金秋九月，笔者有幸随大连市档案工作代表团考察了俄罗斯和匈牙利的档案工作。我们先后访问了俄罗斯科学院远东研究所、俄罗斯联邦国家档案馆和匈牙利个人资料保护委员会(国家档案局)，就如何有效地开展档案利用、档案征集、扩大馆际间合作、档案信息化建设和档案保护等相关问题进行了交流。一路走来，我们一直被两国档案同行的敬业精神所感动，被两国的档案工作经验所吸引，更加坚定了我们积极开展档案工作国际交流的信心。
到访单位的工作现状
俄罗斯科学院远东研究所(以下简称“远东所”)由苏联科学院主席团批准创建于1966年9月，至今已有40多年的历史，是俄罗斯科学院的重点研究所之一，其研究范围包括原苏联和俄罗斯与中国、日本、朝鲜半岛的关系及上述地区的社会经济发展状况、历史、民族等问题，在俄罗斯国内和国际上都具有重要影响。目前，该所共下设9个研究中心，其中6个研究中心以研究中国问题为主，它们的研究成果对俄罗斯的中国政策有―定影响。
俄罗斯联邦国家档案馆于1992年4月25日根据俄罗斯联邦政府的命令，合并苏联十月革命国家中央档案馆和俄罗斯社会主义联邦共和国国家中央档案馆而成立，是目前俄罗斯最大的综合档案馆，下设5个分支机构，分别负责档案资料的收集、保存、整合和辨伪(含档案保护)、公开查阅以及展览。
截至目前，该馆馆藏档案总数约600万卷，与大连市有关的档案是该馆馆藏中唯一关于中国城市的详细资料。该馆已将馆藏档案的80％进行了缩微，共计有3000余万张缩微胶片；15年前开始进行档案数字化工作，目前已有约300万卷的馆藏档案完成了数字化扫描，达到总馆藏量的50％。这些档案均可以在阅览厅进行公开查阅。该馆有两个阅览厅，一个位于国家档案馆内，另外一个位于市内红场附近的莫斯科河畔，类似于国内的上海市档案馆外滩新馆。该馆设有专门的档案展览馆，每年举办6～7个档案展览向民众免费开放，除此之外，该馆每年会与俄罗斯国家历史档案馆等国家级博物馆联合举办30余个档案展览。该馆设有专门的对外联络处，经常性地与国外档案同行开展交流与合作。
匈牙利个人资料保护委员会(国家档案馆)分设于四处。笔者一行参观的是国家档案馆老馆，建于1911年，1925年完成重修，由著名建筑师设计，是当时世界上最先进的档案馆建筑之一。该馆中央部位是行政办公区，两侧以档案库房为主，楼内还有档案展览、接待利用和保护技术用房。该馆馆藏档案总量约为90公里长度。馆藏最早的文献是12世纪罗马教廷赐予当地修女和修道院的赐书。根据匈牙利《国家档案存储法和信息保护法》，国家档案馆会将政府各机构形成的、保存期限为15年以上的档案，经过鉴定后接收进馆。该馆自2010年开始，与德国的技术人员联合开发了管理信息系统，并在国家最高检察院进行电子文件管理和归档的试点，这―举措类似我市开展的市直机关“数字档案室”建设工程。
在匈牙利，凡是公开的档案，任何公民都可以进行查阅，但查阅前必须递交利用申请，平均要经过1.5次申请才能通过国家档案馆的利用审查，而且如果利用档案制作出版物则需另外递交申请。目前，该馆馆藏近三分之一的档案已完成数字化，可以在网上免费观看，但下载前必须支付相应的费用。
目前，该馆面临的重要课题之一就是“如何能让档案馆更好地服务于民众”。为此，该馆每年举办4次公开周活动，面向不同年龄阶段的公众开放，以满足他们的需求；设立了全民公开日，专门组织从小学直至大学的各年龄段的年轻人参观档案馆，以提醒年轻人“历史是不可忘记的脚步”，将重要的馆藏原件或复制件借给各类图书馆、博物馆举办相关展览，每年约有8万人次参观。
见闻及启示
俄罗斯和匈牙利两国的档案管理体制与其政治体制一样，受前苏联的影响较深，档案工作基础十分扎实。虽然近二十年来，档案工作因国家政治体制变革受到一定的影响，但仍保持了稳步发展的态势，对我们的工作具有十分有益的启示和借鉴。
1.档案人员职业素养高
上述两国档案馆工作人员的档案职业素养非常高，这给笔者留下了深刻的第一印象。两国国家档案馆工作^员，包括从事行政管理和维修的工作人员在内，都具有很强的事业心，认为自己所从事的工作是一项高尚的职业，通过工作可以让本国国民和全世界的公众牢记历史，并借古鉴今，他们具有十分强烈的档案意识，笔者可以从不同的工作地点和工作环节，体会到他们强烈的保护意识、科学管理意识和服务意识。档案馆工作人员的学历和知识结构比较合理，并不是所有人员都具有高等院校的相关学历，但凡是从事史料研究的工作人员都具有较高的学历和丰富的档案专业知识，以保证档案研究的专业水平。在远东所，提起自己的研究课题，每位参与座谈的研究学者都滔滔不绝，作为研究者，他们对自己的研究领域十分精通，作为档案利用者，他们对俄罗斯各类档案馆的馆藏十分熟悉；作为接待方，他们热情大方，使笔者通过他们了解到了我市需要征集档案的流向，以及档案馆的查阅要求和流程。
