摘要：构建以新生为参与主体的自助服务平台，不仅能为新生与学校之间建立信息交流的渠道。平台采集的各类信息也可为迎新工作的开展提供数据参考。在数字化校园建设规划下。新生自助服务平台并不是孤立的存在，它与其他业务系统密不可分，平台采集的新生个人信息完善了新生基本数据。最终应用于各个业务系统。本文描述了新生入学前各业务系统之间的数据联系以及新生自助服务平台与其他业务系统间的数据交换过程，介绍了平台的功能架构，阐述了各功能模块的作用，总结了平台的运行情况。
关键词：自助服务平台；数据交换：数据流通
中图分类号：TP311 文献标识码：B 文章编号：1673-8454(2012)03-0043-02
新生自助服务平台不仅仅是面向管理部门开放的系统，更是面向学生服务的平台。它让学生不仅能提前了解学校的文化、熟悉校园环境，更能提前感受到学校的服务、老师的关心。此外，管理部门还能通过平台获得详细的信息，包括寝室卧具购买情况、到校时间、来校方式、衣服尺寸、鞋码等，为迎新工作的开展提供了数据参考。
一、新生自助服务平台与各业务系统之间的数据联系
新生自助服务平台主要用于新生入学前，即招生录取完成至迎新开始。在此期间，各个系统之间频繁地发生着数据交换，新生自助服务平台不仅与数据的源头――招生系统有着密切的联系，与其他系统也密切不可分，如图1所示。如果孤立的使用某个系统，不仅造成资源的浪费，数据的准确性与权威性也难以保证，因此，各系统之间需要实现数据的流通。
1.数据流通的基础
制定校内信息标准是学校做好信息化工作及全面提高管理水平的基础性工作。由于现有的各业务系统在信息的表示与数据的格式上不可避免地存在一些不一致。因此在数据流通时需要依据统一的标准进行转换与整合。除性别代码、民族代码、行政区划代码等国家标准之外，学校制定了班级代码、校内专业代码、学院、部门代码等校内标准。各类标准存于数据中心共享库中供各个系统订阅。校内标准的制定需遵循唯一性、稳定性、规范性、可扩充性、兼容性等原则。
2.过程描述
在新生入学前，各个系统获得并完善新生的基本信息，并最终形成较为完整的新生基本信息进入迎新系统。大致过程如下：各省录取数据包导入招生系统。选取由考生号、姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、身份证号、录取专业、通讯地址、录取地、联系电话、照片等相对稳定的字段组成的新生基本信息，同时产生学号作为主键，由数据中心信息交换平台推送至教务系统、学工系统、新生自服务平台。新生登录新生自助服务平台后补填身高、体重、鞋码、籍贯、家庭成员、健康状况等信息。教务系统完成分班后形成新生所在班级信息，学工系统完成分宿舍后形成人住宿舍信息，班级信息与宿舍信息回填至新生自助服务平台供新生查阅。最后，数据中心信息交换平台将新增了班级、宿舍、籍贯、身高、体重、鞋码等字段的新生基本信息推送至迎新系统，待完成迎新环节。
二、新生自助服务平台的功能设计
新生自助服务平台的建设需达到以下目的：在招生录取信息的基础上补充新生基本信息为其他系统所用；向新生提供学校概况；采集新生的报到信息，为迎新工作做准备；解答新生的提问。
新生自助服务平台根据设计意图主要有以下功能模块：新生信息获取、迎新信息采集、学校概况、信息查看、在线咨询。新生信息获取、迎新信息采集功能模块是为管理人员而设计，学校概况、信息查看功能模块是为新生而设计，在线咨询是为两者交流而设计。平台的详细功能设计如图2所示。新生作为系统参与的主体。使用所有的功能模块。管理人员作为系统的另一角色。使用在线咨询功能模块，但管理人员更侧重于获取新生填报的信息，并对信息进行分析与加工。管理人员与新生作为系统的两大使用角色，互为信息的提供者与使用者。
