目前，我国新建档案馆更加关注档案保管环境的建设，档案遭受有害微生物及害虫污染的面积和程度明显降低，但同时我们也必须清醒的认识一些历史档案的霉菌残留以及新滋生的有害微生物和害虫仍然不可小视。另外，由于信息记录方法和记录载体的革命，使档案种类呈现多样性，特别是办公自动化的迅猛发展，导致新型载体档案的数量不断增长，这些新型载体档案，由于载体生产工艺和记录方式的高精度，―旦遭受霉菌污染而生霉，再进行灭菌消毒将非常困难。因此，笔者认为新建档案馆建立标准完善的档案消毒系统非常必要。
新建档案馆消毒系统的建立方法
新建档案馆档案消毒系统是指在新建档案馆过程中，通过设计安装消毒室及消毒设备，实现档案实时消毒、档案库房消毒净化、专门档案消毒处理等功能的多功能杀虫灭菌系统。该系统在运行上隶属于档案保护部门，涵盖档案接收消毒、档案调阅消毒、档案库房的预防性消毒、档案突发事件后的抢救消毒等一系列工作。
1.消毒系统建立的原则
科学原则。当前，新建档案馆的建筑、装备都是现代化的，这就要求新馆档案消毒系统的建立必须坚持科学的原则，系统各种消毒功能的设计要合理、专业、先进、系统，并要与传统档案管理工作协调一致。
高效原则。新建档案馆档案消毒系统的功能应是全方位、立体的，应与档案管理工作各个环节同步进行。消毒设备的安装、档案消毒工作的开展都应与传统档案管理工作相结合，做到相互协调，省时高效。
质量原则。档案消毒设备的选择要认真进行调研，根据本地区、本单位的实际情况，选择技术先进、质量高的专业档案消毒设备，保证档案消毒的质量。
安全原则。档案消毒安全是新建档案馆档案消毒系统建立的关键，在坚持档案消毒科学、高效、质量原则的同时，必须更加强调档案消毒“安全原则”，在保证档案实体消毒安全的同时，也要保护好我们的档案工作者和周围环境，实现“绿色消毒”。
2.消毒系统建立的具体方法
(1)档案实时消毒
档案实时消毒是指在档案接收、利用时，对档案进行同步消毒的方法，通常在独立的档案消毒室进行，在新馆建设时，一般将档案消毒室设计在档案接待阅览大厅附近，这样便于日常消毒工作进行。档案消毒室建设时，应安装独立的通风系统，并保证房间有可以打开的窗户，便于通风换气。档案实时消毒应该选择安装高效、专业，操作方便的消毒设备，消毒设备包括档案灭菌设备和档案杀虫设备。
“档案消毒仓系统”是专门为综合档案馆研制的杀灭有害微生物的消毒设备，主要解决综合档案馆档案接收、利用过程中实时消毒的问题。该系统包括实施消毒的柜体和若干装载运送档案的档案运输车；该系统采用的消毒方法是臭氧法加药物熏蒸法，这种方法一方面提高了灭菌率，另一方面缩短了灭菌时间。“档案消毒仓系统”的消毒柜体可安装于消毒室中，档案运输车可用来承装、运送待消毒的档案。平时将档案运输车放置于接收处或阅览大厅，工作人员随时可将接收或利用后返回的档案放置于档案运输车上，装满后，可将档案运输车推回消毒室，推进消毒仓进行消毒。消毒结束后，将档案运输车拉出，然后直接推到档案库房，将档案拿下放入档案密集架中。综合档案馆安装“档案消毒仓系统”可使档案消毒工作与档案利用、接收工作同步进行。
档案实时消毒为解决档案杀虫问题，还可以选择“档案真空充氮杀虫机”。“真空充氮杀虫机”由压力容器、真空泵、氮气瓶和控制电器组成，将该设备安装于消毒室，可对新接收进馆的档案进行杀虫消毒。其工作原理是利用真空泵将杀虫容器中的空气抽出，空气的抽出使容器内的氧气含量极少，然后充入氮气，档案害虫在缺氧的情况下经过一定时间就会致死，达到杀虫的目的。
“冷冻真空干燥灭菌机”也是一种除霉和杀虫的消毒设备。由于有害微生物抵御低温的能力很低，在密闭的容器中，长时间处于0℃以下，一般20℃，大约48小时，有害微生物将有80％～90％被冷冻致死。其原理是，在温度降至0℃以下经过一定时间后，有害微生物的细胞原生质内的水分子就会结冰，机械性挤压或划擦细胞壁，造成细胞死亡，这种灭菌的效果与冷冻的时间和制冷的温度有关。
