摘要：设备物资采购是企业最常见的交易行为，作为采购方的企业如何在签订合同过程中有效控制法律风险，是值得关注的问题。本文阐述了采购合同签订需注意的法律问题，并说明采购企业只有在加强制度建设的同时，强化执行者的责任意识和角色意识，才能将法律风险控制落到实处。
关键词：采购；合同；法律风险控制
中图分类号：D923.6 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01
设备物资采购是企业最常见的交易行为，企业经营所需材料，从办公用品到大宗设备，都需要通过采购交易来实现。作为采购方的企业，如何在签订合同过程中有效控制法律风险，是值得关注的问题。
一、影响采购合同风险控制的因素
在市场环境下，影响交易的因素多种多样，对采购方而言，即使企业的经营业务相似，对采购合同的风险控制程度也可能有所差异，它主要受两类因素的制约：
1.市场因素，即采购方在谈判中的地位。如果市场上有许多同类卖主、供方规模实力较小、产品单一，而采购方实力大、采购量多、并具有多次采购的潜力，那么，采购方就容易在谈判中取得优势，进而能够更大程度地保障本方利益，降低法律风险，反之，便会在风险控制中处于相对被动的地位。
2.企业自身因素，即采购方风险防控措施的有效性。采购方的风险防控制度及其执行力度，会制约法律风险控制的效果。一个运作规范的企业，必然有完善的采购制度、招投标制度、合同管理制度等，这些制度大多包含了关键风险点的控制方法，严格制度的执行，无疑将有利于法律风险的管控。
二、采购合同的法律风险控制
1.核查标的物的合法性
首先，采购合同的标的物应为出卖方所有或有权处分，否则，有可能导致合同效力待定，需有权处分人追认才能生效。其次，合同标的物不能是法律、行政法规禁止流通物。法律法规限制买卖的物品，必须经许可后才能在限定的范围内买卖，例如对于烟草、化肥、酒等产品，我国实行专卖制度，只有国家指定和特许的企业方可生产、制造、加工；对于炸药、雷管和麻醉药品等管制用品还须获得政府的审批、许可、备案、核准等。企业在采购此类产品时，应当查验供方的相关许可证书，否则，很可能导致合同无效。
2.注重对合同相对人主体资格的把握
在签订合同前，采购方要查验对方营业执照、税务登记证、许可证书、代理证书等资料，确保销售方是合法存续的公司，该公司所从事的经济活动在其营业范围和许可范围内。合同谈判人、签约人应当为公司的法定代表人，其他人员参加谈判或签约的，需出示法定代表人签署的授权委托书。采购方应注意核查代理人的资格，代理人只有在授权范围和授权期限内从事的经济活动，行为后果才能归属于公司。
3.注意合同约定的明确性
(1)合同标的物条款。签订采购合同时，对标的物情况必须约定准确，包括名称、品牌、型号、数量、计量单位等。在实践中，不少企业尚未对此予以重视，例如在购买打印纸时，数量只写“10”，没有具体的数量单位，这样，很容易对“10包”还是“10箱”产生歧义，引发不必要的纠纷。
(2)质量条款。标的物的质量标准应在合同中约定清楚，一般包括企业标准、行业标准、国家标准、国外先进标准等，如果双方对质量有特殊要求的，也应在合同中写明；同时，要注意约定产品的质量保证期，并写明起算点。
(3)交货地点与售后服务条款。交货地点约定得明确与否，意味着货物是否能够顺利交付。而且，由于交货地点与风险转移、所有权转移、合同履行地等一系列法律概念都有关联，因此，对采购方来说，最好选择本公司地点为交货地。对于大型设备等产品的购买，采购方还可以要求对方进行售后服务承诺，包括故障响应时间、保修期内及保修期外的维修条件、范围及费用分担方式等。
(4)支付条款。合同价款必须注意大小写一致，并标明金额单位及币种，同时，应注明价款的含税情况，对于采购方而言，争取含税价款较为有利。此外，应写明价款构成，如“此价款中已包含了与交付相关的运费、包装费、安装费”。至于合同付款时间，则要根据交易习惯、彼此信任程度、双方在谈判中的地位等因素来决定。对采购方来说，要争取不付或少付预付款，并尽量在对方交货后付款或按进度付款，以确保交易安全。
4.写好违约责任和争议解决条款
针对有可能出现的风险后果，合同中要尽量明确地约定违约责任。如果事先不约定违约责任，事后出现逾期交货、产品不合格等情形时，企业若进行索赔，还须向法院提交损失额度等一系列证据才能得到支持。而如果合同中约定了违约金的数额或比例，只要不是过高或过低，便可直接成为适用依据，省去了索赔时的许多麻烦。
合同的争议解决方式通常包括仲裁和诉讼两种，当事人可以选择其一，但不能同时选择。在不违反法律管辖规定的前提下，采购方要尽量选择本方熟悉的法院或仲裁机构，为保护本方合法利益争取有利因素。
三、加强责任意识，保证风险控制效果
合同签订的质量是多种因素合力的结果。一般来说，合同签订要经过多道环节、多个部门，而它们各自都有不可替代的职能，例如，采购部门是采购合同的主管业务部门，必须将采购需求、谈判结果等内容真实地写进合同，尤其是通用条款以外的一些特殊约定，决定了合同文本是否具有实际约束力；主管经济、技术、法律的职能部室是采购合同的审查部门，需要从不同角度对专业问题进行把关。目前，大多数企业都已认识到法律审查的重要性，但还没有意识到经济、技术问题与法律风险的关联性，对经济、技术条款的审查力度不够，例如质量要求约定不明，付款条款不符合财务制度等，为纠纷的发生埋下隐患，成为常见的法律风险源。
为此，采购企业一方面要加强制度建设，为风险防范提供“硬件”保障，更重要的是要强化履行职责人员的角色意识、责任意识，只有每个参与者都各负其责、相互配合，才能将采购合同的法律风险控制落到实处。