[摘要]财务管理是一切管理活动的共同基础，是组织内部管理的中枢。如何提高组织的财务管理水平一直是管理者不断探索的课题。本文具体阐述了通过运用ISO9001：2000质量管理体系(属“ISO9000系列”标准之一)对我院的财务管理进行体系构建并认证的过程，尝试在现行国家会计法规的总体框架下用一种全新的管理方法和标准来规范我院的财务管理工作，以提高财务管理质量。
[关键词]组织 持续改进 财务质量管理
ISO9001：2000质量管理
“ISO9000系列”标准是国际上通用的质量管理标准体系，是品质管理和品质保证的国际标准，是经济发达国家质量管理实践经验的科学总结，具有通用性和指导性。ISO9001：2000(GB/T19001：2000)质量管理体系(下称体系)是“ISO9000系列”标准之一。建立ISO9001质量管理体系的过程，实际上是确立一套组织内部运作的管理规则体系的过程。它能实现组织的系统化管理，优化和改善组织的内外部工作环境；建立自我监督、评价和自我改善的管理机制，能使组织内部各层次人员职责明确，提高人员综合素质；能够提高组织的管理效率，增强管理层决策效能。下面就以我院为例，具体阐述如何以体系为标准构建财务质量管理体系。
一、用体系构建财务质量管理体系的原因
(一)缺乏以顾客为中心的服务意识。财务人员面对学生或家长收取学杂费时经常出现态度生硬现象；对外支付各种款项时常以超出规定报销时间为由为难对方：教职工报销差旅费、实习材料费时常以票据开据不合规或粘贴不标准为由拒绝支付。在工作中缺乏服务意识、必要的服务热情和耐心，虽没有违反会计法规，但日积月累，严重影响了财务处在学院教职工中的形象。
(二)品质管理体系欠缺，会计信息及服务质量无法提升。多年以来财务处一直按照会计法规的基本要求完成财务资金收付、会计凭证的制作和会计核算等工作。对于会计凭证能否制作的更加整洁规范、会计核算能否更加及时高效，会计档案管理能否更加符合实际等问题没有深入分析和探讨。针对不同时期财务管理现状出台制度比较单一，没有形成整套的综合管理体系，财务工作质量无法得到有效提升。
二、构建财务质量管理体系应遵循八项管理原则
(一)以顾客为关注的焦点。让顾客满意是一种管理理念。准确的识别并不断满足顾客需要，通过对顾客满意度的测量来获取顾客对财务工作的感受，最终提高财务工作质量。
(二)领导作用。领导是一个组织的中枢，组织质量如何，根本在于领导者。财务管理工作的领导者应将财务工作目标、工作方向和内外部环境进行协调统一，为财务工作人员实现财务工作目标创造一个有利的环境。
(三)全员参与。体系认证不是管理者个人的事情，是每个员工共同参与的活动。让各层次员工拥有自己做主并承担解决问题的能力，创造机会提高员工综合工作技能。让员工能实现自己的目标，这样才能实现组织的目标。
(四)过程方法。过程方法即组织内诸过程的系统应用，如“PDCA”循环方法即：计划(PLAN)、执行(D0)、检查(CHECK)、改进(ACTION)，它适合于系统的每一个过程，是财务质量管理体系构建过程中的基本方法，它能有效降低偏差、避免失误、缩短循环时间。
(五)管理和系统方法。将质量管理体系作为一个系统进行管理。系统方法和过程方法均以过程为基础，都要求对各个过程之间的相互作用进行识别和管理。但系统方法着眼于整个系统和实现总体目标；过程方法着眼于过程的控制，对组织的每个过程进行连续控制。运用系统的方法构建财务质量管理体系能进一步执行相关会计法规，让每一项制度能有机的运用到财务管理工作中来。
(六)持续改进。没有最好，只有更好。会计法规在变，内外部环境在变，顾客的需求也在变。让持续改进成为财务管理工作的一项制度，目的在于不断提高其工作质量。
(七)基于事实的决策方法。有效决策的前提是对信息的充分分析，任何脱离实际工作环境(如国家政策、会计法规等)所作的决策都是与目标背道而驰。
(八)与供方互利的关系。在财务质量管理体系中，供方主要指学院资产的供应方及取得外部凭证的开具方等。财务处支持并协调相关部门处理好与供方的关系，能够创造一个公开的沟通渠道，建立长期合作机制，利于减少资产质量风险和票据规范性风险等。
三、财务质量管理体系的主要内容阐述
(一)体系中的“顾客”指财务管理工作的服务对象。包括学生、教职员工和各级管理人员；学院各部门、财政部门及审计部门等。
(二)体系中的“产品”指财务管理工作过程和结果。如为各层次人员提供的会计服务；政府采购的申报、符合性审核、会计核算等过程；记账凭证、会计报表等数据资料。
(三)体系中的“组织”指上级财政及行政主管部门、学院各管理部门、教学系部、学生社团等。