(2)档案库房的消毒净化
对于新建档案馆，档案库房的空调系统、空气净化系统是不可缺少的，在新馆建设的过程中，设计人员往往将这部分功能与大厦整体空调一并考虑，导致档案库房的净化缺乏专业性，并且通常都没有安装消毒装置。档案库房的净化必须与消毒结合，技术方法融合兼顾，可起到“事半功倍”的效果。在空间分布和功能实现上，档案库房的净化和消毒应该具有多方位、多层次、多功能的特点。
档案库房门的风淋装置是档案库房环境的卫士，它消除了进入档案库房空气、人员、物品携带有害微生物和害虫的隐患。风淋室的结构采用发泡隔热彩色壁板及铝合金构件或不锈钢装备制成，配置离心通风机及中效、高效空气过滤器。风淋室的工作原理是环境空气通过离心通风机的作用经中效空气过滤器进入静压箱，再经高效空气过滤器过滤后，洁净空气从喷嘴高速喷出，可有效吹除人体或携带物品表面附着的尘埃，吹下的尘埃回收进中效过滤器，再循环吹出，防止未经净化的空气进入库房。
档案库房空气净化、消毒系统是档案库房定期净化、消毒的综合系统，它既可以库房环境的洁净，也可对档案表面进行消毒。档案库房净化系统应该安装于库房通风管道的送风口。空气净化、消毒系统由空气尘埃过滤装置、空气化学吸附装置和空气消毒装置组成，空气过滤由中效袋式过滤和无隔板高效过滤器组成，有的还装有静电过滤器。初效空气过滤器可捕捉5μm以上的颗粒尘埃。中效过滤器可捕捉1―5μm颗粒尘埃，高效过滤器可捕捉1μm以下的颗粒尘埃及各种悬浮物。化学吸附装置其吸附层由光阻媒、高效活性等化学吸附材料组成，可吸附空气中的苯、甲醛、硫化物、一氧化碳等分子及有害微生物。空气消毒装置包括两种，一种是高频电子臭氧发生装置产生臭氧，另一种是在空气管道中放置紫外线灯管进行紫外线照射，可对空气和档案表面的有害微生物进行杀灭。
(3)新型载体档案的防霉抑霉
新型载体档案的照片底片、磁带、光盘的片基都是聚酯塑料，对空气尘埃具有一定的吸附作用，容易生霉。各种新型载体档案的结构层和化学成分决定了其保管都是在低温、低湿环境中，但有差异。这就要求我们在新馆建设的规划过程中，应该设计独立于纸质档案库房的专门的新型载体档案库房，做好新型载体档案的库房温、湿度控制和空气净化消毒。新型载体的保管环境可参照如下标准：黑白底片’缩微胶片保管的温度不超过21℃，相对湿度变化范围20％～30％；磁性载体保管的温度应该在15～27℃、相对湿度40％-60％；光 盘保管的温度变化范围4～20℃，相对湿度变化范围20％～50％。
新型载体档案库房应该建立更加严格的温、湿度自动监控系统，感光材料档案、磁性材料档案和光盘档案应分区保管，环境条件分区控制，并做好各分区的空气净化消毒，这样既可实现档案的防霉、抑霉，又可防止档案的老化。
(4)专门档案消毒处理
专门档案消毒处理是专门用于杀灭、清除处理一些严重霉变档案中的霉菌，这些档案上的霉菌用一般消毒设备和方法不可能完全去除，例如表面存在严重霉斑的老档案和遭受过水淹、雨林、潮湿等严重生霉的新接收档案。对于这部分档案的消毒就要经过专业保护技术人员，针对不同情况，使用不同方法进行专门消毒处理。专门档案消毒处理的方法有：
利用酒精消毒处理。75％浓度的酒精与细菌的渗透压相近，可以在细菌表面蛋白未变性前逐渐不断地向菌体内部渗入，使细菌所有蛋白脱水、变性凝固，最终杀死细菌。利用酒精进行档案除霉可分两步，首先进行手工除霉，可采用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除霉斑上的菌丝体；然后进行档案去湿，把酒精除霉后的档案放置于干燥设备或简易除湿间，设定相对湿度40％～50％进行去湿。
