人在非生产费用管理中发挥的作用：部门负责人的主要职责是对本部门的成本进行有效控制。如果部门负责人真正对本部门实施了有效的成本控制，实际上就实现了整个企业的成本控制目标。因此实行以部门为单位的“部门核算”方法是一个有效的工具。具体的做法是：明确部门负责人的费用管理职责权限，将其对本部门费用的成本控制任务作为考核和监督部门负责人的重要内容之一来明确说明，通过部门负责人的控制以及员工的普遍监督达成目标，实现公司内的“成本控制”目的。部门核算优点是极大地调动了中层管理人员、员工的积极性和责任心，解决了两个问题：部门主管不管和没有依据管的问题，没有制度就没有执行的依据，部门主管怎样来管？为什么管？往往会导致这样的问题：部门主管做“好好先生”――只要员工申请就签字，或者部门主管想控制，但有依据吗？没有。实施部门核算最重要、也最关键的问题是：怎样确定部门的预算，预算高了失去核算的意义，预算低了部门会难以运转，关键是确定这个“度”，要想处理好这个问题，关键的就是发动财务、行政部门（成本运行部门）的力量，同时在制定这个指标时考虑缩小执行周期，比如一个季度。在第一、二个（甚至更多）考核周期内依照实际进行微调，需要一段试运行。
为刺激部门领导和员工的成本控制意识，一般的核算办法中都包含这样的信息：凡年度成本低于预算、利润高于预算的部分按比例进行奖励，奖励的方法是按照一定比例进行部门提留，反之进行相应惩罚。年度费用的控制结果将直接影响部门领导的年度薪酬，企业通过对部门领导的控制、员工本身的控制意识增强以及员工――部门领导间的自觉监督实现了成本控制的目标。
及时通报，建立季度费用通报制：费用归口管理制是保障公司费用的有序发生，而季度费用通报制的目的在于通过季度通报使各费用发生单位明白自己已经发生的各项费用情况，从而有计划地安排费用支出，避免费用发生的盲目性和超指标。
在管理非生产费用支出时，财务人员也应改变一贯的事后报帐算帐的财务管理模式，变被动为主动，找出一条在集权模式、权威被认同的思想下而财务管理能动性、主动性又能充分发挥的路径，实行事前、事中及事后的全程财务管理，促进资源优化配置，提高财务管理水平。
总之，工程项目非生产性费用的管理和控制，不只是管理的问题，而是管理、经济、技术与法律等的综合反映。加大非生产性费用管理的宣传力度，就要从非生产性费用管理和控制的优越性方面来引导和深入，将一切影响非生产性费用的因素纳入强化管理范畴，这样人人关心，处处把关，层层控制，只有全心全意依靠广大工人，调动职工的积极性、主动性、创造性，才能形成强大的凝聚力和群体的敬业精神，克服只管干活拿钱，不管投入产出的传统观念，树立“企业是我家，人人都有责”的大局观念。切实增强全员责任成本意识，才能使成本得到有效控制，实现成本控制的根本转变。