[摘要]高校教学秘书主要从事高校教学管理工作。教学管理工作做得好坏直接影响到高校的发展,教学管理是高校各项管理中的重要一环。一方面,教学秘书工作责任重大;另一方面,教学秘书工作又具有服务性、辅助性的特点。因此,作为教学秘书,必须准确定位,提高服务意识;用心工作,提高综合素质;加强学习,提高工作能力,才能做好这项工作。
[关键词]教学秘书 服务意识 综合素质 工作能力
培养优秀人才是高校的重要使命,管理的优质与高效是人才培养的保障。教学管理工作是有效连接着学校各项工作的重要环节,具有举足轻重的地位。教学秘书是学校教学管理队伍中的一支骨干力量,教学秘书的形象,折射出高校教学管理的整体风貌,教学秘书工作的质量和效率,一定程度上将直接影响到高校教学工作的正常运行。作为高校的教学秘书,怎样才能跟上时代的步伐,适应教学的发展,做好本职工作,这是值得我们认真思考的问题。
一、准确定位,树立服务意识
教学秘书是连接系、院领导和师生的桥梁,是协调部门之间的纽带。这一客观地位就决定了其工作的基本职责是服务。教学秘书工作以服务为主旋律,又寓于学校管理工作的宏大交响乐之中。服务是教学秘书人员的天职[1]。因而全面地服务教学、服务教师、服务学生,是教学秘书的中心任务和本职工作。每个教学秘书必须在思想上确立全心全意做好三个服务的宗旨,这是干好本职工作的前提。
教学秘书工作具有的服务性特点,要求我们提高服务意识,用心对待工作,教学秘书人员的价值就是通过自己的任劳任怨、无私奉献、一步一个脚印地做好服务工作,在默默无闻的平凡事业中体现出来的。作为教学秘书,一定要正确定位自己,只有正确定位自己,才能做好工作。
树立服务意识,就是要具备“以人为本”的教学管理理念。“以人为本”在高校教学管理工作中就是“以师生为本”,要求教学管理工作必须以师生的教学活动为中心,尊重师生,在工作职责范围内给师生以最好的人文关怀,尽力为师生的教学活动排忧解难,全心全意为教学提供优质的服务。
树立服务意识,就是要树立科学的教学管理理念,坚持“以校为本”。作为一名教学秘书,必须树立主人翁思想,自觉维护学校的名誉和利益,时刻将自己所从事的平凡工作与学校的建设与发展大局相联系。应通过自己的工作技巧和人格魅力组织教职员工,并且成为教学管理制度和教学管理措施的宣传者、引导者,将“以人为本”的理念内化为个人信仰,外化为具体行为,优化于管理过程,细化为管理环节。只有这样,才能构建出既适合于学校、院(系)、教师及学生,又富有实效的教学管理模式与管理方法。
做好教学秘书工作,要从以下三个方面做好服务工作:其一,为系、院领导服务。也就是说要当好系、院领导的参谋助手,为系、院领导出谋献策,并协助系、院领导办理具体事务,如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整以及收集、反馈、传递信息,为系、院领导决策提供信息和依据等服务。其二,为教学科研服务。教学秘书是学校教学计划的主要执行者,也是系、院领导组织教学、管理教学的参与者和助手,而高等学校的主要任务是教学、科研,学校的中心工作是培养出具有创新精神、创新能力、综合素质佳、全面发展的社会主义建设人才,为社会主义服务。因此,教学秘书必须围绕学校这一中心工作,为教学、科研服务。其三,是为学生服务。教学秘书服务于师生,就是在校系部中起到桥梁和纽带作用,使之上情下达,下情上送,秘书既有为领导服务的职责,更有为师生服务的职责,经常了解和掌握师生的意见和要求,为他们排忧解难[2]。
二、用心工作,提高综合素质
只有用心工作,才能做好工作。教学秘书在平时,面对的是大量琐碎、繁杂的事务,工作做好了,教学工作得以正常、有序的开展,师生受益其中;倘若工作没做到位,出现了疏漏,就会严重地影响教学工作,所以做好这项工作须时刻做到尽心、尽力、尽责,一定要有高度的工作责任心和主动性。