化学药物熏蒸消毒。化学药物熏蒸灭菌是在熏蒸箱内借助于一定的压力或温度将固态或液态的化学药物气化，将药物气体渗透到档案中，将档案中有害微生物杀灭。一般常用的化学熏蒸药物有环氧乙烷、甲醛硫酰氟等，灭菌原理是这些化学药物能破坏微生物的DNA和RNA，使蛋白质的生化反应受阻，蛋白质凝固，达到杀灭微生物的目的。
做好档案消毒工作的措施
长期以来档案科研部门和档案管理部门针对档案消毒的方法和档案消毒的设备进行了大量的研究和开发，应用新的技术和方法抢救和保护了大批档案。目前，对于我们档案管理部门来说，如何做好档案的安全消毒并没有一个统一、完整的技术规范，这是一个值得我们进一步深入探讨的问题。笔者认为要做好档案消毒工作，应从以下几方面人手：
1.提高档案保护意识加强档案消毒管理
制定和完善档案消毒的制度和技术标准，加强档案安全消毒的内部管理，搞好专业人员培训，是做好该项工作的保障。坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，一手抓档案消毒，一手抓档案安全，消除有害微生物和害虫对档案造成的危害。制定切实可行的档案消毒计划，具体问题具体对待，提高档案消毒的质量。
2.积极做好日常档案消毒工作
各级档案管理机构应该设立专门档案消毒部门，积极做好消毒工作人员的专业培训，使其掌握科学、专业的各种消毒方法，针对不同的消毒对象和消毒目的使用不同的消毒方法。坚持档案接收进馆消毒，严格把住“病从口入”关，将档案有害微生物屏蔽于档案馆库房之外。积极做好各类档案利用调阅后的消毒，防止人为致病菌携带与繁殖，保证借阅者和档案管理人员的身体健康。做好档案库房的定期消毒，保证库房空气的洁净和档案装具的无菌。
3.制定自然灾害档案抢救消毒预案
我国地域辽阔，地震和水灾等自然灾害时有发生，不少灾害直接波及档案馆，给档案的安全带来巨大威胁，如2008年5月12日四川省汶川发生的特大地震。当这些灾害发生时，由于建筑物遭到破坏，档案遭到掩埋、雨淋，直接导致部分档案严重滋生霉菌，甚至腐烂。因此，各地综合档案馆应该尽早建立自然灾害发生后档案抢救消毒预案，以提高档案部门抗御突发性灾害的能力，尽可能减少档案在灾害事故中的损失。一般抢救处理受到污染、霉变档案的方法：一是尽快采取冷冻处理，有效避免霉变现象发生。二是采用真空干燥处理，对冷冻的档案用真空干燥机完成快速干燥，使粘连纸张自动分离。三是生霉档案的处理，对霉变现象较严重的档案，用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除。四是对档案进行消毒，经过以上处理的档案，档案内部的霉菌不可能全部处理干净，最后入库前采用档案消毒设备对档案进行彻底消毒。
4.正确使用消毒设备和方法
功能强、质量好的档案消毒设备是做好档案安全消毒的物质基础。档案部门在选择购置消毒设备时，首先，应积极做好调研，根据本单位的实际需求来选择所需要的消毒设备。例如如果需要杀虫消毒，可选择真空充氮设备，它适合用于一般接收档案时的消毒，和局部档案受害虫侵害时的消毒。对于大面积，甚至整个库房遭受害虫侵袭，真空冲氮消毒机就难以发挥作用，必须与杀灭害虫专业厂家联系，做整个库房的药物喷洒害虫消毒。如果需要对档案有害微生物进行杀灭，可选择臭氧型、紫外线型、环氧乙烷型、化学熏蒸型等消毒设备，这些设备适合于独立档案实体的霉菌消毒。
5.建立有害微生物和害虫的检查机制
新建档案馆的档案消毒系统承担着档案管理工作各个环节的档案消毒工作，为了发挥好杀虫灭菌的作用，必须建立检查机制。消毒检查包括对档案库房馆藏档案霉菌情况的检查，对新接收档案的霉菌检查，对消毒后质量的检查，对档案消毒霉菌再生的检查，并同步填写相关的工作记录。有条件的档案馆还可以建立实验室，对档案进行微生物取样培养，掌握档案中有害微生物和虫卵的滋生情况。