摘 要：学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。所以，要想提高学校的管理工作水平，就要提高档案管理质量。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。本文简要叙述了学校档案管理的重要意义，并对如何提高学校档案管理质量提出了具体改进措施。
关键词：学校；档案管理；质量
一、学校档案管理的重要意义
学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。对档案分类归纳和保管，体现了一个学校的整体管理水平。学校是一个教学机构，需要保管的档案种类很多，具体为：一、一般类管理档案，包括办学条件档案、学校管理档案、教育教学档案、学生档案。二、教师业务档案，三、基础建设档案，四、会计档案，五、特殊载体档案，包括实物档案、照片档案、多媒体档案等。由于种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。那么如何有效提高学校档案管理质量，就成为了每个学校档案管理者面对的课题。由于学校档案的特殊性和重要性，学校档案管理要引起学校领导足够的重视。学校领导对档案管理的重视程度和投入程度，直接决定了学校档案管理的质量。学校档案包含学生、教师和学校本身的大量有价值的信息，保管好档案对学校来讲是十分必要的。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。
但仅仅对档案管理重视还是不够的，还需要在档案管理上采取多种措施，多渠道多层面开阔思路，引进先进的管理经验，强化学校档案管理，使学校档案管理质量和水平有一个整体的提高，更好的为学校管理服务。下面结合我多年的学校档案管理工作的经验，对如何提高学校档案管理质量提一点我自己的看法。
二、提高学校档案管理质量的具体措施
学校档案管理工作是为了搜集学校日常管理的原始资料，记录学校的发展历史，记录教师的教育教学成果，为学校今后的发展提供资料支持和帮助。学校应该认识到档案的价值，并学会合理的利用档案，开发档案资源，使档案为学校的管理工作服好务。所以，学校档案管理工作质量急需提升。结合我多年的学校档案管理工作经验，我觉得要想提高学校档案管理质量，要从以下两个方面入手：
1、体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念
学校档案管理工作搜集汇总了学校发展历史的资料，是学校各种信息的一个集合。现阶段，不但要发挥档案管理的信息平台作用，还要让档案为我们服务。
（1）让学校档案管理为学校领导提供决策依据
学校的档案信息汇集了学校每个发展阶段的不同材料，包括国家政策、上级精神、学生信息和教学科研成果等，所有这些第一手的材料，都给学校未来发展提供了方向，使学校领导可以从过去的管理方法中汲取养分，搞好当今的学校管理工作。所以，要体现出学校档案管理的服务性质，利用好学校档案，为学校发展服务，为学校领导决策提供依据。
（2）让学校档案管理为学校教学科研工作提供理论支持
学校的档案记录了学校各个阶段的教学成绩和教学科研成果，是一个公用的教学科研信息库。那么要想搞好教学科研工作，就要利用好学校档案，从学校档案中提取所需的教学科研成果信息，进行合理转化并应用在当今的教学实践中。所以，学校档案管理要做好信息共享工作，使广大教师能够从档案中获取足够的教育教学知识，从而推动教研工作有序进行。学校档案管理也要转变管理方式，变被动查找为主动提供，为学校的教学科研工作提供理论支持。
（3）让学校档案管理为资料查询工作提供支持和服务
学校档案收录了学校、学生和老师基础资料、个人信息和教育教学信息，这些信息都是常用信息，有些时候在学校管理和老师工作及学生学习中，需要查询这些信息。例如学校基础设施建设资料、教师的履历、教师业务素质考核、学生学籍和毕业生报考及录取信息等。因此，学校档案管理应该方便老师、学生及家长对这些信息的查询，要为资料查询工作提供支持和服务。
学校档案管理现阶段应该从被动管理向主动服务转变，多层次多角度创新管理方式，树立服务理念，用优质的服务为学校管理工作作出贡献。学校档案管理的服务性要根据服务对象和服务内容的不同进行延伸，总之把握一个原则，就是要让学校教师员工利用好档案，发挥档案的服务优势，让档案服务变得更有针对性、更有实效性。
2、开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质
（1）创新档案管理思想
由于档案的特殊性，在相当长的时间内，档案都给人以神秘的感觉，让大家觉得档案是高深莫测的，是不能轻易触碰的。这种神秘感给人们带来了畏惧心理，使人们不会也不敢有效使用档案。使得档案管理工作只进行了保存，却忽视了档案的服务性，没有对档案进行充分的利用。其实这是一种误区。人们的畏惧心里源于不清楚档案的分类，将普通档案也视为机密档案，认为利用档案会泄漏机密。而实际上，档案中蕴藏的知识量是相当丰富的。只要人们好好加以利用，定会对工作产生积极作用。正是源于这种误区，所以学校档案管理要创新档案管理思想，变保存为有效利用，使档案管理适应目前教育形势的发展，有效开发档案的服务性，让学校档案为学校建设和发展提供支持和服务，让普通师生都能学会运用档案，让学校档案管理从观念上进行一个创新。
