照片档案信息数字化是照片档案信息化建设的重要工作，是数字照片档案资源建设的主要手段，架起了传统照片档案和现代数字档案的桥梁。中国照片档案馆依托新华社多媒体数据库的建设，开始走上了现代化管理的道路。
照片档案的现代信息化趋势
信息时代的到来，使照片档案的传统管理方式面临着严峻挑战。加强信息时代照片档案数字化管理及电子照片档案的规范化建设，是当前照片档案管理者的首要任务。
《照片档案管理规范》中确定的照片档案构成元素一照片，底片和文字说明。随着档案信息化的到来，以数据为保存形式，以光盘、磁盘为存储介质的文档一体化电子档案，渐渐成为管理工作的中心。
档案信息的形式即是信息内容记录与表达的手段与方式，与信息记录技术直接相关。不同的档案载体与不同的记录技术相应。照片档案是模拟记录对应的档案形式，照片档案数字信息具有相对独立性。它可以与载体实现分离，因此没有固定的物质形式，可以由多种载体来承载。我们通过数据库看到的照片数字档案，即是它的输出形态。照片档案信息数字化的实质是记录方式的变换，是记录载体的变换。档案信息化使档案的收集、整理、检索、利用等通过计算机网络即可完成。而且借助网络，整个社会可共享馆藏档案的资源。照片档案的现代化管理，对扩大照片档案的利用范围和提高利用率，起着非常重要的作用。图片数据库的建立和使用，不仅满足了用户对照片档案信息资源日益增长的需要，而且真正实现了照片档案信息资源的共享，也为广大使用者提供了灵活便捷的检索方式，解决了过去完全依靠手工查找照片档案的落后方法。
照片档案信息数字化的道路
20世纪80年代，随着高新科技的迅猛发展，数字摄影出现，它对传统摄影带来巨大冲击。数字摄影与传统摄影的区别是：照相机把影像成像在不同的载体上，也就是用图像数据取代了照片的原始底片。其特点：无须传统摄影的后期胶片冲洗和照片制作；传输速度快――可通过计算机网络或其他数据通讯方式进行图像数据的传送；数字摄影的图像数据可以直接输入图像数据库，便于照片使用者查找，提高了照片提供利用的速度；便于储存，携带方便，占空间小；可重复使用，数字图像数据不会出现变质、褪色的情况；污染少，有利于环境的保护，等等。如今，数字摄影已被广大新闻工作者广泛使用，从而大大提高新闻报道的时效性。面对数字摄影形成的电子照片档案，要求照片档案管理者要对传统的照片档案管理方式进行全面变革――将现代数据处理技术和网络技术手段贯穿档案的采集、整理、定位、排架、检索、显示、利用、传送、统计的全过程，实现新闻报道与档案管理一体化。
2000年，新华社启动多媒体数据库系统，其子库――图片数据库同时开始建设，到2001年年初，中国照片档案馆数据管理系统正式录入并投入使用。
图片数据库所存图片数据内容主要是新华社摄影部每日新闻摄影发稿照片和留存资料照片，以及中国照片档案馆的馆藏照片。因此，可将其称之为中国照片档案馆的照片档案数据处理系统。
新华社数据库图片库对图片数据录入分为人工录人数据和移植数据。对历史照片档案进行人工图像和文字录入后成为图片数据，以每年30多万张照片进入数据库。当日新闻发稿照片的图像和文字数据由系统24小时随时自动移植到数据管理系统。目前，该系统存储照片400万张，日增加千余张。该系统具有强大的处理海量图像数据的能力，具有足够的扩展空间和便捷高效的全文检索能力，具有独特的图像处理手段和标准的图像处理格式，具有支持多语种输入、检索和发布的能力，具有灵活的流程配置，完善的流程管理和严格的权限控制等技术。
照片档案信息数字化的优势
目前，中国照片档案馆每天入库的新华社发稿照片全部为数据形式。照片档案管理的信息化可以最大限度地克服档案管理的缺点：1.信息化管理档案降低了对照片档案保存条件的限制，通过电脑、网络查找利用照片档案，既方便省时，又避免了对照片、底片的损坏。2.一张薄薄的光盘可以保存上百张照片数据，避免了日益增长的入库档案对库房面积不断增加的要求。而且从理论上，可以无限复制的光盘能够使照片档案保存千秋万代。3.减少了档案整理的繁琐过程，从定位、入库、检索、打印都可以通过计算机完成。具体表现为：首先，将新华社摄影部每日新闻发稿的图片和文字数据由发稿系统自动移植到数据库成为图片数据。同时，照片档案管理者将当日发稿的图片输出，打印成纸质数码图片整理归档。简化了照片档案的整理手续，缩短了归档时间，提高了办公效率。其次，发挥数字摄影的特点，把记录在数码相机储存卡上的原始数据刻录在光盘上，确保照片档案载体数据化的需要，将刻录完的原始数据放置光盘库中保存。
