随着信息技术的飞速发展，传统的档案馆逐渐向数字档案馆转化，高校也不例外。数字档案馆以资源建设信息化和管理利用信息化等全新的特点，把人们从繁重的手工操作中解脱出来，大大提高了工作效率。但是，计算机中保存的数据是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据，特别是近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生，给高校档案数据的安全带来严重威胁。
目前，档案数据备份工作已引起高校档案馆的高度重视，无论各高校档案信息化建设进度如何，各馆基本都建立了较完备的本地备份和离线备份制度。但是，由于种种原因，档案数据异地备份还未引起高校档案界的足够重视。
1 高校档案数据异地备份的必要性
目前，随着档案信息化建设的快速发展，档案数据安全在档案工作中的地位越来越重要，计算机系统中的档案数据时刻面临着各种威胁和风险，主要有以下几个方面：
1.1 灾害风险。档案数据面临的灾害风险包括火灾、水害、电源灾害、气象灾难以及地质灾难，除气象灾难和地质灾难外，其余风险发生概率都较高，而气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。目前，虽然这些突发性灾难未涉及高校档案馆，但其危害性和残酷性应该引起高校档案馆的重视，灾害一旦发生，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，因此，为了降低档案安全风险，必须对档案数据进行异地备份。
1.2 人为因素。在数字时代，数字化档案信息的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，为了避免因网络恶意攻击、破坏性病毒入侵、操作失误、蓄意破坏、设备故障等带来的档案系统崩溃、数据损毁问题，必须开展档案数据异地备份工作。
2 高校档案数据异地备份存在的问题
2.1 缺乏有效的协调机制。各高校建校规模不同，建校历史长短各异，馆藏档案数量差异很大；各高校档案信息化建设进度不一，馆藏数据量差距也很大，难以形成共识；高校档案馆之间协调机制不健全，普通高校隶属于各级教育部门，而档案业务工作接受所在城市的档案局指导，同一省区内的高校档案部门之间联系尚且无法畅通，不同省份的高校档案馆之间更是缺乏有效的沟通、协调渠道，不同级别、不同规模的高校档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性；同时，各高校档案馆数字化程度和规模各不相同，使档案的异地备份保管在费用协调方面也存在难度。
2.2 经费与技术人才欠缺。档案部门在高校内部属于教辅单位，办公经费本就勉强维持运转，档案数字化加工又要占用一大部分经费，难以承担异地备份及备份后续管理所需的费用。同时，档案数据异地备份需要一定的技术支持，选择何种备份方式、何种备份介质、如何确保备份数据的安全与长久保存问题都需要专业的知识和技术，高校档案部门由于种种原因，缺乏这方面的技术人才。
2.3 对异地备份的重要性认识不足。异地备份是一项高投入而几乎无产出的工作，由于突发性、地域性灾难发生的频率很低，使得许多高校档案馆认为档案数据异地备份也许永远不会用到，因此，不愿意在上面花费太多的金钱和精力。
3 高校档案数据资源异地备份的具体策略
选择同一省份、不同地区的，规模相近的高校档案馆，而且，档案数字化规模与进度相近，最好是使用同样的档案管理软件的高校之间建立档案数据异地备份合作机制，并通过签署协议来明确异地备份的具体实施细节和双方的责任及义务。目前，“南大之星”档案管理软件在高校中用户多达四五百家，并且，各个高校用户可以通过软件开发公司建立的QQ群保持联系，通过这个平台，可以方便地寻找合适的有异地备份合作意向的高校。
3.1 数据备份中异地和载体的选择
3.1.1 异地的选择。“异地备份”中“异地”的选择是异地备份工作能否发挥作用的关键。如果“异地”选择不当，等于没有异地备份，容灾能力几乎为零。选择“异地”时，首先，应保证两地不处在一个地震带，不处在一个大河流域。其次，要通盘考虑人力、物力、财力等多种因素的影响。