(四)《质量管理手册》和《程序文件》是财务管理体系构建的两个主要文件。其中《质量管理手册》主要阐述学院财务管理工作的目标和方针：《程序文件》是指财务管理工作所依据的各项财务管理制度，如国家版布的《会计法》和《事业单位财务规则》等法规；学院制定的《固定资产管理办法》、《财务报销实施细则》等规定；财务工作过程的各项技术规范和标准；财务工作所使用的统一格式的表格，如采购审批表、固定资产增资表、支票领取单等。
(五)内审员和外审员是对体系建立的全过程进行评审的人员。财务处内审员负责审核编写人员拟定的《质量管理手册》和《程序文件》；外审员负责对整个财务管理工作进行外部监督和评审。
四、构建财务质量管理体系的过程
(一)调查分析当前的财务管理工作现状，发现问题
体系的构建认证过程其实就是针对财务管理工作出现的问题进行整改的过程。通过在学院内部发放调查问卷、建议书等方式收集外部意见；通过财务工作人员在会计法规的要求下提出财务制度等的修改性建议来收集内部意见。将内外部意见归纳分析后据以发现财务管理工作存在的共性问题。
(二)对各层次员工有侧重的进行体系标准培训
体系实施的关键是培训和沟通。体系的认证必须要求财务工作人员全员参与，对体系认证中起不同作用的人员要有针对性的进行培训，以达到体系标准要求的能力。财务处质量管理体系认证的编写人员应准确理解和掌握标准的内涵，具备一定的管理经验和文字水平；财务处内审员不仅要理解标准更要应用标准进行内部评审，找出编写人员在执行体系文件的编写过程中是否符合会计法规的要求，是否符合体系标准的要求；其他财务工作人员应结合本职工作，理解并准确阐述岗位的职责。在实施阶段，所有程序执行人员都要收集记录以证明：规定的做到了，做到的符合规定。
(三)对财务质量管理体系进行整体设计，调整和优化组织结构。合理配置资源 首先要进行岗位设置。根据会计法规的要求，结合学院财务工作分布在市区多处办公的现状，共设置十二个工作岗位(四个校区，其中现场出纳人员四名)，进一步明晰和确定了各岗位工作人员的职责权限。其次要进行工作分工。根据内部牵制原则，结合岗位工作量的大小及关联性的强弱进行工作分工。制定轮岗制度，规定每个会计年度对不同的岗位进行调整，以利于员工会计工作能力的综合提高。经重新调整后，各岗位工作配合更加密切，工作量相对均衡，工作积极性明显提高。
(四)编写《质量管理手册》和《程序文件》
1 编写《质量管理手册》。手册是高级别的文件，要求列出你对财务管理工作的总体要求和工作要点(做什么，为什么做，如何做，即“2W1H”)，明确财务管理工作的方针。对财务处工作结构和执行制度进行统一不是我们进行体系认证的目的，而只是一种手段，目的是通过体系的建立，提高整体财务管理水平。因此，体系文件必须结合学院财务处多校区财务管理的复杂程度和会计人员能力素质等综合考虑。
2 缩写《程序文件》。程序文件是对质量手册的支持，包括财务管理制度和作业指导文件。根据会计法规要求并结合学院财务工作特点，对财务管理工作的每项内容尽量以文件的方式予以规定，形成《程序文件》。对拟发布的新财务规定，按照“PDCA”要求，由工作人员起草、财务负责人审核、分管院领导批准后报院长办公会讨论通过，并以学院文件方式发布实施；对正在执行的财务制度，经梳理、整理后重新修订，也要按“PDCA”要求发布实施；对于作业指导文件，即财务处各岗位技术规范及操作规程的发布同样要按“PDCA”要求执行，因属财务处内部工作规范，只要经财务负责人审核通过就可发布实施。
(五)体系建立后的试运行
体系建立后将体系文件发至各岗位学习并执行。在执行的过程中，由财务处内审员对体系运行的有效性和相关性做内部评审，并邀请学院体系认证小组、纪检部门等进行外部监督。如在三个月内未发现不合格事项，就可以请外审员进行外部评审，找出不合格事项，补充完善。
(六)体系的改进完善
经内审员和外审员内外部质量审核和管理评审，对体系业绩的监视和测量、过程的监视和测量及产品的监视和测量，财务质量管理体系认证获得通过。体系的运作基本符合《质量管理手册》的要求，各工作岗位认真按照《程序文件》的要求执行。财务处内审员要在规定的时间内(通常为一年)对体系重新进行内部评审，并邀请外审员监督评审，以不断完善财务管理，提高工作质量。
五、财务质量管理体系构建后的效果
财务处用ISO90001：2000质量管理标准构建财务质量管理体系以来，财务管理工作更加规范、高效，会计信息质量稳步提高；财务工作人员因定期参加业务培训和职业道德学习并实行轮岗制度，业务能力和服务水平得到了明显提升；因引进了网络版的财务管理软件进行账务处理，记账凭证的制作更加规范、账簿记录更加清晰、预决算编制更加科学，学院的财务管理工作因此受到了主管局和审计部门的高度评价并作为标兵单位在局系统进行经验推广。
主要参考文献：
[1]中国标准化研究，ISO9001：2000质量管理体系一要求(中文版)，2000.12
[2]财政部，会计基础工作规范，1996.6
实习编辑：李岩