中国照片档案馆依托数据管理系统，进馆照片档案实现自动对接自动移植，加工照片档案实现自动合成自动打印，整理照片档案实现自动定位自动归档，查找照片档案实现数字检索网络传递。现代化的管理大大简化了工作程序，提高了工作效率，使中国照片档案馆能够从容应对扑面而来的成倍增长的海量照片档案数据。本系统已成为中国照片档案馆主体业务工作的应用平台，实现了照片档案管理一体化、数字化、网络化。一方面使照片档案管理从依靠人脑手进行单一途径检索的传统档案管理模式，跨越到依靠电子技术进行全方位、多角度、深层次检索的数据管理模式；另―方面最大限度地减少了原底片和原数码数据的使用次数，尽可能地延长原底片和原数码数据的寿命，保护了照片档案的安全和完整。
照片档案的现代化管理和信息安全
照片档案的现代化管理是指：在档案的管理工作中采用先进的新技术、新设备、新思想，不断地使人的一部分业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些与办公人员构成服务于某种目标的人机交互信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源、提高生产率、工作效率和产品质量、提供辅助决策、求得更好的经济效果，以达到既定目标。
在加快照片档案信息化进程中，要明确档案馆在电子文件管理中的法律地位，明确档案馆是唯一保存、处理原始档案数据的机构。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，确立符合档案实际情况的可操作的照片档案现代化、信息化的国家标准。统一的图片数据处理标准有利于在更大范围内实现资源共享。要用前瞻的发展的眼光进行照片档案数据库建设，为档案的增扩容留足空间。档案部门应把保证档案信息安全同档案信息化建设摆在同等重要的地位。在照片档案电子化生成过程中，档案部门需要利用其他社会资源并与其他部门协作完成，这使得保护档案信息安全工作变得十分复杂。档案信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法，数字时间印章法等。但保护 电子文件信息的技术只能是相对的，电子文件的加密和解密技术都在不断地发展因。因此，对档案信息最有效的保护就是积极开发和利用，积极探索档案信息利用与开发的新模式、新途径和新品种。
照片档案信息化建设是以档案信息存储的海量化为技术特征的，数据高度集中，一方面为档案的收集、保管、检索、利用提供了便利，另一方面也为档案安全埋下隐患。数据集中带来了风险的集中和灾难的放大，高度集中的照片档案数据一旦丢失、毁坏，其危害不亚于―场自然灾害。《2006―2020年国家信息化发展战略》中提出；“重视灾难备份建设，增强信息基础设施和重要信息系统的抗毁能力的恢复能力。”表明了信息化发展与抗灾工作的相辅相成关系。
中国照片档案馆数据管理系统具有随机双备份功能。提高数据系统可用性的工作统称为容灾，照片档案信息的容灾可从管理和技术两方面考虑：
1.加强管理
照片档案信息安全是―项系统工程，管理制度体系和操作程序上的漏洞有时比技术问题更为严重。在已发生的灾难中，人为事故占了很大比重，因此管理工作要常抓不懈。要处理好档案数据集中与分散，开放与保密的关系，对数据管理要有明确的责、权条例，严格系统权限管理，对违反操作规程造成的数据损坏责任人要按章处理，加强人员培训。工作人员不仅应熟悉照片档案数据系统，还要了解、掌握一些计算机、网络知识，能够解决一些日常使用中的常见问题。
2.建立容灾系统
在相隔较远的异地，建立两套或多套功能相同的IT系统，互相之间进行健康状态监视和功能切换，当一处系统停止工作时，整个应用系统可以切换到另一处。容灾系统可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾是指在异地建立本地关键数据实时复制的数据系统。应用容灾是在数据容灾的基础上，在异地建立一套完整的与本地应用系统相当的备份应用系统(可以互为备份)，在灾难发生后，远程系统迅速接管业务运行。
电子档案与纸质档案配套管理的“双轨制”，将是档案部门长时期的工作课题。双轨制形成原因：一是籽现有照片档案制作成电子化档案副本以便于档案的保护与检索，二是将电子档案转换成传统的照片档案形式或由计算机打印出纸质档案，以履行文件的“生效”功能。实体档案发展的客观属性及档案信息化发展的进程决定了数据照片档案与实体照片档案的并存。
在信息化高速发展的时代，对固有的馆藏实体档案的维护、保管工作不能放弃，并应有新的研究。