艺术档案是一门新学科，这对于艺术档案的相关单位和从事艺术档案工作的同志来说，也是一项很重要的工作。过去，各文化艺术单位没有艺术档案室，也没有艺术档案员，大量的艺术文件材料和各种艺术资料散落在各部门或个人手中。现在，各艺术单位普遍建立了艺术档案室，配备了艺术档案员，艺术档案工作已全面展开，并走向了制度化，规范化和科学化。在艺术档案的立卷整理过程中，第一步工作就是收集艺术文件材料，把分散在各部门和个人手中的艺术文件材料收集起来，然后进行分类、整理。搞好艺术文件材料的收集工作，首要的一点就是要弄清什么叫艺术文件材料，什么叫艺术资料，它们之间的区别在哪里。档案学告诉我们：档案是各个单位或个人在从事各项工作活动中自然形成的，作为本单位工作活动的真实记录，并且具有一定查考凭证价值，而归档保存起来的各类单份的或成套的文件材料；凡不是本单位工作中形成的并且不记录和反映本单位的工作情况，只是为了本单位的工作参考的目的而收集的各种材料就是资料（或称参考资料）。那么，什么是艺术文件材料呢？一般来说，凡是本单位在从事艺术业务活动中，用一定的物质材料，通过各种手段和方法，以各种方式直接形成的一系列文字、声像、图表、实物等，记录和反映本单位艺术业务活动及其成果的，具有查考和凭证价值的材料，就是艺术文件材料。
比如一个剧目的创作和演出过程中，直接形成的剧本、音乐、舞台美术、导演阐述、角色分析、排演计划、场记、以及演出情况、座谈记录、社会反映等各种（如文字、图表、照片、录音、拷贝、实物等）材料；又如艺术教育方面的教材、教学计划、教学大纲、学生的实习演出、作品、成绩材料等；美术单位的书画创作稿件、展览的展册、图片、照片（包括底片）等，这些材料都应视为艺术文件材料。凡不是本单位在从事艺术业务活动中形成的，而是为了本单位的参考、借鉴、学习和研究等目的而收集、购买的各种材料，如图书、报刊、录音（像）带、剧本等，就是艺术资料。
艺术文件材料与艺术资料的区别，关键就在于它们同本单位艺术业务活动的关系，但这种关系并不是一成不变的。这里要注意的是，资料的来源并不是区别是否为本单位艺术文件材料的绝对根据。在一定条件下，即使不是本单位的艺术业务活动形成，但记录和反映了本单位的艺术活动及其成果，具有保存利用价值的艺术资料也能转化为本单位的艺术文件材料。比如，有些艺术单位没有摄影、录音、录像设备，他们演出的剧（节）目或举办的各种艺术活是由外单位，如新闻单位、电台、电视台等来拍照，录像等，这些照片、录音、录像资料，依然真实地记录和反映了本单位的艺术活动及成果，并具有凭证和参考价值，所以，它们也是本单位的艺术文件材料。又如，本单位根据外单位的作品（各种体裁的文学作品或剧本、曲目、教材等）改编、整理或移植过来成为本单位的演出剧（节）目和艺术活动直接发生了关系，并成了这些剧（节）目和艺术业务活动的整套艺术文件材料的不可分割的组成部分。同样，艺术教育、艺术研究单位业务活动中，借鉴和利用外单位的资料为本单位艺术教学、艺术研究等活动服务，这些资料，也应视为单位的艺术文件资料归档。这里可以看出，艺术资料转化为艺术文件的重要条件就是，它要真实记录和反映本单位的艺术活动及其成果，并且有凭证和参考价值，是整套艺术文件材料不可分割的组成部分。任何事物的产生和终止都有一定的规律性，艺术文件材料的形成，也有其一定的规律性。比如，举办一次戏剧会演的艺术活动，首先有主办单位的通知，参见的名单，参赛的剧（节）目，开幕词，座谈会记录，评议记录，评奖情况，会议总结，闭幕词等。诸如其他艺术的生产过程，也都有其内在的规律性，这也是区别艺术文件材料和艺术资料的一个重要特征。由于艺术形式的不同，其艺术表现手段和方式亦不同，它们的艺术文件材料有的是单项的，但大部分是成套性的。大部分的艺术形式都具有不同程度的综合性，他们的艺术文件材料也包含有各种艺术成分，是综合各艺术成分的艺术活动的真实记录和艺术成果。戏剧和电影，音乐和舞蹈，教学与研究，它们的艺术文件材料既有单项的，但大量是综合性的，即成套性的。如戏剧，一个剧（节）目，它有剧本、乐谱、表导演、美术、舞蹈等；而剧本又有手稿、打印稿、演出本等；乐谱有主旋律谱、分谱、总谱等；导演计划、导演阐述、演员角色自传以及场记等；美术又综合有布景、服饰、人物造型、化妆、道具、灯光等多种舞台造型艺术成分，除此，有各项艺术记录的文字材料、照片材料、录音录像材料等，这些材料成了一剧（节）目的成套艺术文件材料。
（作者单位：呼市艺术档案馆）
责任编辑：胡达古拉