摘要：随着网络通信技术和Internet的进步，协同办公系统得到了更好的发展和应用。各高校的办学规模在不断地扩大，办学竞争也越演越烈，在努力提升教学质量和就业率的同时，高校的目光也慢慢转向提高各部门的办公效率和规范管理上面。协同办公系统的应用，可以减轻行政人员的工作负担，提高办公效率，保证工作质量，同时还使学校各方面工作规范化，管理更加科学化。
关键词：高校 协同办公
随着经济社会的发展，高等职业院校进入了一个快速发展的黄金时期。新校区的搬迁，办学规模日益扩大，学院的管理信息畅通、管理关系的协调与统一等随之出现的新情况、新问题都需待解决。传统的办公模式已不能满足学校发展的需求。在传统的办公模式中，完成办公业务主要是通过手工，学校办公人员需消耗大量的时间和精力在重复繁杂的工作中，这样就容易造成工作效率低和资源浪费等问题。因此，要提升学校的现代化管理水平和办公效率，必须建立一套以计算机网络为基础，结合最新的管理思想和管理理念，使学校在面对易变和复杂的外部环境时能突破以往传统的部门分工的协同办公系统。
1 工作流管理技术
工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递与执行。
工作流管理系统（Workflow Management System，WFMS)是一个完全定义、管理和执行工作流的系统。它的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互；它可通过单个或多个工作流引擎(Workflow Engine)运行，并能存储和解释过程定义。
2 系统主要功能模块
协同办公系统面向全校教职员工，用户在该平台下通过网络发送和接收有关信息，在线处理的各项业务，再根据自己的职责权限，管理各种申请、查询和统计报表的输出打印等。主要功能模块包括文件管理、档案管理、会议管理、用印管理、车辆管理、宣传管理、文印管理、个人办公等子系统。
3 系统安全性设计
系统应根据各部门人员的实际应用需求来设计不同的用户访问权限，如系统管理员和普通用户等。为其建立不同的应用角色，需确定每个角色对数据库表的操作权限，包括：创建、检索、更新、删除等操作。应用级的用户ID密码应与数据库操作密码加以区分，防止普通用户直接操作数据库。用户只能用ID登陆到系统应用界面，通过系统访问数据库，杜绝通过其它途径操作数据库。用户ID的密码都经过加密处理，在任何地方的查询都不会出现密码明文。在界面操作上控制出错机率，排除可能会使应用非正常中止的错误。限制用户输入值的种类和位数，避免用户录入无效的数据。系统可取消造成等待时间较长的操作。对错误操作支持可逆性处理，同时对可能发生严重后果的操作有补救措施，确保用户可返回正确状态。
4 系统总体架构
系统总体流程如下：①用户层发送请求给通讯层，通讯层对请求进行解析，然后转发给适配层；②适配层根据通讯层转发的请求，适配到具体的业务；③业务处理层进行相应的业务处理，并调用持久层的接口，进行数据的存取；④业务处理成功后，提交事务；⑤事务处理完毕，将响应返回。
5 系统运行控制
5.1 登陆模块
通过输入用户名、密码和登录类型连接数据库查询是否存在此用户。如果用户存在且密码正确，则按登录类型转到相应的页面，如该用户不存在或密码错误，则会弹出出错信息。
5.2 管理员模块
通过登录进入管理员操作界面，管理员可在此界面下添加或删除用户、修改用户密码和增添用户使用权限等操作。
6 系统数据库
从数据构成上看，本系统的数据库部分主要由流程基本信息、流程信息处理、基础数据维护、用户信息及用户权限控制等部分组成。
流程及其相关处理是系统的核心部分，保存了所有与业务流程有关的数据和信息，包括静态信息和动态信息。其中，静态信息主要是流程基本信息，这些基础业务数据一旦保存到数据库中，就很少变动，维护成本低，是系统最关键的基础数据，一切业务操作都是围绕它展开的；动态信息是在系统运行过程产生的，随着各项业务的进行，数据量增长很快，对这些数据的处理能力反映了数据库设计水平优劣。基础数据维护主要是维护系统的最基本的数据。用户信息主要用来存放用户信息如用户的基本信息，组织结构等。权限控制主要用于管理用户的操作和阅读权限。
7 结束语
协同办公系统是高校数字化校园建设的重要组成部分。它结束了传统的办公模式，实现无纸化办公，减少资源浪费。该系统的设计与学校实际情况紧密结合，具有广泛的应用价值。
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