3.1.2 载体选择。档案数据异地备份的载体选择问题也非常重要。备份载体要选用较耐久的材质，使数据在当前技术条件下可以维持更长的可读时间。目前，在档案异地备份中运用较多的是移动硬盘和光盘。移动硬盘具有存储量大、读取速度快等特点，是备份电子文件与数字化档案信息的重要载体；光盘具有存储容量大，可靠性高，存储的信息不能被轻易地改变，存取速度快，保存管理方便，价格低廉等特点，能满足确保档案信息备份的需要，也是目前档案机构运用较多的备份载体，但是，光盘也有使用寿命短的缺点。
所以，在目前的技术条件下，要想最大限度地保证异地备份数据的安全，最好能保存尽可能多的数据备份，多种备份介质并用。比如，可以将备份数据在服务器或工作机上复制一份，移动硬盘上保存一份，然后，再用光盘刻录一份保存，避免因某种存储介质出现问题后导致数据丢失。
3.2 异地备份方法选择
3.2.1 馆际互备。选择规模相近的高校档案馆，双方经协商建立档案数据异地备份合作机制，通过移动硬盘、光盘等存储载体进行档案数据互存储备份。这种互存方式的好处是存储介质轻便，所需空间小，所需费用也相对少一些。
3.2.2 远程异地容灾备份系统。利用网络技术建立数字档案远程异地容灾备份系统，选择异地高校档案馆作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存，实现实时备份、互为备份，在紧急情况下可保证正常档案信息服务。这种方式的优点是采用虚拟磁带异地备份库进行数据备份与恢复，可以实现对档案系统在发生自然灾害、战争、人为因素、硬件故障等情况下，及时有效地恢复数据库数据，保证系统的正常运行。其缺点是前期投入大，后期系统维护、更新的费用更高。
两种方法相比，前一种因可以最大限度地确保档案的安全，而且，成本低、安全性高，更易于被多数高校档案馆接受。不过，这种档案数据异地备份方式的难度在于合作模式如何长期保持稳定，所以，需要合作高校之间充分沟通，并通过签署协议来明确异地备份的具体实施细节和双方的责任及义务。
3.3 异地数据备份的时间选择及具体策略
3.3.1 每学期末进行一次完全异地备份。完全备份是将所有数据库文件和应用软件复制到备份设备上。高校档案工作周期性强，每年暑假前主要接收上一年度的管理类档案，寒假前整理完成科技类档案，所有这些档案的目录录入和扫描电子文件上传档案管理系统都会在假期之前完成，之后，这些数据基本不会发生变化，比较稳定。所以，将异地完全备份时间放在每学期结束前，既可以避开档案查询利用的高峰期，又可以将整个学期的档案数据完整保存。
备份双方可以通过协商购买同样容量的移动存储设备，如300G或500G的移动硬盘，将本馆档案数据库完全备份下载到移动硬盘上，定期互寄或人工传递，如果数据量过大，也可以约定只备份重要的档案数据，或剔去占用空间较大的声像档案。然后，将收到的移动硬盘中的数据保存到服务器或电脑硬盘中，也可以根据约定刻录成光盘保存，在下一个学期结束时，再将下载有新的备份数据的移动硬盘互相寄回，可以通过协议约定双方各自负担的费用。
3.3.2 每月进行一次差量数据备份。高校档案数据库在学期中间变化不大，进行一次完全备份后，每月可以通过远程桌面连接或ftp进行一次差量数据备份，把与前一次备份新增加或改变的数据进行备份即可。这种备份的优点是数据量较小，备份所需时间短，可以通过网络在线完成。备份完成后将数据下载至移动硬盘脱机保存。
3.3.3 每周进行一次目录数据备份。一般的档案管理系统目录数据库数据量较小，可以通过网络进行远程数据备份，电子文件往往是以附件的形式与目录挂接，所以，通过手动的远程桌面连接或ftp远程数据传输，每周进行一次目录数据备份，远程目录备份应放在与完全备份数据不同的文件夹中以示区别。
3.4 异地备份数据的管理。备份数据的保管和维护是实施异地备份工作时必须考虑的问题。双方通过协议约定异地备份数据的保管和维护，必要时，可以对部分重要档案进行异质保存，所需费用由双方约定解决。对异地备份的档案数据还要定期进行抽检，如光盘、移动硬盘，要定期检查看是否能正常读取，发现问题应及时与备份合作单位沟通，积极采取补救措施。
在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天，高校档案部门和档案工作人员必须树立防范风险意识，提高灾害应对能力，结合本馆的实际情况，选择合适的备份方法与策略，并能随着技术的进步而不断改进，以最大限度地确保档案信息的安全。
（作者单位：郑州轻工业学院 来稿日期：2011-12-15）