作为新时期称职的高校教学秘书,首先必须树立崇高的政治思想和良好的职业道德,这是新时期高校教务秘书的首要素质。
由于高校教务秘书工作涉及面广,内容繁杂、细致琐碎,是一项计划性强的综合服务工作,所以,要搞好高校教务管理工作,就必须有高度的责任感和强烈的事业心,在繁杂的事务性工作中,能识大体、顾大局,有高度的奉献精神。在人才密集、知识荟萃的高等院校中,只有牢固树立无私奉献、甘于淡泊、全心全意为教学服务的思想,才能胜任教务秘书工作。因此,新时期高校教务秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的思想情操。贯彻党的教育方针政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,树立“全心全意为教育事业服务”的思想。
其次,要做好教学秘书工作,还应当具有良好的职业道德素质。这是做好每一份工作都必须具备的条件,而对于教务秘书更有其特殊、具体的内容。
由于高校教师的劳动是一种以人格来培养人格、以灵魂来塑造灵魂的劳动,因而,高校教学秘书的道德品质与其他专业人员的道德品质相比,在内容上具有丰富性、深刻性和全面性的特点。在高校内部,教学秘书工作核心内容是“为教学工作服务,为广大师生服务”,这一工作核心也要求教学秘书工作人员具有比普通教师更高的道德品质修养。具体地讲,从事教学秘书工作的同志必须具有以下几种优秀品质:爱岗敬业、无私奉献,严于律己、为人师表,团结同志、协调合作,知行统一、教书育人,任劳任怨、甘为人梯。要想获得这些优秀品质,教学秘书不仅要在平时注重自身的道德品质修养,还要把“服务人民,献身教育”作为自我品质修养的基础和前提,把“以身立教,为人师表”作为自我品质修养的落脚点,把“协调合作,默默奉献”作为自我品质修养的核心,正确处理好国家、集体、个人三者之间的关系。只有这样,才能在处理问题时尊重事实、尊重科学,不偏不倚;待人接物时胸怀坦荡、宽宏豁达;遇到困难坎坷、冤枉打击时信心坚定,至死不渝地忠于社会主义的高教事业,并最终成长为一名具有良好道德品质素质的优秀管理人员。
再次,作为新时期称职的高校教学秘书,还应该具备良好的身体、心理素质。人们常说,身体是革命的本钱,有了健康的身体,才能做一切我们想做的事情。这就要求我们要不断地坚持锻炼身体,保持健康的体魄,这样才能更好地完成组织上交给自己的任务。
另外,教学秘书还要保持良好的心态,才能不断提高教务管理水平。教学秘书工作要面对教务部门、学院领导、教师、学生,既要要做好参谋和助手,还要充当“桥梁”和“纽带”,工作繁杂、琐碎,有时难免遇到各种挫折和困难,有时还会被误解。基于教学秘书工作的特点,决定了他们要克服名利思想,甘当铺路石,默默无闻服务于人,而这些给教学秘书带来了许多无形压力。面对诸多困难和压力,教学秘书要把个人的理想抱负与人生价值的实现融入到平凡的、默默无闻的工作中去,淡泊名利,辛苦工作,力争在平凡的岗位上做出不平凡的成就。如果教学秘书没有良好的、健康的心理素质,就不能担当这一工作。所以教务秘书应当加强个人修养,强化自己的心理承受能力,学会宽宏大度,不感情用事,始终保持清醒和理智的头脑,凡事做到心中有数,努力培养良好的心理素质。
最后,教学秘书应具备良好的业务素质。其一,教学秘书要全面掌握教育管理知识和工作业务知识。教学秘书是教学管理的工作者,学习掌握教育管理学知识是十分必要的。如了解有关中外教育史、学科发展史及现代教育和教学的原则、方法、规律等,都将会对自己的工作有所帮助。另外,熟悉掌握与工作密切相关的业务知识,如文书写作、排课技巧、办公自动化、公共关系学以及文学书法等,既加强了修养、陶冶了情操,又提高了对社会生活的认知和审美能力,并对提高自己工作能力和办事效率起到不可估量的积极作用。事实证明,教学秘书的文化修养越高、知识面越宽,工作能力就会相应增强,其从事教学管理工作也就越得心应手、流畅顺达。
