《中国共产党机关公文处理条例》实施15年了，《国家行政机关公文格式》实施11年了，它们无疑是党政机关历史上最好的公文处理法规和标准。但时至今日，上至国家党政机关，下至企事业单位，在公文制作中仍普遍存在着诸多不符合国家标准的现象。笔者拟通过以下实例和简析，以期对从事文秘工作的同志有所借鉴或帮助。
一、公文年份括号标引错误
例：2001年3月27日，中共中央纪委“中纪发[2001] 6号”文，标题为“关于印发《关于各级领导干部接受和赠送现金、有价证券和支付凭证的处分规定》的通知”。
这份公文的年份括号式样标引成方括号“[ ]”，这样标引是错误的。国家GB/T9704－1999《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标志；年份应标全称，用六角括号‘〔 〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字。”正确的应为：“中纪发〔2001〕6号”。公文正文部分的年份括号标引也存在同样的错误。
二、公文标题错误
1.标题位置错误。例：云南省人民政府国有资产监督管理委员会“云国资监察〔2008〕157号”文，标题为《云南省国资委关于印发的通知》。标题与红色反线空一行距离，这是错误的。《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），虽然没有明确的规定，但“公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字”（《格式》）的规定，却是清楚明白的。
2.字体错误。例：云南省发展和改革委员会（函）“云发改工业函〔2007〕231号”文，标题为《 云南省发展改革委员会关于云南天安全化工有限公司年产50万吨合成氨工程初步设计调整概算的复函》，用2号宋体加粗标引，明显是错误的。
3.字号错误。例：2008年2月28日，国家发展和改革委员会、财政部等四部（铁道部、农业部、商务部）一社（中华全国供销合作总社）一局（国家粮食局）七个部委联合行文，“发改经贸〔2008〕582号”文，标题是《关于做好今年春耕化肥生产供应工作的通知》，没有按照国家标准标引，而是随便用4号字标引，是错误的。
三、正文错误
1.位置错误。例：2005年4月26日，云南省发展和改革委员会“云发改外资〔2005〕317号”文，标题为《云南省发展和改革委员会关于外国政府贷款有关信息及情况（2005年第2期）的通知》，主送机关位置离标题空两行，是错误的。“主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志”。（《格式》）
2.字号错误。例：前述例“发改经贸〔2008〕582号”文，正文干脆就用5号字，到了“随心所欲”的地步。这个公文是“国家发展和改革委员会、财政部”等七个国家级部委联合下发的，是发给“各省、自治区、直辖市和单列市、新疆建设兵团发展和改革委、经贸委（经委）、物价局、财政厅（局）、商务主管部门、供销社、粮食局、各铁路局”的。（《格式》）自2000年1月1日起实施，至这份公文制作的2008年2月，时间已过去八年之久，国家级的部委制作的公文，从发文字号开始，标题、正文、落款处联合发文单位名称排列位置、一直到年月日的标引（混用英文字母“o”标注日期：“二oo八年二月二十八日”），全部都是错误的。这样的错误文件，不但误导了“各省、自治区、直辖市和单列市……”的相关单位和部门，更为严重的是产生了许多负面影响，导致党和国家的法规和标准难以有效地贯彻执行，有章不循的不良风气得以漫延扩散，不能不令人感到遗憾。
四、“此页无正文”标注错误
例：2008年4月1日，中华人民共和国国家发展和改革委员会“发改办厅〔2008〕854号”文，标题为《国家发展改革委办公厅关于举办中美天然气培训项目――煤层甲烷门口甲烷发电培训班的通知》，文件的第二页出现“此页无正文”五个字。这是错误的。“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标志‘此页无正文’的方法解决。”（《格式》）
五、落款署名错误
例：云南博源实业有限公司“云博字〔2004〕50号”文，标题为《关于云南华源包装有限公司申请流动资 金借款的请示》。在落款处的日期上一行署上单位的名称“云南博源实业有限公司”，这样做是错误的。“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标志成文时间。”（《格式》）
六、联合行文错误
例：公文标题为《关于开展云天化集团2005～2007年度先进评比表彰活动的通知》，发文字号为“云天化党发〔2007〕79号”，联合发文的单位为“中共云天化集团有限责任公司委员会、云天化集团有限责任公司、云天化集团有限责任公司工会委员会”。
这份公文存在两个错误：一是联合行文错误；二是用印错误。这几家一起联合行文都是不妥的。党、政如确属必要可联合行文，因为是平级组织；工、青、妇与党、政组织不是平级，所以不能联合行文；但工会、团委、妇联由于基本上属于平级，却可以联合行文”。这份公文用印错误十分典型，故在此一起分析。在落款处以梯次顺序全称署上“党、政、工”的名称和成文日期，自左至右加盖“党、政、工”的印章。三个印章都压在“党、政、工”的名称和成文日期上，而且中间的行政印章与右边的工会印章相切。这样处理，出现四个错误：①发文机关名称没有规范简称；②印章排列错误；③印章出现相切现象；④成文时间（如果是以党委为主办单位，就应该用阿拉伯数字标注日期）和署名位置错误。“当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标志成文时间。”（《格式》）
七、成文日期错误
1.党的机关公文错用汉字小写标注日期。例：中共云天化集团有限责任公司纪律检查委员会“云天化党纪〔2008〕13号”文，成文日期是“二00八年六月十七日”。这样标注犯了两个错误：①党的机关公文成文日期应该用阿拉伯数字标注，“（四）公文中使用阿拉伯数字的情况主要有：1.成文日期（党的机关公文，如：2006年12月5日）”；②即使是行政机关公文，成文日期的“零”，也应该写成“○”，不能错误的写成阿拉伯数码字的“0”。
2.行政公文混用阿拉伯数码字的“0”?标注日期。例：前引例“云博字〔2004〕50号”文，成文日期是“二00四年十月二十一日”。这样标引是错误的。“成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为了加强其准确性，成文日期一律要用汉字书写，不能用阿拉伯数码字与汉字混用，年、月、日要齐全。‘零’要写成‘○’， ‘壹’要写成‘一’”。
八、版记部分错误
1.缺少类别词、词目字体随意加粗（黑）、空格。例：云南省发展和改革委员会“云发改工业函〔2007〕231号”文，主题词是这样标引的“主题词：化工 项目 概算 函”。“这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。”这里明显的缺了类别词“工业”。“‘主题词’用3号黑体字，居左顶格标志，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。”（《格式》）
前引例“云博字〔2004〕50号”文，自主题词冒号后，词目之间顺序空一个字、两个字、三个字、五个字，“随心所欲”毫无规矩。
2.类属词标引错误。例：仍以“云发改工业函〔2007〕231号”文为例。主题词 “化工 项目 概算 函”中的“项目”和“概算”两个词目后面，没有加三角形符号“△”，是错误的。“当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“△”以便区别。”（《国务院公文主题词表》“使用说明”）正确的标引应该是：“主题词：工业 化工 项目△ 概算△ 函”。
3.词目标引随心所欲。例：云南省经济委员会“重工〔2008〕15号”文的主题词就用了六个：“主题词：经济管理 禁化武 监控 化学品 数据统计 通知”，显然是错误的。
4.抄送机关、印发机关等错误。例：前引例“云博字〔2004〕50号”文，印发机关、印发日期、打字人员姓名、印发份数，全部顶左或顶右排列，这是错误的。“公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标志‘抄送’，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标志方法同抄送机关。”
“印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标志。”（《格式》）
（作者单位：云南云天化股份有限公司）