（2）转变学校档案管理模式
因为学校档案具有服务性，所以在运用档案服务的时候，就要转变学校档案管理模式，建立起完整的档案使用制度，规范档案的收集、整理、归档和使用等程序，对档案管理实行科学化管理，保证使用程序的规范化和制度化。学校档案管理应采取先进的多媒体管理手段，将电子计算机技术和现代传媒有效融入学校档案管理中来，提升学校档案管理水平。在学校档案管理中，加大学校信息化建设力度，将传统的文本信息转化成电子文本，节省了档案的保管空间和保管难度。建立电子文本后，可以配套建设电子档案查询系统，实现真正意义上的档案查询，减轻档案管理的难度。由于学校部门多，各部门的信息量很大，教师的教学科研资料都很重要，都需要及时进行归档，基于这种形势，就要对学校的各类信息，转变过去的管理模式，由等待存档变成主动搜集信息，并对信息进行分类整理，使之达到存档要求，简而言之就是变被动为主动，实现档案管理模式的转变。
（3）提高档案管理人员素质
档案管理工作归根到底是由人来进行管理和控制的，所以人是第一要素。档案管理工作的好坏，主要在于档案管理人员的素质高低。学校的档案与其他单位的档案不同，必须具备实用性和服务性，必须为广大师生提供可靠的服务，所以，学校档案管理人员必须具备很强的责任心和专业素质。提高档案管理人员的素质可以从以下两个当面入手：一是职业道德素质，二是专业技能素质。档案管理人员的职业道德素质可以通过学校的思想政治教育来实现，通过对档案管理人员的培训和教育，使其认识到档案管理的重要性，能主动提升自己的职业道德素质。档案人员的专业技能素质，就要依靠专业的档案管理培训了。要定期对档案管理人员进行拓展训练和专业技能培训，使其具有较强的业务素质，能够独立完成档案管理工作，真正做到将档案管理事业当作自己一生的事业来做。此外，还要在学校建立起档案管理和查询网络，提高档案管理的科技含量，减轻档案管理人员的劳动强度，通过使用计算机和网络技术，提升档案管理品质，实现学校档案管理的计算机化和网络化，更好的为学校管理和教学科研服务。
（4）增加学校档案搜集和整理信息的功能
原有的学校档案管理工作只是被动式的等待将需要存档的资料进行归档处理，现阶段的学校档案管理工作，由于要突出其服务性，就要增加档案的搜集信息和整理信息的功能。学校档案管理人员要根据学校整体形势和教学动态，主动搜集各方面信息，并对信息进行归纳整理，将信息纳入到档案管理系统中来，更好的实现学校档案管理的服务功能，为广大师生服好务。
（5）对学校档案管理工作作出合理规划
学校档案管理工作是一项基础而繁杂的工作，涉及的信息面广，搜集和整理信息的工作量很大。想要为广大师生提供有效且实用的信息，并提高学校档案管理的服务性，就要对学校档案管理工作作出合理的规划。规划要包括：重点整理哪些实用信息、需要建立和完善哪些档案管理制度、需要学校制定哪些具体政策来保障档案管理等等。所以，要想搞好学校档案管理工作，就要提前谋划，具有一定的前瞻性，从制度上使档案管理的服务渠道畅通，使广大师生能够多渠道、全方位的利用学校的档案资源，搞好教研和学习。
三、总结
学校的档案管理工作之所以重要，是因为这是一项基础工作，最能体现学校的信息管理水平。学校档案管理工作的质量，也能反映出一个学校的整体管理效率。一个学校的档案管理井井有条，也就反映出了学校管理水平很上档次。此外，通过上面的分析我们可以知道，学校档案不但是学校管理效率的综合体现，还具有很强的服务性，能够为广大师生提供可靠的信息查询，为学校领导制定决策提供依据。所以，学校档案管理工作意义重大。由于学校信息种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。如何有效提高学校档案管理质量，成了每个学校档案管理者面对的课题。通过上面的分析我们可以知道，要想提高学校档案管理的质量，就要从两大方面入手，一是体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念，二是开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质。只有做到了这些，才能够有效提高学校档案管理质量，才能发挥学校档案管理的作用。
本文结合了我多年的学校档案管理工作经验，对如何提高学校档案管理质量提出了具体改进措施。希望对广大学校档案工作者提供有益的帮助。
参考文献
[1] 郑柏杰 ,李志仁《档案管理信息系》，信息技术，2004.3
[2] 周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005.5