其二,教学秘书应明确工作职责,掌握教务管理规律。教学秘书基本工作职责包括:教学运行管理,如编制开课计划、安排课程表及日常调课事宜,实习、考试等其他教学活动的组织、安排;教学例行管理,如学生的学籍、成绩、考勤及其他材料的收集、统计、上报;教学统计管理,如教学有关文件资料和教师业务档案、考核材料的收集、整理、建档、存管工作。这几项工作是教务管理系统的有机组成部分,不可或缺。教学秘书只有掌握了教务管理规律,遵守工作程序,才能使教学工作有秩序、有成效地进行。
三、加强学习,提高工作能力
高校教学秘书的工作能力是影响高校教学管理工作顺利完成的重要因素,是新时期高校教学秘书不可或缺的重要素质。在信息化、网络化、数字化的知识经济时代,教学秘书的工作方式和服务手段发生了根本性转变,因而要教学秘书不断加强学习,提高以下几个方面的工作能力:
首先,要提高处理信息资料的能力。高校教学秘书工作是丰富而具体的,每天要面对大量的文件资料、电话和会议。这些信息资料具不同的时效性、指导性,它涉及到目前乃至今后的教学评估,教师的考核以及新专业的设置等教学管理工作,因此,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些资料的能力,对这些资料进行分门别类,收藏归档。同时,教学秘书还要客观、全面地收集基层的反馈信息,及时整理,并向领导汇报,从而进一步调整补充和完善决策,使之更加符合实际教学的需要。
其次,要具备良好的沟通与协调能力。高校教学秘书在进行教学管理工作时,肩负着一定的管理责任,参谋咨询,辅佐决策;肩负着上下级之间的协调沟通的任务,做到上传下达,并检查督办各项已布置的工作,这就要求教学秘书不但要同教务处和有关职能部门保持联系,又要同院(系)领导密切联系,还要同教师与学生密切联系,这些联系工作对于搞好教学管理非常重要。这就要求教学秘书必须具有良好的沟通与协调能力。这种沟通协调能力要求教学秘书既要坚持原则,又要有灵活性和应变性,做到主动地服从上级,积极地配合同级,热情大方而又不失机智幽默,努力营造良好的工作氛围,使自己的工作目标得以圆满实现。
再次,要提高文字和口头表达能力。高校教学秘书在日常的教学管理中,需要与多个职能部门沟通协调,并且要经常组织一些形式多样、内容丰富的教育教学活动,因此,良好的文字及口头表达能力,对于教学秘书来说是必不可少的,是一个合格教学秘书的基本要求。要及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,就必须不断增强写作的修养,强化写作训练,多读多写,在熟悉工作业务的同时,还要加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、秘书学等知识的学习,提高讲演艺术和精确陈述思想的能力。
最后,还要熟悉计算机操作,提高现代管理技能。随着教学管理手段的日益现代化、规范化,教学秘书也应积极面对新技术的挑战,把运用计算机纳入自己的工作日程。教学秘书要掌握计算机操作技术,通过计算机搞好文字打印、数据处理、资料统计等工作;通过互联网积极收集、整理有关教学及教学管理方面的信息;要熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法,特别是要利用计算机保证做好学生的学籍管理和成绩管理工作,不断提高工作效率和质量。
参考文献:
① 王明珍. 浅谈教学秘书的素养[J].广西民族学院学报(哲学社会科学版),1998,158-159.
② 林秀珠. 试论教学秘书在系级教学管理中的作用[J].漳州师范学院学报,2001,12:118-120.