督查通报是机关工作中经常会遇到的一种公文。督查通报与调研报告的写法相似，但是又有其自身的特点，由于督查是通过“查”达到“督”的目的，所以更注重鞭策后进、督促工作，在写法上要与调研报告的写作区别开来，做到“四个注重”：
一是情况综述要注重简明性。一般在督查通报的导语部分要写明督查的总体情况，但是回答好六个“W”即可，不可枝蔓繁芜，即回答好why，who，when，where，how和what 六个问题。此次督查是为了达到什么目的进行的（why，即为什么进行此次督查），是哪位领导带队哪些人参加的，或者是哪些单位组成的联合督查组（who），什么时间（when）到哪些地方（where）通过何种方式（how，如现场考察、查阅资料、召开座谈会等等）进行的督查，对哪些方面的工作进行了督查（what）。对督查的总体印象可以不写，以免和正文重复，也可避免通报冗长。
二是总结经验要注重可推广性。督查通报一个重要的内容就是总结经验，将督查中发现的好的思路、好的做法、好的制度等好的经验总结归纳概括出来，但是这种归纳概括又不能面面俱到，避免写成情况汇报或者经验文章。督查通报在总结经验时一定要注重可推广性，即某条经验写进督查通报是为了其他单位、部门或者地区看到通报后可以借鉴、模仿、复制这条经验，或者这条经验对其他单位、部门或者地区改进工作具有启发意义，某单位、部门或地区确实有好的经验，可以多介绍、详介绍，不可为了“搞平衡”而将不是经验的经验写进去，或者每个单位、部门或地区都写一条经验，把经验总结写成表彰通报，搞“一碗水端平”、一视同仁，这样就不可能达到鼓励先进、帮助后进的目的。为了把经验找准，在督查过程中，秘书工作者要通过认真听取座谈会发言、仔细查阅资料、反复研读情况汇报，将经验发现、挖掘、提炼出来。
三是指出问题要注重客观性。督查通报正文的第二部分一般是指出问题，指出问题一定要客观公正。不可为了怕伤感情、伤面子而减弱问题的严重性，搞一团和气或者和稀泥，文过饰非。《文心雕龙》里也说“明罚敕法，则辞有秋霜之烈”，对待问题和错误、不足，要明确指出，不可含糊。同时，也不能为了引起各有关单位、部门或者地区的重视，上纲上线，或者夸大问题的严重性，言过其实。是思想层面的问题还是制度层面的问题，是方法的问题还是执行力的问题，是工作人员的问题还是工作机构的问题，是人、财、物的投入配备等客观问题还是思想上不重视、认识上有偏差、能力上有欠缺等主观问题，是内部的问题还是外部的问题，是重大问题还是细节问题，是长远问题还是短期问题，都要分清楚、写明白，从“发现问题就是找到突破”“指出问题就是指出潜力”出发，将问题客观公正地写透彻。这类问题在座谈会发言、资料、情况汇报中会有所反映，督查组领导和督查组其他人员在督查过程中也会予以一定的点评，在实地考察时问题也会有所暴露，秘书工作者要认真倾听和观察，作好记录，防止在起草督查通报时指出问题失实。
四是提出意见要注重针对性。在督查通报中要对有关单位、部门和地区提出下阶段的工作意见建议。这些意见建议不可泛泛而谈，要注重针对性，针对督查中发现的问题、不足、缺点和弱点而谈，指出解决的办法。譬如，督查中发现有关单位或部门、地区对某项工作认识不到位，在督查通报中就要重申该项工作的重要性，将该项工作的重大意义予以申述，以统一认识、端正思想；如果存在领导层不够重视的问题，则要提出一把手亲自抓、成立专门机构或工作班子等要求；如果是工作方法不适用、不对路的问题，则可以建议有关单位或部门、地区学习先进的经验，走出去学习取经；如果是大环境的问题，则可对怎样进一步营造氛围、宣传造势、搞好沟通协调方面的工作提出意见建议；如果是责任心不强的问题，则可提出实行责任分解、层层落实、属地责任、岗位责任的意见建议。督查过程中发现的问题与提出的意见必须有所对应，防止问题与意见“两张皮”“两条线”，各说各话、各吹各调。曹操说过：“作敕戒，当指事而语，勿得依违”，意思就是意见、要求必须针对具体的问题和事情而提出，这也体现了督查类公文针对性的要求。
（作者单位：中国民主促进会湖南省委员会办公室）