1.新生基本信息的获取
新生自助服务平台并非是一个孤立的应用系统，而是整个数字化校园的一部分，更是学生基本信息采集的一个源头。由招生系统获得的新生信息经过新生自助服务平台补充后将会被用于各个系统：学工系统、教务系统、图书管理系统、一卡通系统等。
新生在个人信息填报后，管理人员获得新生基本信息的补充内容：血型、家庭成员、教育经历、籍贯等。结合来源于招生系统的学号、考生号、姓名、性别、民族、政治面貌、身份证号、来源省份、专业、照片等数据组成了较为完整的新生基本信息。
2.迎新信息采集
新生在这一环节的填报为资源的优化配置与管理提供了数据参考。军训服装尺寸与床上用品购买的填报为货品的采购提供了数据。学校根据来校方式填报的情况统筹安排各个站点的接站方案。绿色通道的办理申请能为学校提早关注到家庭困难的学生，同时也为爱心大礼包的采购提供了数据。
3.学校概况
学校概况设计的内容能使新生对学校有个大致的了解，是学生获取学校信息的一个窗口。与学校的主页相比，新生自助服务平台的内容更有针对性，涉及了新生学习和生活的重要方面，帮助新生缩短入校后的适应时间。提高新生的归属感。
4.信息查看
为了提升服务效率，学校在报到前已完成宿舍的分配，并通过新生自助服务平台发布。新生在报到前便可查询到入住的宿舍信息，在报到当天可以选择先把行李安放于宿舍后再去现场报到。宿舍的分配情况同样记录于迎新系统。因此对于没有上网条件的学生，可以在报到现场查看。
新生在校友信息中可查询到同班同学的姓名以及联系方式，也可查询到来自家乡的同学。为新生提供这些信息，也是为他们提供了一个交互的空间，使他们能对同学有所了解和熟悉。
5.在线咨询
在线咨询是平台中管理人员和新生之间最直接的一种交互方式。管理人员主要以各个学院的辅导员为主，全部提问以及回答情况所有新生都可以查看。根据历年电话咨询中学生所关心的内容，在线咨询模块划分了缴费类、学习类、交通类、生活类、住宿类、其他六个类别。新生在咨询时选择类别，在呈现时问题便得到了分类，便于其他新生的查看。辅导员也可将咨询次数频繁的问题维护到常见问题中，减少回复的工作量，提高效率。各个学院的辅导员使用各自的账号登录后回答问题，只需对本学院新生提出的问题进行解答，但可搜索到其他学院相似问题的解答。
以往电话咨询回答人员主要为招生办工作人员，与以往电话咨询相比，这种咨询方式虽仅是文字上的交流。但使辅导员跟新生在报到前就建立了密切的沟通，为新生入校后开展教育提供了基础。此外，咨询的问题与回答所有新生都可查看，可在一定程度上减少重复咨询，节约资源。
三、结束语
信息技术在教育领域产生了深刻的影响，也产生了新的行为模式。新生自助服务平台在利用信息技术实现管理创新、提升服务水平、优化资源配置方面做出了尝试，不仅给学生带来便利，更为管理部门规划迎新工作提供了宝贵的数据，同时也完善了新生基础数据并提供给各个业务系统，减少了手工录入量。新生自助服务平台发挥的价值主要依赖于新生的使用，从2011年新生自助服务平台的使用情况来看，共有2584位新生登录了平台填报数据，占了新生总数的86％左右，比例比往年提高。随着登录比例的提高，填报的数据发挥的参考意义也就更大，因此，下一年服务平台使用前可根据今年平台访问数据的分析，调整平台的信息呈现，并通过学生反馈的信息，为下一年的新生提供更多感兴趣的信息服务，由此吸引更多新生使用。
参考文献：
[1]张升乎.高校数字化校园体系结构研究及实践[D].湖南大学，2008.
[2]陈翼.《代码标准集》的研制与修订[J].中国教育网络，2007(4)：59-61.
[3]顾小清，查冲平.信息化协同科研机制及其使能技术研究[J].电化教育研究，2008，184(8)：9-14.
(编辑：杨馥红)