摘要：基本建设档案在电子化背景下必须重视文件材料的来源原则，使用统一的基建管理软件。基建档案运用计算机管理，电子文件格式著录要标准化，建立电子数据和纸质载体基建档案信息库，为实现基建档案信息资源共享奠定基础。
关键词：电子化 基本建设档案 信息资源 资源共享
随着计算机技术在基本建设全过程管理中的应用和普及，必须把文档一体化的管理理念延伸到基建档案的管理工作中，对基建档案实行纸质文件、图纸等的电子化管理，是对基建档案的完整性、系统性和准确性的有效控制。计算机网络技术的发展，为基建档案管理软件在基建档案管理中的运用提供了技术支撑，基建档案管理软件网络版可以在一个单位内部或网络多用户的环境下，由不同的角色完成基建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，并通过系统管理权限的设定，实现基建档案信息资源共享。那么，如何实现电子化背景下基建档案信息资源的共享呢？笔者认为应做好以下四个方面的工作：
1 基建文件材料收集必须重视电子文件的来源
基建档案是直接记述和反映基建活动的文件材料，必须尊重基建文件材料的来源原则，基建档案来源于建设单位、审批部门、设计单位、施工单位、审计部门、财务部门等环环相扣的职能部门。基建档案材料由工程前期、中期、后期三个阶段组成，即立项目阶段、实施阶段、试运行及竣工验收阶段。三个阶段由不同的单位与部门根据不同的职责形成了成套性基建档案材料。其形成的规律是遵循基本建设的程序，既从基本建设中长期计划，项目建议书、可行性研究到地质、水文、消防、抗震、初步设计、施工准备、施工图设计、招投标、施工至初步验收、试运转、竣工验收、工程审计、决算等各阶段文件材料的形成到转化为档案的分类、整理、编目是一个完整的运动过程。在实际工作中，要将基建文件材料管理工作纳入工作计划，纳入工程建设工作程序及管理部门职责范围和相关人员的岗位责任制，以保证工程文件材料收集齐全完整、准确系统。各单位、各部门要根据基建活动不同的阶段，不间断地对基建电子文件的内容、结构、背景等信息进行及时、全面的收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，保证电子文件的齐全完整，为实现数据资源共享打下良好基础。
由于基建文件材料的来源是多方面的，其产生的文件材料没有采用统一格式的电子文档，某些单位只能形成纸质材料。这就要求立档单位要注重对不同来源的文件材料、图纸、计算书等进行电子数据的转换工作。对纸质材料进行电子扫描处理，对于立档单位基建档案管理软件数据不能兼容的电子文件进行数据接口，这样才能确保基建档案系统文件材料数据来源的齐全完整与准确。
2 使用统一标准的档案软件，为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件
基建档案数据资源共享的实现比文书档案数据资源共享要困难得多，因为基建档案的形成是跨系统、跨部门，而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件，如果各单位不是使用统一的基建管理软件，就会存在着系统文件格式标准和数据库的设置不同等问题，这将影响数据资源共享的实施。
在基建档案管理软件功能方面，软件实用性和灵活性两方面要完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合基建档案管理工作的范畴。软件界面设置的人性化，档案人员跨入计算机管理档案的门槛就会变得很低。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，一是根据不同行业的需求和基建工程管理流程，由用户自行配置系统模块的衔接和使用权限的审核。二是经常使用的子系统，如著录、检索、立卷归档等模块，能提供档案人员根据本单位的管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的科技文件材料实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等。这样，才能适应不同的行业运用计算机管理基建档案。基建档案管理软件必须具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。总之，基建档案软件要让使用人员一看就懂，一用就会，基建档案数据各种操作都应便于掌握，易于操作。只有使用统一标准的基建档案管理软件，才能够为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件。
3 基建档案电子文件格式著录必须标准化
基建档案在基建活动中形成的文件材料，根据载体可以分为文书文件、图纸、计算书。要建立基建档案数据资源共享的著录和检索体系，在各个工作阶段各个职能部门中对文书文件、图纸、计算书等信息进行著录存储。著录的条目和电子文件数据的格式要标准化、规范化，以建立专业性、地区性或全国性的文件中心和联机检索中心。由于文书文件、图纸、计算书等文件材料形成单位不同，因此基建档案管理软件中的工程文件管理模块、设计文件管理模块、施工管理模块、监理管理模块、审计部门管理模块、财务管理模块，如“正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词”等要依据国家的《档案著录规则》标准进行设计；在对各类基建档案进行著录时，各模块所采用的字符、字段也必须一致；此外，单机版的基建档案管理软件也应该与网络版基建档案管理软件的著录格式一致；另外，文书文件、图纸、计算书等电子文本文件、计算机辅助图纸设计、计算书的数据格式也必须一致，这是因为目前的基建档案在运用计算机进行管理的过程中，还很难实现网络一体化管理，只能由产生基建文件材料的各来源单位把基建电子文件数据送到立档单位的档案保管部门，再由档案保管部门的立卷人员对基建档案资料进行数据转换。如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给档案保管部门在对基建文件材料进行立卷、编目时带来不利影响。
4 建立电子数据和纸质载体基建档案信息库
由于目前计算机技术在基建档案领域的普及和应用尚未达到尽善尽美的程度，基建档案文件材料的收集、整理、归档还不能实现完全的电子文件管理，因此基建档案材料的信息库必须由电子文件载体与纸质文件载体两者组成的，这是目前科技文件载体不能全部转换为电子文件，为基建档案便于提供利用目的实现而采取的措施。只要电子文件管理中的关键问题没有解决，基建档案信息库电子文件载体与纸质文件载体双套制保管的方式就有其存在的合理性和必要性。这是由于在基本建设过程形成的某些电子文件无法或难以转化为纸质文件，或是因为其信息海量纸张难以承载，如实时勘测的各种数据；或是因为信息形态无法以纸张载入，如声音、三维图像等；或是因为文件的结构复杂，包含动态链接、嵌套关系等，无法记录于平面纸张，如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等，因此，在没有充分把握保证基建电子文件长久真实性时，不能轻易放弃基建档案纸质文件的归档。所以，在实际工作中，充分、有效、巧妙地利用两种文件的各自优势，实现基建档案两种载体的优势互补，有利于我们在基建档案管理的重大变革前最大限度地把握主动。基建档案信息库电子文件载体与纸质文件载体两者共存的方式虽有利于档案的保存和资源共享，但也相应地增加了工作量，因而在条件允许的情况下，有的基建档案文件可实现无纸化保存，即可单独归档的电子文件不必转换成纸质文件，如通过局域网传递的上级来文、已实现计算机辅助设计的图纸（CAD）文件、某些数据量大保存年限短的数据文件、超文本文件等等。积极运用数码技术对基建档案全文和图纸数据进行采集，避免了在周转和使用、利用过程中对基建档案材料的损坏和丢失的现象发生。