另外，上述两国国家档案馆的人员均不属于国家公务员编制，国家财政拨款的工作经费十分有限，工资水平也远远低于所在城市的人均工资水平，但是这些工作人员不为名、不为利、不计较个人得失，以全部精力和高涨热情投入所从事的工作之中，用他们自己的话来形容，就是“我们在像志愿者一样工作”。相比较而言，我们所处的工作环境要宽松和优越很多，仅从这方面来说，我们就没有任何理由不全力以赴地做好本职工作。
2.加强档案资源建设，馆藏内容更加贴近民众和社会
两国国家档案馆的收集工作一般有两部分：一是政府机构向档案馆移交具有业务和历史价值的档案文件，这种移交具有严格且明确的法定要求和可操作的程序，二是征集具有国家意义的社会或私人档案资料，包括接受捐赠、购买以及搜集网络资料等。近年来，两国国家档案馆的档案收集更讲究完整性，涵盖了内容上的完整和载体上的完整，包括各种数字形式的档案文件均被纳入收集范围。
据了解，上述两国的档案馆因历史原因，馆藏档案中有很多家谱等非公务档案，如匈牙利国家档案馆所保存的各个历史时期有代表性的实物和家族族徽等，这些档案的利用率―直居高不下。结合档案馆的利用实际和档案工作发展趋势，他们在做好国家政府机关公务档案接收的同时，将“档案要为全民服务、要与社会生活息息相关”作为主线贯穿于档案征集工作的始终。俄罗斯联邦国家档案馆确定近期的档案征集重点为1918－1922年间沙俄帝国时期的移民资料。匈牙利国家档案馆则对原贵族家庭的信函等资料采取了“送就收”的不主动征集原则。为做好征集工作，各国家档案馆与国外档案同行的交流非常多，从另一个侧面扩大了该国档 案工作在国际上的影响。
3.档案保护措施得力
上述两国档案馆认为现在档案馆的保护压力较大，因此，他们的档案馆建筑非常有利于档案保护，并且对于已缩微复制或数字化的档案，都不再向利用者提供原件。俄罗斯联邦国家档案馆规定利用者到馆不允许携带手机、相机和摄像机等可作复制的电子设备；不允许在阅览厅内使用签字笔等有可能损坏档案的书写工具，对每天借阅的数量有所限制，一般不超过15件。匈牙利国家档案馆将珍贵的历史档案保存在恒温回湿的库房，只向利用者提供复制件，并且档案保管和利用的要害之处均不允许使用闪光灯。
4.努力实现档案馆服务功能的公众化、社会化
两国档案部门的档案开放意识十分强烈，践行“开放是原则，不开放是特例”，将能开放的档案向全体公民开放，使档案为每个人服务，当然也包括外国人。俄罗斯联邦国家档案馆认为，档案资料应与世界各国共享；匈牙利国家档案馆则认为，通过档案可以告诉世人历史是非常重要的，是不可以被忘记的。
国家档案馆的便民措施非常多。俄罗斯联邦国家档案馆的阅览厅一个星期中有两天晚上工作到晚上8点，以方便白天工作的人们晚上到馆查阅；每年都根据政府机关、企事业单位、研究人员、学生和普通公民的不同利用需求，不仅提供高层次的研究咨询服务，也提供档案馆藏和档案利用的入门介绍；还在每年根据上一年的利用需求分析，调整本年度的档案索引目录顺序，并与远东所这样的大型研究机构签有档案利用协议，而远东所的学者们也对俄罗斯各类档案馆的馆藏如数家珍。
由于上述两国的档案馆主要利用群体都集中在学者和研究人员，国家档案馆为了鼓励人们走进档案馆，都制订了相应的公共政策和计划，设置了相关部门或人员，采取了多种措施和手段，与图书馆、博物馆等文化机构建立更多、更紧密的合作关系，以帮助公民了解档案，了解档案馆，学会利用档案，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。俄罗斯联邦国家档案馆一年30余次的档案展览、匈牙利国家档案馆的档案开放日等活动，都是借以宣传和推广档案的重要举措，让档案馆更多地参与社会，与社会互动。
在利用过程中，档案馆既要最大限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这在两国的国家档案馆中均有突出的体现。匈牙利国家档案馆的档案解密期限为50年，凡是需要利用个人隐私的文件，必须提前书写声明，如果不写声明，就只能看到经过处理的复印件。俄罗斯联邦国家档案馆也有类似的规定。
由于积极推进档案数字化工作，俄罗斯联邦国家档案馆和匈牙利国家档案馆分别已完成馆藏档案总量50％和30％的数字化，并且已数字化档案的网络利用率处于上升的态势，因而，他们都加强了对网络用户利用行为和习惯的研究，以促进网络利用，培育并满足全社会的档案利用需求。